新形势下事业单位档案管理工作创新路径分析

文/巨野县医疗保险局 郭琳

档案管理对事业单位发展十分重要，事业单位档案管理工作有着自身性特征，在我国经济体系快速发展的背景下，对档案管理有了全新的要求，以往传统的档案管理模式难以满足社会发展需要，同时也会出现各种各样的问题。基于此，事业单位档案管理工作必须要与时俱进，创新管理思维与管理结构，以便完善以往传统档案管理模式的不足，进而提升事业单位档案管理工作的实效性。

一、新形势下事业单位档案管理创新的重要性

档案可以说是事业单位健康发展的基础，如果没有完善的档案管理方式，那么事业单位各环节管理就形同一盘散沙，发展也会落后。基于此，事业单位在新发展形势下应重视档案的创新管理。在过程中有效的档案管理可以详细记录员工信息，档案需要设置一个专业的部门，档案记录要做到有条不紊，所以说，创新的管理载体是推动档案管理有效性的关键环节。有了员工的对应信息，单位管理人员才可以对不同表现的员工进行奖惩。另外，有了完善的档案管理模式，管理人员可以依照相关信息科学调整和分配人力资源，使员工各尽所能，发挥自己的作用和价值。最为重要的是创新档案管理模式，可以使事业单位查缺补漏，找到影响自身发展的问题，进而创建行之有效的方式，实现档案的良性管理，以此让档案更好地为事业单位发展提供服务和帮助。

二、当前事业单位档案管理现状

（一）档案管理人员专业水平较低。在事业单位档案管理工作中，大部分档案管理人员对档案管理工作的认识不够全面，缺乏专业管理水平，只能进行简单的收集与保管工作。另外，事业单位档案管理人员的专业能力较差，在工作开展之前，没有对其进行科学培训与教育，工作人员对档案工作一问三不知的现象时常发生，进而导致事业单位档案管理难以发挥出自身内在价值。

（二）档案管理设备较为落后。当前，随着信息化技术的快速发展，各个行业都开始运用信息化技术开展工作，事业单位档案管理工作也不例外，在发展进程中，逐渐开始实施信息化档案管理，但由于事业单位高层管理人员没有意识到信息化档案管理的重要性，所以，即使信息化技术已经渗透到档案管理工作中，但使用范围并不广泛。另外，因为档案管理工作环境较为狭小，使档案管理工作质量较差。信息化档案管理对设备要求较高，由于事业单位档案管理没有大范围使用计算机设备，因为习惯问题，很多时候还在依靠人工来进行档案登记，进而导致事业单位档案管理工作效率与质量较差，使档案不能在规定时间内进行妥善归档。1.档案人员离职后档案管理工作效率较差。在社会大环境发展背景下，人才难以在固定岗位干一辈子，离职现象经常发生。针对事业单位档案管理工作来讲，如果出现管理人员离职，且交接工作没有做好，那么就容易导致部分档案出现“死档”的问题，这对于事业单位发展会产生极大的影响。2.事业单位对当前档案的运用不够有效。事业单位所涉及的档案众多，但部分档案的使用次数较少，所以，长时间被放置在固定位置，进而导致档案利用效率较差。另外，还存在档案内容表面的问题，难以发挥出档案的内在价值，这些问题都需要在档案管理工作中进行创新和补充。3.档案管理工作规定不规范。档案管理工作有着复杂且繁琐性特征，因为档案管理工作长时间没有具体的规范，导致管理人员在管理的过程中经常是自由管理，进而导致档案管理质量和效率较差。另外，还存在档案纸张杂乱等问题，使档案在使用时找寻较为麻烦，进而影响档案的使用效率。

三、新形势下事业单位档案管理工作的创新路径

（一）加强对档案管理的重视程度。想要做好和创新事业单位档案管理工作，就需要加强单位对档案管理的重视和关注度，认识到加强档案管理工作的重要性。在当前社会新的发展形势下，事业单位档案管理需要转变以往传统的管理模式，科学运用现代化技术进行管理，这对于提升事业单位档案管理工作效率有着十分重要的作用和意义。基于此，事业单位需要健全当前档案管理制度体系，在提升档案管理工作效率的同时，实现与时俱进，借助创新思维来强化档案管理制度，实现档案管理与现代化发展模式的融合，全面更新档案管理信息，借助成功的档案管理系统来完善和修订原有档案管理体系，构建出高效且创新的档案管理工作体系，以此来提升事业单位档案管理的实效性。档案管理工作是一项长期的任务，在过程中，需要保障人员之间的公平性，以此来调动档案管理人员对本职工作的积极性与主动性。

