提高基层单位档案管理效能的路径研究

文/云南省红河州屏边县档案馆 童娜

众所周知，基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，同时也是国家档案中不可或缺的一部分，基层单位档案收集、整理水平的高低直接关系到有关部门是否高效利用档案，最大限度地发挥档案信息的价值，助推社会的稳健长远发展。因此，基层单位一定要认识到做好基层档案管理工作的重要性，并立足于实际，不断加强基层单位档案管理，从整体上促使基层单位档案管理效能提升。

一、提高基层单位档案管理效能的重要性

第一，当前我们正处在“双创”的社会宏观背景下，如何超越或突破传统档案管理模式是摆在基层单位档案工作面前亟待解决的问题。在新时期，要想提高基层单位管理效能，就要坚持与时俱进，构建科学、现代的档案管理架构，摆脱传统档案管理理念或是档案管理系统的制约，通过科学的收集、保管档案信息，以便最大化地发挥档案的价值，从整体上促使档案管理工作水平和效率提升，为相关单位的稳健长远发展提供强有力的保障。第二，有助于提高档案资源的利用效率。当前部分基层单位在具体的档案管理中，由于单位管理者没有从思想上认识到做好档案管理工作的必要性，加之档案管理人员对传统人工管理模式的延续操作，因此，在档案资料的编制和保存方面比较随意。在新时期，想要提高档案管理效能，相关单位要投入人力物力，引入先进技术和管理方式。与此同时，档案管理人员要与时俱进，加强学习，强化专业知识，充分利用信息技术，科学有序地对档案资料进行收集、整理、编制、存储。便于在使用档案的时候，快速及时找到档案信息资料，提高相关工作人员查找档案的主动性，从整体上促使档案利用效率提高。

二、提高基层单位档案管理效能的路径

（一）积极转变管理观念，深化档案管理意识。在新时期，要想提高基层单位管理效能，需做到如下几点：一是基层单位要坚持与时俱进，不断转变观念，深化档案管理意识。对此基层单位领导要转变传统思想观念，要认识到做好档案工作的重要性，坚持将档案管理工作有效纳入单位的日常议事过程中，在内部营造良好的档案管理氛围。基层单位还要立足于实际，给办理档案的群众或是相关部门提供温馨的服务环境和查阅服务。二是利用多种渠道或途径让档案管理工作走向社会，让社会大众知晓档案，进一步了解基层单位档案管理工作，通过这样的举措，缩短社会大众与档案之间的距离，便于他们查阅档案，还可以深化其意识，认识到个人档案与社会大众的生活息息相关。第三，基层单位档案管理人员要积极转变档案管理观念，同时将档案管理意义上升到法律层面，系统化认知这项工作，树立整体观念，高度整合档案资源，真正让档案管理工作朝着纵深发展。

（二）严把档案形成环节，规范档案管理工作。众所周知，档案的形成会经历几个环节，这些环节能否高效地完善在很大程度上关系到档案的价值和质量。基于此，要求基层单位严格每个环节，科学、规范地管理档案，促使档案质量提升。基层单位需做好以下几点：一是严格把好档案收集关。在档案管理中档案收集是关键，倘若档案管理人员档案收集材料不齐全、质量低，自然无法做好后续的档案管理工作。对此，档案管理人员需严格根据我国的法律法规，定期收集档案，针对部分不符合相关要求或是标准的档案，一定要严格根据相关标准或要求来处理。一般来说，基层档案主要包含了音频、视频、业务等诸多类型的档案，所以我们必须要明确每一个环节档案管理人员的工作职责，将责任落到实处。二是基层单位需严把档案整理关，将一些杂乱无章的档案进行整理，档案管理人员在这个过程中需要将收集来的档案进行分类、排列、组合、存储、编号，形成卷宗。上述这个过程是档案形成的关键环节，所以档案管理人员要正确把握档案特征，根据特征进行分类整理。与此同时，还必须要了解不同档案之间的区别和联系，此外还要了解档案的价值，存储方式，以便为后期的档案利用或是保管奠定良好基础。三是基层单位立足于实际构建档案整理具体标准，在这过程中，档案管理人员一定要认真整理档案，注意档案的完整性和“去伪”性，通过这样的举措，最大限度确保档案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地发挥档案的价值意义。四是严把档案存放关，储存档案主要是基于前期档案收集、整理上分类存储档案，通常情况下，基层单位档案都存放在档案库房中，为了防止或是规避档案损坏，基层档案要根据相关规定或标准使用指定档案盒，同时制定好目录、做好标签。针对一些重要且特殊的档案，档案管理人员还要在档案盒的侧面做好标记，通过这样的方式，在档案盒上面清晰反映档案资料，便于档案管理人员查找。

