会议展览业财务风险分析及防范措施

王 芳

（西安石油大学 经济管理学院，西安 710065）

0 引言

2020 年是所有服务企业的寒冬，各类聚集性活动受限，这无疑给会议展览企业带来沉重打击。会议展览是运用招商、招展，将愿意参展的企业聚集到一起，在达到一定数量后，直接向当地会议中心租赁几天展会使用期，做好前中期的配套服务。它遵循着企业发展宣传的客观规律，依据国家制度法规，合理运用资金，从而实现对企业的经营活动管理。

作为服务行业，风险控制能力受外界因素干扰较为强烈，在国家宏观政策影响下，在了解企业财务风险特征的基础上，制定出适合本企业发展的有效防范对策和防范机制，方能保障企业的健康平稳发展。

1 会议展览业财务风险的概念及特征

财务风险是指企业在经营活动过程中，因受到外界各种不确定因素影响，而使企业经济情况有可能受到损失。对于会议展览类企业而言，其主要面临的风险是由于企业受经济形势、政策、自然环境等外部因素的影响，如：跨省出行受限、聚集性活动受限等，以及企业内部管理不善造成的企业运营不确定性，主要体现在企业运营的三个方面。

筹资方面：展会招商往往提前一年进行，需要垫付大量资金，如人员成本、大量差旅费、相关行业协会会费等。由于会议展览这一行业前期资金投入大、占用周期长等特点造成财务风险较大。

投资方面：展会的收益不仅取决于单位展位的收费单价，更取决于整届展会的实际展位数。由于每届展会的最终成交展位数一方面取决于展会的招商力度，更取决于上届展会效果延伸下的企业参展意愿。

运营方面：企业招展期间，会产生很多不确定费用成本。其中，展馆成本、搭建成本单价会因为实际成交展位数而发生改变；差旅费会因参与展会地点不同而发生变化；相关行业协会宣传赞助费会因实际开展的活动数量而发生改变等。

会议展览行业采用的收款模式为：订立合同支付定金，定金没有明确规定，展会前一个月陆续收回展位剩余款项。企业费用大都不能赊销，全都要提前使用公司资金垫付。

2 企业财务风险形成原因

会议展览类企业面临的通性风险形成的因素是多方面的，总的来说可以分为企业内部管理不到位和企业外部经济环境发生变化而导致的企业经营环境改变。通过上文对会展类企业筹资、投资、运营三方面的分析来看，企业风险形成的原因也可归类为以下两个方面。

2.1 企业内部财务管理出现漏洞

2.1.1 企业的战略影响企业收入

会议展览的主题是吸引消费者和参展商的关键，不合适的主题脱离大众消费，那就会使观众数量稀少、参展商出席率低。例如：在冬季举办冷饮展、在年后举办年货节等。展会时间的确定对于消费类展会来说也是至关重要的，在2020 年，整个服务行业不景气，直接导致会议展览企业招商难、寻观众难。而且，跨省旅游、住宿服务热度下降，那么对于部分酒店业会议展览、旅游业会议展览来说，招商招展难度加大，严重的会导致企业今年停展。

一个会计年度内，企业所能举行的会议展览数量会影响到企业的收入、成本等一系列财务数据。相对来说，单一会议展览选题下，展会一年一次，展商及观众都是重叠的，在这种情况下，企业要思考制定什么样的措施，可以让观众展商都愿意来参加，以此提高企业黏性。

将企业多战略下的不同展会进行融合招商，如A、B 两个展会，均可去相邻城市的C 展会上招商，这样就可将两次差旅费合并，即减少了成本，也可取得双倍收入，这是值得企业探究的；通过与多城市、多行业会议展览企业建立合作关系，实现合作共赢。

2.1.2 缺乏有力的财务制度

部分会议展览企业内部缺少明晰的财务管理制度、财务监管制度、预算控制系统等，这就导致企业在当年运营过程中的各类差旅活动、宣传印刷类消费、相关协会参会招商宣传等具有很大的不确定因素，经常会出现资金运用不当而导致的短时间资金短缺问题。由于会展招展期间，整个企业收入可以说几乎为零，而此时往往是差旅费较多的时间，大家需要出差去跑各类相关展会，无法提前确定参会与否，所以无法进行整体预算，一旦企业出现资金断裂的情况，企业不得不向银行借入大量资金，或者向银行拆解，一旦资金外借，往往会提升企业的资产负债率，提升资金成本，从而直接影响企业当年展会收益率。会议展览企业相当于是以销售为主的企业，很多依据财务法规制定出的政策，在执行过程中缺乏有力推进，导致企业发展随心程度大，销售不佳。

