浅谈“互联网+”背景下的高职院校学生档案管理工作

廖建兵

（湖南食品药品职业学院，长沙 410208）

0 引言

高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是大学生在校期间的学习成绩、奖惩情况、综合素质、社会实践活动等以文字、表格以及其他形式体现的真实历史记录［1］。高校学生档案包括高考录取通知书、体检表、学籍表、成绩册，毕业生登记表、党团关系、在校期间的奖励材料以及其他材料。高校学生档案可以为用人单位在选拔、任用人才、晋升等方面提供重要参考，也是学生出国、公务员考试、社会保险办理等方面的基本证明材料，对学生日后发展有着非常重要的作用。学生档案管理以及管理的质量直接影响着学生的前途与命运，因此学生档案管理工作是一份十分重要的工作。随着国家对教育事业的政策支持以及资金扶持，各高校招生规模越来越大，学生档案也越来越多，学生档案管理工作也越来越繁重，传统的管理方式已经满足不了当前的需要。随着社会科技的快速发展，信息化技术和信息化观念的普及，“互联网＋”应用于社会各行各业，其中高校很多管理工作也逐步走向信息化。现代化的办公设备，数字化管理应用软件及配套设施都已配备好并投入使用。但是，高职院校在学生档案管理方面仍存在一些问题，需要改进和提升。

1 高职院校学生档案管理工作存在的问题

1.1 对学生档案管理工作不够重视

对于高职院校，主管学生工作的学保处领导、各二级学院书记、辅导员以及学生档案管理工作者都认为学生档案管理工作就是简单的保管工作，按学校要求将需要装进学生档案的文书资料装进档案，只要不丢失、不遗漏，学生毕业能将档案顺利移交就行。他们没有真正认识到学生档案对一个学生的重要性以及学生档案管理工作的真正价值。学生档案管理工作者一般由辅导员兼任，辅导员一般管理2～3 个班，学生日常管理工作已经很烦琐，兼任辅导员在学生档案管理方面经验不足，有时学生的一些档案材料由学生干部按照老师的吩咐完成，没有专人管理学生档案，难免会出现档案材料的缺失或装错，降低了档案管理的质量，进而导致管理工作方面做得不够完善。

1.2 学生档案管理制度不健全

目前，很多高校都对学生档案管理工作越来越重视，建立了相应的学生档案管理制度。但是一些高职院校认为学生档案管理工作与学校自身发展关系不大，对学生档案管理工作不重视，缺少相应的档案管理制度，虽建立了一些制度，但也不健全，主管学生档案管理工作的各二级学院对学生档案管理内容、管理标准缺乏统一认识，在立档、归档方面不统一。在实际工作中，由于档案管理工作不受重视，对工作人员也没有一套监管机制，学生档案管理工作变得可有可无，工作人员没有积极性，对档案材料的收集、整理、归档不及时，有时甚至造成一些重要档案资料的缺失；档案资料整理混乱，造成学生毕业办理档案移交时出现提档困难、档案材料缺失，一些材料还需要统一标准化修改。这些情况的出现主要是由于相应的管理制度不健全。

1.3 学生档案管理工作人员服务理念与专业素养不高

学生档案管理工作也是一项专业性很强的工作，需要具有档案学知识背景的专人管理。在高职院校，由于对学生档案管理工作的认识不足以及对学生档案管理工作的不重视，学校在人事招聘中很少招聘档案管理相关专业的人员，学生档案管理者一般由班级辅导员兼职，流动性较高，缺乏专业素养。学校对学生档案管理工作也没有进行系统地专业培训以及宣传，造成学生以及管理者对学生档案的重要性认识不足，学生在填写档案材料时不重视，档案管理者工作积极性不高，只是被动收集材料，服务意识不强。

1.4 学生档案管理方式落后，信息化程度不高

随着各高校招生规模的不断扩大，学生档案数量也越来越多。传统的纸质档案管理模式也越来越不适应信息化时代的要求，不能充分发挥学生档案的服务作用。目前，高职院校各部门办公条件都得到了改善，每个办公室都配备了电脑、网络等信息化的办公设施，学校行政办公、教师教学、学生管理、后勤保障等很多管理工作都逐步走向信息化。但是学生档案管理工作、学生档案资料的存储还是以纸质为主，信息化程度不高，管理方式比较落后，档案管理工作效率不高。随着学校的快速发展，传统的纸质档案管理模式越来越不符合时代要求，满足不了学校的发展。