（三）健全档案管理制度，做好档案管理工作。基层单位要认识到档案管理工作的重要性，并立足于实际，采取措施，建立健全档案管理制度，在以上过程中，要做好两方面工作：一方面，需严格根据档案法律法规，针对性地制定档案收集、档案文件存储范围、档案保管期限等；另一方面，还要构建档案资料鉴定、分类、收集、保管、统计、检索、调阅、利用以及销毁制度。除此之外，还要构建突发事件应急管理、档案管理设备维护、信息安全保密等制度，基层单位通过这些制度，进一步明确档案管理人员的工作范围、工作纪律、岗位职责。为最大限度调动档案管理人员工作的积极性和主动性，还要定期检查档案管理工作，从而更好地确保档案管理人员完整有效地收集档案，高效有序地做好档案科学分类，合理组卷、规范整理，充分利用，通过这些举措，切实做好档案管理工作，最大限度发挥档案的价值作用。

（四）投入人力、物力、财力，切实加强硬件建设。我们正处在新时期，为进一步完善档案管理工作方式，全面促使基层单位档案管理事业的长远发展。一是基层单位需要根据自身实际情况，加强档案管理硬件建设，这就要求基层单位从财力、物力、人力方面进行合理规划，引入先进设备设施，以实现档案资料管理的网络化和资料存储的数字化。二是事业单位应该将这项工作有效纳入年度预算中，进一步落实经费，根据单位的实际情况，购买或引入档案软件设备和管理硬件。根据需要，建设合格的现代化档案库房，在这个库房中，需严格根据防污染、防尘、防高温、防火、防盗、防鼠等相关标准，在库房内配置消防、防盗、监控、温度湿度控制的设备。三是基层单位需构建数字档案管理制度，同时还要根据实际情况，构建档案信息安全防护体系，通过科学合理的档案管理体系，防止重要档案信息外泄、丢失，有效利用或是保存电子档案。

（五）改进档案管理方式，实现信息网络共享。新形势下，传统纸质档案的鉴定、分类、利用已经无法满足当前社会发展的需求，为此，需做好以下几点：一是基层事业单位需从传统档案管理模式，有效转变为数字化档案信息管理模式，利用这种模式进一步实现档案信息的网络共享。二是基层单位要坚持与时俱进，以创新和发展思维，采用新理念、新方法以及新技术积极开展档案数字化工作、在基层单位构建档案信息网络管理系统，以方便档案管理人员充分利各种先进的电子设备，将纸质档案变成数字化档案，通过扫描、图片、视频等电子格式，将基层档案录入计算机中，以便真正意义上构建数字化档案信息数据库，让档案管理人员充分利用互联网开展档案收集、传递、管理等工作。

（六）加强人才队伍建设，提高人员综合素养。新时期要做好基层单位管理工作，高素质的人才队伍是基础、是前提，档案管理人员综合素养的高低直接关系到基层单位档案管理工作开展的质量。一是基层单位要通过各种途径积极引入高素质的档案管理人员，加强专业人才队伍的建设力度，从整体上促使档案管理人员综合素养的提升。二是基层单位要通过“走出去、引进来”，定期开展档案管理专业知识培训教育，同时还要定期开展现代信息技术应用比拼工作，通过这样的举措，提升档案管理人员的专业技能，为提高基层档案管理效率奠定良好的基础。三是为提高档案管理人员工作的积极性。基层单位还要制定激励制度，定期通过成果比拼，知识竞赛等，促使其积极性提升，从而更好地培养档案管理人员的职业素养，真正意义上构建一支高素质复合型的档案管理人才队伍，助推基层单位稳健长远发展。

三、结语

总之，在基层单位管理中，档案管理非常重要，随着社会的不断发展，传统档案管理模式已经无法满足当前档案管理工作的需求。因此，基层单位一定要认识到这项工作的重要性，从而积极转变管理观念，深化档案管理意识、严把档案形成环节，规范档案管理工作、健全档案管理制度，做好档案管理工作、投入人力、物力、财力，切实加强硬件建设，改进档案管理方式，实现信息网络共享，加强人才队伍建设，提高人员综合素养，做好基层单位档案管理工作，从整体上提高基层单位档案管理效能，助推基层单位稳健长远发展。