信息技术在事业单位档案信息化方面的应用措施

文/山东省核工业二四八地质大队 窦羚源；青岛市审计局技术保障中心 赵之涛

地质类的事业单位档案室，存放着大量的原始资料。这些资料是工作者们开展调查勘查过程中的成果结晶，涵盖项目立项、设计、施工、验收等有价值的资料。由于年代、技术条件等因素，项目报告很多都是手写稿，而实物地质资料、地质图等因材质的特殊性，查阅起来不方便，容易损坏原件。档案信息化既能将地质资料的原始文件电子化，也可以减少翻阅查阅原始资料时带来的人为磨损和破坏，因此我们要大力推进档案信息化工作，在这一过程中，可以将信息技术手段应用到档案数字化平台搭建、海量数据分析建模、安全防护保密工作中。为行业发展贡献力量，让资源枯竭的老矿山重焕活力，带来经济效益。

一、当前地质类事业单位档案管理存在的主要问题

（一）档案分散管理。由于野外项目分布在各地，正式汇交前都会单独管理，资料汇交周期较长。财务档案、人事档案等一般也有不同的管理部门，资料汇交周期也不同。技术人员想要借阅档案，审批步骤繁琐；涉及资料保密等，规定严格，技术人员想要分享资料并做研究，有实际困难。

（二）对档案原件保护度不高。目前档案室采用的大多数是纸质化借阅，直接将原件借阅给技术人员，翻阅或者复印都很容易损坏原始文件；对于借阅时间比较长的文档资料，如果归档不及时造成档案丢失，而档案室又缺少备份，则将影响到整个档案的完整性。

（三）档案数据的再利用程度不高。档案资料记载着单位事业发展的历史，每一份报告都是技术人员的研究成果和心血。目前来看，地质单位还没有转变发展思路，对充分利用档案数据、通过信息技术手段来挖掘数据规律、为决策提供数据支撑的认识程度不高；充分运用数据分析工具、提高单位的整体管理水平工作做得不到位。

（四）对档案信息化工作重视程度不高。档案信息化工作是一个长期的过程，需要投入大量的人力、物力和财力。一方面，要购置软硬件设备，实现系统功能和安全防护要求；另一方面，还要投入资金来培养专业的档案管理人员进行专业教育培训。但是各单位因缺少资金支持或者重视程度不高，导致档案信息化工作的发展比较落后。

二、信息技术在档案管理中的优势

信息技术高效便捷的优势，体现在工作生活中的各个方面，如果在档案管理中引入信息技术，不仅可为管理工作减负，也为管理效能提质。

（一）压缩档案管理成本。传统的档案管理工作依靠人工方式，工作流程从入库、整理、归档等环节均需人力物力的支撑，效率低且质量不高，容易存在人为操作失误，也不容易纠错校错。每年不断新增的纸质版档案需要不断购置空间存放，在借阅过程中很容易损坏原件，影响保存，整体的档案管理成本高。通过信息化手段加工处理档案，搭建档案信息化管理平台体系，能有效提高各种档案的分类处理效率；将各种档案数据进行电子化保存，有助于技术人员查阅需要的档案信息，缩短查阅相关档案的时间，压缩档案管理成本。

（二）提取档案数据的二次价值。近年来，全国不断推行“全网通办”“最多让群众跑一次腿”等放管服活动，背后都是对数据价值的再开发——不断通过技术手段打通数据壁垒，实现数据共享。地质行业也应如此，努力搭建地质档案信息交流平台，以便于在资源开发中提高地质档案的利用率。各单位可通过VPN终端将信息化数据上传统一平台，借助配置好权限的内部账户和密码进行登录，查询获取想要的信息。

三、信息技术在档案信息化方面的应用措施

（一）搭建档案信息化平台，实现数据方便查阅。传统的工作模式下，各地矿局、地质档案馆、研究院所、地勘单位之间的资料不互通、不共享，存在“信息孤岛”现象。在档案信息化建设的进程中，需要通盘考虑。首先要有跨单位、多层级，符合广泛保密要求的数据共享平台网络，配套多级数据采集机制，进行动态多级数据采集。其次将档案信息化管理分为两步：第一步是在档案资料分类整理后，使用高拍仪等设备，借助数字扫描技术、自动读取技术使文档类资料、地质图等形成电子化文件，实物类的地质资料用数码相机等设备实现电子化存储信息，保证数据的真实性、清晰性和完整性。在这里需要注意的是，关于地质档案的语义冲突问题，目前采用数据技术来解决。例如用Ontology技术搭建地质数据中心，更新地质档案数据目录，组建不同数据库，实现信息的搜集、输入、检索、整理等，提高数据信息的挖掘效率，为构建数字地质档案和知识服务体系提供服务，这一步是完成多种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。第二步是利用信息技术，建立档案信息库，实现档案信息化。以我单位档案信息化管理为例：第一步扫描工作的流程如图1所示。档案信息化工作在上级部门指导下开展，建成后所有的数据会上传至统一云平台。因此，需要严格按照要求进行扫描和档案目录编制。第二步的档案管理系统框架图如图2所示。这一过程可以借助专业技术公司来完成智能档案柜购买安装和档案管理软件系统工作。