2.2 企业外部环境变化导致收入减少、成本增高

外部风险因素往往是指由于企业外部发生了不在企业前期设想内的情况，这种变动给企业本身带来的超出意料的影响。常见的有：宏观市场下金融市场发生变动、多成企业聚集性出现欠账无法偿还导致的企业应收账款过大、财务收款现金过大而导致的安全问题等，会议展览服务市场上同类型专业展会或相同目标群体展会类型同时举办而导致的观众难求、展商难求等，外部风险带来的突发事件、自然灾害等，都会给企业带来一定的影响，从而间接影响企业应收账款，给企业带来财务风险。

一是会展企业的融资渠道受限于宏观的金融市场，一旦资金短缺需要融资，往往需要支付大量融资成本。现在市面上的专业类展会企业往往需要依靠政府补贴，企业只靠自己垫付往往无法支撑局面，一旦政府补助无法使企业度过安全期，企业面临的就是银行借贷。会展类公司就相当于商业服务－租赁，属于轻资产运营模式。作为银行贷款方，银行往往不愿意贷给轻资产企业，一旦无力偿还就只能充当坏账了，这就导致银行惜贷的情况。

二是如自然灾害等外部环境发生巨大变化后导致国家宏观政策变化，从而影响展会项目顺利开展。2020 年是极不平凡的一年，突发疫情必将影响到展会的正常开展，严重地区甚至会造成展会的取消，这便给展会企业的投资回报带来了巨大的不确定性。

三是各种不利因素，包括外界动荡、内部管理不善等都会造成企业运营期间内出现临时性资金周转问题。突发的状况，如展会前期宣传与实际参展地不一致、展位图来回变更使得先订购展位企业没有优势等，将导致原定展位的取消；前期定位展商因当地政策——不允许出省等或企业内部经营问题——资金链断裂、企业研发失败等退会，这会给会展企业的应收账款回收造成一定影响，加剧资金周转困难。

四是应收账款、大量现金收款导致的财务风险，主要体现为企业销售提供劳务过程中形成的应收账款以及展会现场催收余款产生的大量现金冗余问题。应收账款的回收受到宏观经济条件、自然环境等因素的影响，宏观经济不景气将导致社会信用状况的恶化，进而影响到会议展览企业财务收款的风险。会议展览行业是个特殊的行业，企业收入集中在展会前一个月大量收款，展会结束后统一开具发票。上下游企业较多，记账方面需要区分各类企业进款与余款，做好独立项目核算。

3 企业财务风险防范措施

面对企业内外部多重不确定因素给企业带来的不确定影响，企业后期应努力构建符合企业特征的投融资管理制度，保障企业在资金短缺时可扩大融资渠道，降低融资成本，使投融资活动合规、高效；管理层人员应有忧患意识，在年末时，根据盈利情况，适当提取一定准备金，即在法定盈余公积外专项提供一部分用于避免资金短缺对企业带来的伤害。同时，要树立风险管理的企业文化，先事一步，而非发生后才反过来寻找原因；企业需要及时构建合理的财务预算体系，加强企业内外部风险的识别、评估与控制，将外部因素对企业造成的不利影响降到最低。

3.1 强化财务风险意识，树立良好的企业文化

由于我国的会展行业在行业内部相对于海外发达国家来说起步较晚，无论是在从业人员的专业素质，还是管理人员的风险意识上，都难以直接满足行业迅速发展的要求。在传统思维的影响下，特别是销售为主的企业内部，工作人员普遍存在财务风险意识薄弱，缺乏必要的风险管理理念，人们常常认为财务是服务于销售的，而非财务反作用于销售，为销售保驾护航。

3.2 加强市场调研，合理规避主题风险

会议展览项目主题的确定会直接影响企业资金投放的多少以及会议展览能否成功，不合理的选题将导致展会的举办效果不理想甚至赔本赚吆喝。想要做好会议展览主题的选取，首先，要评估企业现有资源，整合企业现有展商、观众的类型，辐射他们的相关行业，寻找共同点。主题虽有改变，但原有的资源仍然可以利用。其次，在原有的共同点基础上，根据不同主题做的市场调研，对该主题的收益、成本进行科学分析验证，形成该主题下的投资分析报告向主管部门报备审批。最后，鉴于展会招商时间过久，战线相对较长，而它更易受外部环境的影响，因此，应建立一套符合本公司所选主题的运营环境分析机制，及时捕捉外界相关信息的动静，并迅速做出应对外部环境的风险抵御措施，将损失控制在企业能接受的合理范围内。

3.3 加强企业资金运营管理，计提准备金

加大对企业内部运营资金管理的重视，同时要加强展会现场企业现金流的管理工作。企业管理人员需及时根据企业内部货币资金情况，制定相应应收账款催收政策。首先，一旦合同订立就要开始加强对应客户的应收账款回收工作，实施销售人员应收账款回收责任制度。其次，针对诸如自然灾害如疫情等突发类事件，展会企业要根据以往同类型运营资金经验数据计提一定的风险准备金。最后，加强与相关公司的合作力度，企业间可以在一些风险较大的会议展览项目上互相担保，争取在不利因素发生时，能够通过企业间相互拆解减少企业实现新会议展览项目时的风险。