如何控制好工程项目的现场费用

张晓艳 上海建工四建集团有限公司

一、引言

施工现场经费是施工现场上因为办公、生活等环境设施以及管理人员工资、现场管理必须支出的费用。现场经费一般只占总合同款的4%，但是这部分费用也属于可掌控的内容，如果对现场经费进行严格管理，会给施工企业带来较大的利益。一般而言：现场经费一般包括临时设施费、现场管理费这两大部分内容。临时设施费主要是指是为进行施工而临时搭建的、生活及生产用的一些建筑物及其他临时设施，比如临时宿舍、办公室等。现场管理费内容比较复杂，除开人员工资还包括劳动保护、办公费、交通费等等。

二、目前工程项目现场经费管理存在的主要问题

(一)项目经理部的大多数管理人员降低成本意识淡漠

现场经费涉及的范围广，账目核算的内容复杂，涉及报效的人员几乎包括项目部所有成员。同时，账目的报效的发票、账务审核以及支付等方面缺乏严格的制度，这就从客观上增加了现场经费账务报销和财务管理的难度。

最为严重的问题是，项目部大多数管理人员认为，财务管理、经费管理是项目部经理的事情，与自己没有多大关系，成本意识非常淡漠。例如，有些人冬天离开办公室不关空调，晚上寝室开着灯睡觉，在办公室的电话上长时间的谈私事。 另一方面，现在工程项目部实行的是项目经理责任制，公司主管部门考核的许多指标都是针对项目经理部整体或者项目经理个人，致使大多数项目管理人员认为费用控制与自己没有多大关系，为现场经费管理带来阻碍。

(二)项目部财务管理粗放、不规范

首先，财务管理中原始凭证的填写必须真实、准确、详尽，财务人员需要进行全面审核，并经项目经理部签字后才能报销。而在工程现场上很多项目部，没有规范、科学的报账程序，账务报销中也问题百出，主要表现在以下几个方面：

1.很多项目部的人员账务报销的时候，缺乏基本的财务管理意识，认为财务部门太麻烦，在为难自己。

2.很多报账人员不填写“摘要”栏，有的虽然填写了，但是内容不清楚，有的字迹模糊，难以辨认。

3.发票填写不规范，内容不全，凭证要素不全，数据大小写不一致等等。

4.有些发票没有加盖印章，有的发票不正规，甚至拿收据到财务部门报账。

(三)缺乏规范的财务审核、报销、分析制度

财务人员审核原始凭证后，应该根据会计原理、具体的经济事项来编制会计分录，录入相应的会计科目之中，但由于工程项目部财务人员的很多专业水平较差，有的财务人员连会计分录、会计科目都弄不清楚，比如有的将应计入措施费的项目，误计入间接费用科目，致使间接费用的不当增加，而相应的直接生产费用减少。由于这些方面的原因，可能导致年终年终结算时东拉西扯，账务一塌糊涂，出现成本管理整体上的误差。

三、现场管理费包含的具体内容及控制

项目现场经费属于建筑安装工程制造成本中的间接成本，包括项目部在现场组织施工过程中，所发生的管理方面的一切费用。根据工程项目成本核算关于成本项目划分规定及实施价、本分离的相关要求，项目间接费用可视同项目现场经费的主要包括：项目部所有管理人员的工资、奖金及按规定提取的工资附加费；项目部行政管理费用，资产摊销、修理费及物料消耗费用；项目部发生的取暖费、水电费、办公费、差旅费、财产保险费、劳动保护费、业务招待费、利息以及其他应由项目包干使用的现场经费等。

(一)项目部管理人员的员工工资及各种津补贴及其管理

1.项目经理应该根据所管理项目的规模，合理确定项目部管理人员的数量，尽量做到一人多岗，降低人工成本支出。

2.项目部管理人员的工资以及各种津补贴，应该严格执行总公司的规章制度，发放的金额、口径应该与总公司保持一致，不得随意自列项目发放奖金、津贴。

(二)财务费用及其管理

1.项目部要及时编制阶段完成的工程量清单，并填制好“请款单”让监理人员、业主单位负责人签字确认，及时争取拨付工程款，从而减少各类贷款数量，减少利息支出，降低财务费用。