图1 档案电子化流程图

图2 档案管理系统框架图

（二）深度挖掘档案大数据规律，实现数据再利用。目前全国地质资料管理中对已有资料开发重视程度不够，对数据的可利用价值认知比较模糊。传统的管理模式下，只有简单的数据整体收集，深度加工的很少。找矿难度增大的现状也迫使地质单位承担起挖掘地质资料二次利用价值的责任。如何从地表露头矿、浅部矿和易辨认矿的工作转变到深部隐伏矿、难识别矿和新类型矿中，实现综合找矿，需要我们首先摸清家底。

档案室中存放的地、物、化、遥等地质找矿原始资料和成果资料的海量数据，特点是体量庞大、多样性强，有些数据还有重复性、“信息孤岛”现象存在。想深度挖掘档案数据的规律，实现数据的再利用，要针对单位目前存有数据进行分类别研究。1.对地质类专业数据的研究。地质数据电子化后，用网页浏览等形式将数据分享给技术人员，对探矿数据进行分析，为地质工作研究提供支撑。向档案数据要价值，这一过程并不简单。地质数据有着多源异质、基准不同、语义复杂等问题，使得数据的有效处理和融合挖掘迎来了挑战。目前已有不少学者将K－means、神经网络等算法成功应用到电商推荐中，MapReduce等处理模型等都有很好的借鉴意义。目前已有单位利用计算机技术按不同的成矿区带、分矿种进行登记造册，成功预测了一批新的找矿靶区，为多个资源枯竭的矿山找到接替资源；还有学者以实物资料——钻孔岩心为突破口，借助信息技术工具，创新性地提出了矿床受构造、地层联合控矿的新成矿模式。2.对财务、人事类其他数据的研究。对于其他类的数据的有效应用，首先要经过数据的清洗整理过程，建立标准化的数据采集格式，为数据之间的共享使用打好基础。对于财务等其他数据的分析利用，可以从两方面入手：一是对不同来源的数据进行处理，将身份证号码和统一社会信用代码作为唯一标识码，对于个人挂接相关的基本信息、人事档案、财务数据等，单位则挂接相关的业务报销、招投标、服务往来等信息，通过分享的方式，方便不同科室部门相同数据不重复采集，减少管理成本；二是通过可视化展示的方式，绘制职工成长路线图，为人事考核提供数据支撑，并绘制业务单位往来资金流向图，为单位预算、招投标、年底回款、风险管控等提供数据借鉴。

（三）抓好制度建设和技术保障，落实档案保密工作。档案工作和保密工作相互渗透，密不可分。做好档案保密工作，要以制度和技术为抓手，压实保密安全责任。1.制度建设管理上，从三方面开展工作：一是设立档案保密工作领导机构，全面负责工作；二是梳理管理制度，形成制度汇编、将相关科室职责分解、落实到具体责任人和具体指导工作的制度，制度包括国家法律法规、上级部门执行文件和本单位结合工作实际建立的管理规范，并根据工作的变化，及时更新保密管理制度；三是完善安全保密应急响应机制，规范工作内容和流程，科学应对安全保密突发事件，有效预防，及时控制，针对物理环境破坏、硬件设备故障和数据损坏或泄密等情形建立应急预案，结合安全生产月、网络安全宣传周等活动，将实地演练形式纳入活动中。2.在利用档案数据过程中，从五方面开展工作：一是为保障数据安全，档案数据的存储可采用云存储形式，上传至政务云统一平台，目前使用较多的就是浪潮的政务云，数据集中管理、统一给平台做信息系统等级保护测评等工作，既能降低分散管理的安全风险，也能提高工作效率；二是从软件和硬件上来防范外部风险，购买正版的软硬件设备、优化网络防火墙、安装正版杀毒软件等，定期进行安全检测和病毒查杀；三是通过档案操作系统的权限和安全等级划分，从技术上实现不同管理层人员的保密管理，防范人员操作泄密的风险，借鉴地质档案的分类管理办法，根据不同地质档案要求配备相应安全防控级别，对于统一平台可对外开放的数据可借鉴《政务信息资源共享管理暂行办法》管理规定，对于涉密资料应当严格履行使用手续，加强地质档案信息的脱密研究，补充保密期限要求，对于符合脱密要求的资料及时脱密，扩大地质档案信息规模；四是利用技术检测手段助力定期的保密安全检查，通过对涉密计算机的上网记录查询、U盘使用记录、涉密文件使用情况进行保密自查，及时自查自纠；五是借助保密观APP、中国普法、答题小程序等工具，督促保密人员日常学习科普保密法等管理制度和法律法规常识，做到心中有法，工作守法。

四、结语

大数据时代，地质类事业单位要转换发展思路。向数据要价值，首先要积极推进档案信息化工作，将信息共享到地质交流平台，打破地质工作研究的地域壁垒，方便数据的获取方式；大力培养懂地质懂数据挖掘的技术人才，利用分析建模工具实现数据的再利用，不断突破行业数据挖掘的技术难点。在这一过程中，要做好保密工作，为单位发展贡献力量。