大数据对医院档案管理发展的影响及思路分析

文/邹平市长山中心卫生院 张兆国

医院管理工作的开展和实施，主要是对医院长期以来各活动、运营发展中产生的文件资料、数据信息等进行收集、整理、存储和归档，全面反映医院的医疗成果、研究情况、重大活动、运营发展情况等，为医院的管理和发展提供有效支撑和依据。医院档案管理要求提高档案资料信息的利用效率，最大化发挥其价值和作用。新时期，随着医院的不断发展，其档案管理的观念意识、方法手段也需要改进和优化。大数据技术的应用，为其提供了技术支持，有助于推进医院档案管理信息化、数字化建设，实现医院档案资料信息的标准化、高效化管理，为推进医院的持续健康发展服务。

一、大数据对医院档案管理发展的影响

大数据使得医院档案管理的工作量更大、需要管理的资料信息更多，一定程度上增加了档案管理的难度，对档案管理工作的实施及档案管理人员提出了更高的要求。同时，大数据也为医院提高档案管理水平、增强档案资料利用效率提供了支撑和保障，为档案管理工作高效化开展提供了技术支撑。大数据的应用，一定程度上推动了档案管理环境、主客体、管理理论、管理方式和模式的创新和转变，主要表现在以下几方面：

（一）合理利用大数据技术，提高档案资料利用效率。科学合理的利用大数据技术，有助于实现医院档案资料信息的及时收集、数字化存储和分类归档管理，通过对档案资料信息的深入挖掘和利用，能够为医院的业务活动开展、管理服务和经营发展提供依据，有效提高档案资料的利用效率。

（二）创建信息数据库。合理的利用数据库技术、数据压缩技术等大数据技术，将医院的纸质文件、声像文件、电子档案形成一个完整的信息数据库，实现档案资料信息的安全、高效、规范化管理，也方便日常对档案资料信息进行查询、调阅，提高档案信息的使用效率。

（三）实现档案精化管理。科学合理的运用大数据技术、大数据思维模式及方法，有助于实现医院档案资料的精细化管理，实现医院所有档案资料信息的及时、全面收集和归档，使档案管理数字化、信息化，降低长期使用造成的档案数据丢失、失真等问题，确保档案的准确性、完整性。

（四）档案服务。大数据技术的应用可以更好地满足信息爆炸时代人们对档案资料信息的需求，高效化地处理数量多、类型复杂的数据信息，更精准地分析档案需求，为其提供更便捷、精准的档案服务，节省档案管理的成本和人力消耗。

二、医院档案管理数字化和信息化现状及问题

（一）医院档案管理数字化和信息化现状。在医院不断发展过程中逐渐认识到大数据在档案管理发展中的重要作用，积极地开展档案管理数字化、信息化建设，实现档案高效化、精细化、标准化管理。1.纸质档案和电子档案并存，争取做到对所有档案资料进行管理。2.为档案管理信息化、数字化建设提供支撑，加强相关设备和软件的应用，完善相关平台和系统。3.改变档案信息收集、存储的方式，借助大数据技术，对医院的档案资料文件及时进行收集、分类归档管理，实现数字化存储，将医院的纸质文件、声像文件、电子档案等建成一个完整的数据资料库，相关人员凭借权限就可以查询、调阅资料信息。

（二）医院档案管理数字化和信息化存在的问题。当前，仍有很多医院在档案数字化和信息化方面存在问题，需要进一步改进和完善。1.重视程度不够，对档案信息化、数字化缺乏全面认识，档案资料收集、存储、归档方法比较落实，信息化技术、设备仍需要健全和完善。2.增加了电子档案保存的风险，如果安全管理工作不到位，容易造成档案数据的丢失、泄露、恶意篡改等，还会造成设备和系统的兼容性不强，导致部分档案无法打开，影响使用。3.信息化、数字化程度不够，无法实现档案管理的文档归档、数据收集、数据录入的自动化操作。4.部分档案管理人员的能力素质有待提升，其计算机技术、大数据技术及信息分析能力、整合能力和识别能力不强，影响档案管理的数字化建设，很多时候在档案信息的收集、整理、归档、存储和利用方面存在缺漏。

