做好中小学学籍档案管理工作的价值和路径

孙现芳

(山东省北镇中学 山东 滨州 256600)

引言

中小学学籍档案的管理是根据国家教育行政主管部门颁发的相关法规，并且结合中小学学校的实际情况制定的规章制度，是从学生入学到毕业整个过程的质量进行记录和管理。学籍档案管理工作是一项细致且繁忙的工作，想要从事这项管理工作，必须具备丰富的文化知识、一定的责任心和敬业精神，只有透彻的掌握学籍档案管理工作的特点和内容，对学籍档案管理工作高度重视，在实践工作中不断总结经验，再反复地应用到工作中，才能提高工作管理水平[1]。

1.中小学档案管理的工作内容

1.1 文书档案。文书档案是中小学学校在行政管理事务活动中产生的，它包括了通知、信函、简报、教学档案、会议记录、计划和总结等。因为这类档案在产生的过程、涵盖的内容和具体形式上有一定共性，使用文书档案对研究管理这类档案的工作规律有重要作用，这一概念主要在我国使用，有的国家则用和它相近的普通档案或一般档案的概念。经过整理的文书档案，上级主管核对之后，五年后要上交给档案管理局，最后根据一定顺序规则进行保存。

1.2 教学档案。学校的主要工作就是教学，在教学过程中所产生的材料就是教学档案，它主要包含教师教学计划和总结、教师教学工作会议记录和教师教学调研活动的材料。除此之外，所有的学期期末考试试卷也要存入教学档案中，这些材料对接下来的教学参考有着重要作用；与此同时，学校的校务日志也要放入教学档案管理中，档案员在编写校史时离不开这类材料，它具有一定的价值意义[2]。

1.3 学生档案。学生档案主要包含学生的姓名、性别、年龄、新生名单和学生的毕业情况、毕业照以及是否是优秀毕业生等等，一般来说，中小学生每个学期的成绩单不适合存入学生档案，因为我国始终遵循九年义务教育，按照成绩的高低排列名次会增加学生的心理负担，削弱学生的自信心，不利于学生的心理健康和今后发展，此外，家长与学校之间所有签署的协议，也将放入学生档案中保管。

1.4 科技档案。科技档案，即科学技术档案，它包括图纸、图表、文件材料、以及大型说明书等，科技档案是档案中的一大门类，它记载了科学技术活动和人类改造自然的成果，科技档案不同于科技资料，它反映了科技活动并具有历史查考凭证作用，被采用并转化为本单位的科技档案[3]。

1.5 校史。校史是指对中小学学校发展历程的明确记录，是记录学校建立发展过程的文献资料，具有“留史、资政、育人”的重要作用。由于校史一般和一所学校的办学传统和办学水平有着不可分割的关系，编写校史时，要实事求是，不能夸大其词，校史的保存有利于对学生进行学校传统教育和优良校风教育，也有利于增强学生对母校的认同感和凝聚力。

2.做好中小学学籍档案管理工作的路径

2.1 提高对中小学学籍档案管理的重视程度。中小学学籍档案是国家档案的重要组成部分，必须对其进行系统的联合管理，不能使其变为个人化，提高对学籍档案工作重要性的认识，有利于加强中小学学籍档案管理工作人员的职业道德教育[4]。学籍档案是学生从进入学校开始，整个几年学习过程中具有保存意义的文字材料，是学生受教育期间所有情况的重要依据。档案现代化建设是衡量学校现代化水平的标尺，做好档案管理现代化才能推动学校全面发展，学校必须依据《档案法》中的相关条例制定相关的规章制度，使学校的领导和档案管理工作人员高度重视，共同解决在建立学籍档案管理组织时遇到的各种问题，这样能够改善档案管理的环境，使学籍档案管理工作和其他工作共同进步。

2.2 建立中小学学籍档案数据库，进行规范化管理。中小学学籍档案的建立主要包括学生基本信息的录入、档案信息的建立以及学生成绩数据库的建立等等。一方面，做好学生原始信息的录入工作，学生的基本信息录入工作直接关系到电子注册信息的准确性、真实性；另一方面，做好学生学籍档案信息建立的工作，学籍档案记录着所有学生在校学习的基本状况，客观地反映了学生在举校期间德、智、体、美、劳等各方面的发展情况，也是将来学生受到教育程度的经历。对中小学学籍档案进行规范化管理，根据实际情况建立规范化制度，其包含三个步骤：第一步要对整个学籍档案进行分类制度化管理；第二步，当移交工作时要按照规章制度进行；第三步编制出系统的检测工具来对其进行检查，从而逐步完善[5]。

2.3 利用信息技术，加强中小学学籍档案管理。想要实现学生信息资源共享，就要利用信息技术，建立网格化的学籍管理，依据学籍档案信息资源的开发，做到合理的使用学生信息数据库。如今的网络时代发展速度极快，所以我们可以利用信息化技术，加强对中小学学籍档案的管理工作，有的学校建立了校园局域网，依据信息技术将学校和教师的基本情况发布在网上，使用者通过上网便可以查阅；还有的学校依据信息技术将学校的影像资料、教师调研活动的视频以及荣誉证书发布到网上，使学校的知名度提升并让更多的人它。

2.4 提高中小学学籍档案的利用率。档案的主要价值就是供人利用，中小学开展档案管理工作也是为了服务于学校教育和学校建设，因此，中小学校应该把开发档案资源作为档案管理的重点工作，采取多种形式和方法强化档案利用，最大限度地开发档案信息，对资料进行多次加工，编写出具有利用价值的编研成果，让档案资源变成流动的信息，为学校各部门的利用奠定基础。如果是为了配合教学工作，可以编写《学校组织沿革》《学校数字汇编》和《学校教研课题》等材料;为了提高学校知名度，可以利用照片资料制作展板，向社会各界展示学校的风采[6]。总而言之，强化档案利用可以为学校的各项工作提供参考，从而推动学校管理工作的顺利开展。

2.5 加强对中小学学籍档案管理工作人员的培训。档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为全面建设学校而服务，它要求档案管理人员有吃苦耐劳的精神，还需要有正确的行为规范。中小学学校的高层领导应该加强对学籍档案管理人员的培训，使他们能够丰富自己学籍档案管理工作知识的缺口，提升管理技能，跟上时代的步伐，加强对信息技术的学习，在此基础上还能够提升其责任感和敬业精神。

结束语

中小学学籍档案管理工作必须具备真实性和准确性，这样才能推动学校工作的日常运行，各类资源的利用率也由此提升，实现资源共享。但是，在实际学校中，许多学校更注重经济活动和教育活动，而忽视了学籍档案管理工作，使得学校很多工作都无法正常运转。本文就中小学管理工作内容进行总结，在此基础上，对如何做好中小学学籍管理工作提出有效途径和建议，希望能实现学籍管理与信息技术相结合，使得文件自动化的检测，提高管理水平，使得学校学籍档案管理走向科学化、规范化，顺应时代的发展。与此同时，各中小学学校务必要把学籍档案管理工作重视起来，在各个环节加强管理，确保学校更好地、顺利地长久发展。