（二）档案管理信息化平台建设。1.软件建设与保密工作。软件建设是事业单位档案管理信息化建设的重要内容和载体，因此，需要保障档案管理软件性能与功能，使软件具备完整性与先进性特征。在过程中，事业单位可以依照自身实际需要向第三方购买档案管理软件，还可以进行自主设计软件平台。在管理软件内部设置与自身实际情况相符的功能，着重体现出事业单位档案管理特征，针对模块设计与功能设计方面，应进行拓展，保障软件的运行速度与容量。档案管理软件建设需要从长远角度进行规划，同时随着单位实际发展情况来拓展各项功能，依照实际需要来进行战略性升级，以此来保障档案管理信息化建设的先进性与技术性。另外，在软件建设过程中，还需要保障信息内容的安全性，因为档案信息与单位发展机密规划有着密切的联系，所以，需要进一步做好档案信息防御工作，系统升级与漏洞修补等功能都需要升级到最优。在事业单位档案管理工作中，保密工作十分重要，但当前诸多事业单位没有认识和意识到档案保密工作的重要性，导致档案信息出现泄露问题。基于此，事业单位档案管理部门需要针对这一现象科学选择档案库房，切不可选择办公一楼，因为一楼的抗潮效果较差，同时还需要做好防盗工作。办公室与库房分离开来，库房与阅读区也要进行科学划分。委派专业人员来负责档案管理工作，无关人员不可进入到档案库房中。2.资源整合。资源整合可以借助事业单位的管理软件来实现，例如ERP/EDP等等，档案管理的信息化改革创新可以根据事业单位管理平台来进行资源整合，主要包含以下两个层面：其一是将档案管理工作融入事业单位管理平台中，这样不仅有利于管理，还能够进一步发挥出档案信息的内在价值。其二是借助事业单位管理平台发挥出档案信息化管理的最大效能。

（三）提高档案管理人员的整体素质。当前，在我国网络科技快速发展的背景下，对事业单位档案管理工作有着一定的影响，其不仅可以提升档案管理工作形式与管理模式，同时还可以全面创新事业单位档案管理工作的有效性。想要实现这一目标，需要强化档案管理工作人员的整体素质与综合能力，从根本上提高工作人员的创新意识，进而使其提升工作效率。目前，很多档案管理人员缺少网络信息管理的专业能力，所以，事业单位需要加强对档案管理人员网络技术培训与档案管理知识的拓展，可以将档案管理人员委派到专业团队中进行学习实践，还可以邀请专业人士对档案管理人员进行专题讲座，分享自己的成功经验，这样的方式可以有效提升档案管理人员对计算机的使用能力。另外，针对事业单位档案管理人员的招聘环节，需要加强对面试人员的综合要求，选择具有整体实力的专业人才，以便为事业单位档案管理工作注入新鲜的血液，进而促进档案管理工作实现可持续发展。此外，档案管理人员还需要依照事业单位对档案管理工作所建立的规章制度来开展各项工作，规范自身行为，科学有序地进行档案管理，这样的方式不仅可以满足新时代发展需要，同时还可以发挥出档案管理工作的效能，进而促进事业单位健康发展。

四、结语

在事业单位发展进程中，档案管理属于一种无形资产，其对于单位实现可持续发展有着重要作用。在过程中，事业单位档案管理工作需要推动信息化建设，这是档案管理在新时代发展的迫切需要，也是档案管理改革创新的关键途径。为保障事业单位档案管理信息化建设顺利实施，需要在业务流程与服务功能以及平台建设等方面进行创新改革，实现与时俱进，优化档案管理空间，以此促进档案管理适应信息化建设需求。档案管理的创新可以有效提升档案管理工作效率，进而为事业单位发展奠定强有力的基础。