浅谈金融资产管理公司档案资源共建共享

2021-11-23中国信达资产管理股份有限公司甘肃省分公司臧兆媛

办公室业务 2021年2期

文/中国信达资产管理股份有限公司甘肃省分公司臧兆媛

1999年，为应对亚洲金融危机、化解金融风险、提高国有商业银行竞争力、促进国有企业改革脱困，金融资产管理公司应运而生。多年来，金融资产管理公司通过接收、管理和处置不良资产，有效维护了金融体系的稳定运行，促进经济社会的健康发展，为化解金融风险、维护社会稳定和服务实体经济作出了积极贡献。近年来，资产公司在圆满完成政策性处置任务的基础上，稳步推进商业化改革转型，随着多牌照子公司的崛起，分子公司、分分公司、子子公司之间的协同运作成为集团发展和为客户提供全方位金融服务的重要方式之一。业务开展过程中共同形成的协同项目档案资源或同一客户与不同机构业务开展过程中形成的档案资源，已逐渐成为集团企业间相互连接的重要纽带，如何推进这些档案资源的共建共享，为集团成员提供更加有效和便捷的档案资源服务，为各机构业务开展提供业务决策依据，实现档案资源利用价值的最大化，是目前金融资产管理公司档案管理工作中亟须考虑的一大课题。

一、金融资产管理公司档案管理工作的特点

金融资产管理公司是一个以建立健全母子公司产权关系和公司法人治理结构为主的组织形式，是由多个独立法人成员单位和多个非独立法人的产业活动单位组成的多层次、多组织的结构，业务类型涵盖了不良资产经营、证券、基金、保险、银行、租赁等方面，是混业经营的战略联盟。在内部管理体制上采取企业集团中各成员既保持相对独立的地位，又实行统一领导和分层管理，实行集权与分权相结合的管理体制。金融资产管理公司在不良资产收购处置管理的过程中，通过建立或控股了包括银行、证券、保险、租赁、基金、信托等金融子公司，地产等非金融子公司，从而打造全能的金融和非金融产品，实现了母子公司间的资源共享和优势互补，提高了集团整体的创新和竞争力，能够为客户提供全方位的服务。资产管理公司产品的多样性，产生了档案类别的多样化，包括资产档案、业务档案、文书档案、会计档案、声像档案等。其中资产档案按照不良资产接收批次的不同划分为收购金融机构资产和非金融机构资产、受托金融机构资产和非金融机构资产等，业务档案根据业务类型划分为战略合作、直接投资、金融租赁、保险等。档案管理工作也在组织机构和管理体制上实行集中统一管理的原则，总部档案管理部门负责对集团各类档案进行统一管理，对各分公司、子公司进行统一的领导、监督和指导。随着以客户为中心的服务理念不断深入，总分公司之间、总部与子公司之间、分子公司、分公司之间、子公司之间都会围绕一个客户提供全方位的一揽子金融服务，因而在实际工作中产生了档案资源共建共享的需求。

二、档案资源共建共享对集团发展的重要性

（一）资产管理公司档案共建共享的概念。资产管理公司档案资源共建共享是指资产管理公司以档案利用需求为中心，各成员单位在自愿、平等、互惠的基础上，通过信息技术，建立一个以客户为中心的档案资源的平台，实现档案信息资源的横向和纵向整合，实现档案资源的共享。资产管理公司档案资源共建共享就是从集团整体出发，对各成员单位之间就同一客户开展营销产生的档案资源进行交换和共享，避免针对同一客户出现“信息孤岛”的现象。

（二）档案资源共建共享对资产管理公司发展的重要性。彼得·德鲁克认为“知识的生产率将日益成为一个国家、一个行业、一个公司竞争的决定因素”，因此提高知识的生产率以及加速将知识转化为生产率是企业成长的关键。实现信息资源的共享体现的是企业输出知识的能力，整合的知识只有通过一定的方式共享，才能实现知识的价值。档案资源是一种珍存企业的记忆，是已经实现了的知识，通过进一步获取、整合、共享与利用，将有助于提高集团公司整体档案资源价值，提升公司的竞争优势和公司价值。一是有助于资产管理公司提升客户竞争力。共建共享的档案资源可以为集团成员单位充分了解客户金融需求、向客户主动提供有针对性的金融服务提供有参考价值的资料，解决客户一揽子金融需求，提高客户的忠诚度和依赖性，增厚金融资产管理公司的客户基础，推动金融资产管理公司可持续发展。二是有助于资产管理公司风险管控。共建共享的档案资源可以为集团公司各机构提供了解已开展业务和客户的基本信息等，充分掌握客户集中度情况，避免因同一客户集中度过高引发风险，同时也能够及时了解客户履约能力和履约状况，掌握客户信用情况，避免出现客户信用风险。三是有助于资产管理公司案例分享。共建共享的档案资源可以通过系统平台向集团各机构分享成功案例和失败案例，帮助集团各机构间总结成功经验、分析失败原因。四是有助于资产管理公司提高工作效率。推进档案资源的共建共享，可以减少信息冗余、重复工作的情况，提高集团公司整体档案价值，提升集团档案资源利用的有效性和便捷性。

三、集团管理模式下档案资源共建共享的途径

（一）使用成熟信息技术，建立统一的集团信息资源共享平台和相应的信息共享机制。构建以客户为中心、适用于当前集团业务的、统一的档案资源管理系统，为档案信息资源共建共享提供良好的技术保障，并根据设定的共享权限，使各类档案资源通过该平台及时、便捷共享。避免因信息技术落后，致使集团总部与各成员单位之间信息格式不同，信息孤岛林立的情况发生。同时，通过建立完善的档案资源共享考核和激励机制，提高集团各单位实现信息资源共享的积极性，从而加快信息的有效集成和有序流动，最大限度发挥集团内档案资源的作用。

（二）加强业务标准化与规范化建设。数据标准化是实现档案资源共享的基础，要改变档案资源标准化程度不高、数据不能有效衔接、网络交流受到限制的情况。从档案管理到档案管理软件的开发与应用，应制定统一的规范与标准，打破目录数据结构与数据交换格式“各自为政”，档案管理系统应用“局部为营”的格局，推进目录数据结构与数据交换格式标准化、规范化和档案信息系统标准化、规范化工作，突破“数据孤岛”制约档案资源共建共享的瓶颈，实现档案著录源数据标准化、规范化，为大范围档案资源共建共享奠定源数据基础。

（三）提高相关人员素质，奠定档案信息资源共建共享的人才基础。长期以来，在传统档案管理模式与惯性思维的影响下，相当一部分档案管理机构在档案信息资源建设与档案信息服务方面还沿袭着传统的模式，“条块分割”“重藏轻用”，希望档案资源共享，但不主动参与档案资源数字化共建；也有一部档案管理机构在档案资源建设过程中，工作作风不实，工作质量不高，档案数据不规范，影响后续的资源共享；此外，还有部分档案管理人员业务素质偏低，不能利用先进技术对馆藏资源和网络资源进行深层次开发，编研能力不强，不能有效为领导和业务部门提供业务决策支持。在集团新业务不断发展的过程中，档案人员应提高业务能力，增强“以客户为中心”“以业务为中心”主动提供档案服务的意识，为档案信息资源共建共享的发展与完善奠定坚实的人才基础。