三、大数据在医院档案管理中应用的对策和建议

（一）夯实档案管理的基础。医院需要充分认识到大数据对档案管理工作开展和实施的影响，认识到推进医院档案管理信息化、数字化建设的作用意义，并完善与之相关的制度，为其创造出良好的环境。医院的档案管理部门、管理人员，要根据医院实际情况、管理工作的需要，依托大数据技术，构建系统化的档案管理系统平台。要完善相关制度，明确自身在档案管理中的职责和目标，确保档案管理的规范、标准。要强化数字化管理意识，加大数字化建设方面的重视程度。设立专门的档案管理部门，并完善设施和设备，引进先进的管理技术和手段，做好档案资料的收集、分类、存储、归档和利用工作。要完善监督机制，对档案管理实施全面监督，及时发现档案传递、移交和利用等方面的问题，科学地进行改进。要提高档案管理人员的信息化水平、利用信息技术的能力，学习档案管理的知识、技巧和手段，科学合理的应用大数据技术、数据库技术、数据压缩技术等，提高档案管理水平及信息资料利用效率。

（二）充分挖掘档案信息资源。医院需要强化档案管理信息化、数字化建设，构建完善的档案资料信息系统，提升档案资料管理水平，同时提高资料信息的利用效率，为医院各项业务开展及管理发展服务。1.科学合理地利用计算机网络技术、大数据技术，构建档案信息系统，集中对医院的档案资料和文件信息进行收集、整理、归档、加工、处理、利用，提高档案管理的效率和资料信息共享利用效率。2.有效引入大数据、云技术等，结合HIS、LIS、PACS、EMR等相关信息系统，打造数字化管理平台，并实现纸质病案档案等文件资料的微缩数字化加工，实现医院档案数据资料文件的数字化转变，借助大数据技术，及时归档和存储档案资料信息，根据实际变化情况，科学调整和增加档案资料信息，使档案信息保存更完整、准确。3.建立系统化的档案资料平台，方便将各部门相关医疗活动开展产生的资料信息及时进行收集、整理和上传，构建一个庞大、完善的档案信息资料数据库，并设置相应的权限，方便对档案资料文件的查阅和借阅。4.鼓励经常查阅和查看档案资料信息，大数据的应用可以实现同一份资料文件，不同群体的同一时间查阅。5.定期对电子文件资料进行检查，做好备份工作，有助于保证资料的安全性。

（三）提高档案信息化管理水平。要科学合理的引进和利用先进的技术手段，提高档案信息化管理水平。1.加强档案数字化建设，将以往的纸质文件、声像文件、电子档案建成完整的档案信息库，建立电子档案数据库，实现档案资料的快速传递和接收、及时更新、分类管理、有序归档。2.加强档案网站建设，构建完善的档案网络信息化平台、档案网络数据化平台，提高档案资料的共享利用效率，实现档案资料信息的集成化查询、检索和利用。3.加强数字档案馆建设，借助电子网络远程技术，获取档案文件信息，实现对档案资料的高效化开发和利用。4.通过加强信息化建设，依照统一的格式对医院的档案资料信息进行集中管理，由信息化系统进行自动归档，将所有的资料信息集中保存在数据库平台，方便对档案资料信息的维护、管理和利用。

（四）做好信息化安全管理工作。大数据技术、信息化技术的应用，在提高档案管理水平、档案管理工作效率的同时，一定程度上增加了档案管理的风险性，容易发生电子档案转移和传递的时候信息丢失、信息窃取、恶意篡改信息等情况。医院档案管理工作的开展和实施，要求做好信息化安全管理工作，明确各项不稳定性因素，做好档案信息的保密工作，有效预防档案外泄、丢失等情况。对重要档案进行加密处理，科学设置权限，定期进行网络维护，将纸质档案与电子档案相结合等。

四、结语

综上所述，在大数据时代，每天都能形成大量的数据信息，医院需要充分认识到大数据在档案管理中的作用，科学合理地利用大数据技术，积极推进档案管理信息化、数字化建设，创新医院档案管理的思想、模式和方法，实现档案资料信息的高效化、标准化、数字化管理。将大数据与医院档案管理工作的开展和实施有效结合起来，提高医院档案管理水平，强化医院档案资料信息的维护、管理，整合和利用档案资料价值，推进医院的健康发展。