2 大数据背景下高职院校学生档案管理的措施

2.1 提高对学生档案管理工作的认识，增强学生档案意识

学生档案管理工作是学校管理工作的一个重要组成部分，要改变学生档案管理工作的现状，首先，学校领导、教职员工、学生都要转变观念，重视学生档案管理工作。学生档案对学生日后的发展非常重要，学生档案资料的真实性、完整性以及档案材料的细致程度直接影响到学生的前途与命运。学生档案是用人单位在选拔、任用和个人晋升等方面的重要参考依据，因此学生档案管理工作是一份重要的管理工作，学校领导应高度重视学生档案管理工作。学校领导应亲自开会落实学生档案管理要求，明确档案管理的意义，使档案管理工作者提高对工作的认识，明确自己的责任与担当，积极主动投入更多的精力到档案管理工作中，确保学生档案材料的真实性和完整性，确保不出现漏装、混装、错装，及时按归档程序归档，提高档案服务水平和管理水平。其次，学校应为学生档案管理工作提供有利的场地、设施、充足的资金，为档案管理工作有效开展及顺利进行提供保障。最后，学校、二级学院、辅导员加强对学生宣传学生档案的重要性，通过主题班会、黑板报、公告栏、网络培训等形式，对学生开展学生档案内容、转递、存放、档案作用等相关知识的普及，提高学生对自己档案的重视程度，增强学生档案意识。

2.2 完善学生档案管理制度，加大执行力度

当前高职院校学生档案管理方面出现的一些问题，主要原因是学生档案管理制度不完善。虽然国家针对档案管理颁布了《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，但是高职院校在学生档案管理方面没有严格落实制度规定，也没有结合学校的具体情况制定相应的管理制度，导致管理水平不高，管理存在缺陷。为了学生档案更好地服务学生、用人单位，充分发挥学生档案服务学生、服务社会的功能，学校应根据学生档案的具体情况，从学生档案管理的各个环节制定一套严格的管理制度，如 《学生档案归档内容》《学生档案保密制度》《接受、移交、借阅登记制度》《及时归档制度》等，这些制度的制定为学生档案管理工作的有效开展及顺利进行提供依据和保障。同时这些制度的制定以及执行情况直接关系到学生档案资料的真实性、完整性以及档案工作的效率及质量。只有建立一套健全的学生档案管理制度，才能使档案管理工作制度化、标准化、规范化［2］。

2.3 培养档案管理人员综合素质，提高服务意识

学生档案管理工作是一项专业性很强的工作，管理者应具备高度的责任心、较强的服务意识、较高的计算机水平，同时具有档案学专业背景。学生档案材料多、数量大，学校应设置专人负责学生档案管理。为了学生档案管理工作的有效开展，学校应对管理工作人员定期进行档案管理培训学习，使他们明确岗位职责以及了解岗位的重要性，同时提高他们的服务意识，积极主动对档案资料进行收集、归档，确保档案材料的完整、真实。随着社会信息化的快速发展，信息化管理手段在各行各业都得到了普及，所以在学生档案管理方面也应逐步实现信息化。因此，应对工作人员定期开展相应的信息化学习培训，同时，学校人事部门应根据学生档案管理的实际情况，积极引进具有档案管理、计算机与网络应用以及学生管理等专业的管理人才，对他们进行岗前培训，逐步形成一支结构合理的专业档案管理队伍，不断提高档案管理水平和服务水平［3］。

2.4 提高学生档案管理信息化水平

随着高职院校招生规模的扩大和学生档案数量的增多，传统档案管理模式效率较低。为了提高学生档案管理效率，学生档案管理工作也应与时俱进，在”互联网＋”背景下采用信息化管理。为了实现信息化进程，学校应为管理工作者购买一套先进的办公设备，建立健全学生档案管理局域网，与第三方合作开发适合学校学生档案的数据管理系统，对档案资料进行信息化收集、整理。同时应将纸质档案通过扫描、录入等手段向电子档案转化，建立学生档案资源数据库，实现网络共享。与此同时，要做好学生档案资源的安全和保密工作，采用开放性兼顾安全性的档案数据库管理模式，实现学生档案的数字化管理，充分发挥学生档案管理的服务功能。

3 结语

学生档案管理工作是高校管理工作中的重要组成部分，学生档案管理工作者应明确自己的的岗位职责，提高专业素养与服务意识，抓住时代机遇，解决实际工作中存在的问题。同时，学校领导要重视学生档案管理工作，加强对管理人员的专题培训及专业人才的引进，投入足够的资金，完善信息化基础设施的建设，为学校档案的信息化建设及可持续发展提供有力保障。