2.建立健全规章制度，让所有分包商明确项目部财务管理制度，项目部不预付任何材料、劳务费用，不提前结算任何材料、劳务费用。

(三)工具、用具使用费及其管理

在保证安全文明施工，保证工程质量的前提下，尽量租赁使用各类设备、设施，对已有工具、用具尽量发挥使用价值，能维修的维修，减少工具、用具购置费。

(四)项目部办公费用及其管理

1.建立健全项目部办公费管理制度，实行分部门费用包干，做到节约归己，超支不补。

2.建立健全水电、通讯费用包干制度，电话补助费定额发放到部门、发放到人，水电费按照标准报报销，超额部分由部门和个人自行承担。

(五)项目部交通、差旅费及其管理

1.建立健全项目部车辆出行管理制度，交通、差旅费实行部门包干，使用项目部车辆按规章制度执行，自行承担相关费用，杜绝公车私用。

2.建立健全项目部车辆管理制度，项目部所有车辆实行维修、保养包干制度。

3.项目部出差补助按照统一标准执行，实行报账人提供原始发票，部门负责人审核数量、标准并签字确认，然后经项目经理签字后确认。

(六)项目部业务招待费及其管理

1.项目部应尽量减少各类招待费用，明确业务招待的范畴：勘察设计部门、监理部门、建设行政主管部门、质检单位、业主，除此之外项目部不承担任何业务招待费用。

2.建立健全业务招待费提前申报制度，除按照规定的业务招待范畴内报销外。业务招待负责人必须提前向项目经理申报：业务招待的对象、地点、费用标准等，否则将不予报销。

3.业务招待费报销实行“三签”制度：即：经办人、部门负责人、项目经理三人签字确认后方可报销账目。

(七)项目部劳保费及控制

项目部的劳保用品费、保健费、防暑降温费、水电费、取暖费等费用严格国家劳动保护的有关文件精神，以及公司有关规定执行。做到：既要保护工作人员的劳动保护利益不受损害，又不得超标准发放和超范围开支。

四、搞好施工现场经费的预算编制

现场经费预算的编制应遵循“合理、留有余地、高效”的原则，为便于实际操作，可将现场经费的控制内容适当简化归并，但至少应包括以下预算项目：

(一)项目部管理人员的工资、奖金和各种津补贴：要根据工程项目的总造价，按照最新的工程项目定额确定项目部管理人员的数目，尽量做到一人多岗。同时，要根据公司人事部门统一的薪酬管理办法，确定各类管理人员岗位薪筹标准。据此作为项目部工作人员工资、津补贴、奖金的预算基础，纳入现场经费的预算。

(二)办公费和物料消耗：是指项目为直接组织施工生产所需办公用具和办公用品以及其他费用，可按工程规模的不同，以不同基数和人均标准纳入预算。

(三)其他交通费、业务招待费等，可按项目部全体员工工资总额一定比例计算确定，列入现场经费的预算之中。

五、工程项目现场经费成本控制措施

根据一些现场管理人员多年的实践经验，我们可以把工程项目现场经费的控制措施，总结为以下八个方面：

(一)根据项目总产值和施工计划制定合理的绩效考核制度，奖勤罚懒，项目部要完善各类考核制度，各种奖励、处罚要及时兑现。

(二)编制详细的办公用品计划使用表，控制各部门办公经费并制定奖罚办法，提倡无纸化办公和纸张双面利用，提高节约意识。

(三)安装电表核定用电量，办公室要及时根据季度变化发布通知，并制定水电费控制指标和奖惩办法，同时制定食堂用水、用电控制办法。

(四)办公室要做好职工假期和探亲路费报销台账，财务控制差旅、交通费标准。

(五)交通车辆，办公室要及时登记派车记录和出行记录，机电部门要根据记录每月核算车辆的油费、过路费，并判定该车辆是否需要进行必要的维修保养，项目部根据核算情况对司机进行绩效考核。

(六)结合项目施工生产的实际需求，尽量利用公司现有固定资产，减少自购，保管好项目现有固定资产。

(七)项目部要制定工具、用具购买、维修、使用、管理制度，尽量减少大批量工具、用具购买费用，并减少遗失和损毁比率，提高重复利用率。

(八)严格执行公司招待费管理办法，控制使用范围和额度。

六、结语

工程现场管理费在整个工程项目的造价中，它属于间接经费，虽然在整个间接成本中所占的比例不大，但是它与人工、材料、机械费一类的直接费用相比，具有弹性限度大，虽然可控性较强，但是控制难度大的特点。现场经费的管理的好坏，完全可以体现一个施工企业的项目管理水平，以及项目经理和项目部一班人的管理水平。如果每一个项目经理部都能够管理好现场经费，那么一个施工企业的整体利润就可以节节攀升。因此，强化项目部的现场经费管理势在必行。