利用ERP 强化物资采购管理

李 昂

（北京国电龙源环保工程有限公司，北京 100039）

0 引言

企业的最终目标是盈利，为了能够更好地提高企业的经济效益，需要从成本、运作和销售3 个渠道入手进行全过程管控。企业资源计划（Enterprise Resources Planning，ERP）系统综合利用信息技术与先进管理思想，从供应链范围优化企业的资源，以公司的成本管控为核心，使资源采购和分配能够更加科学合理，减少物资采购过程中的经济损失，从源头上控制成本，增加企业的利润。

1 ERP 系统及其特点

ERP系统是以信息技术为基础，将企业物质、人力、财务、信息等资源全部整合到一起，使企业的资源管理变得更加系统化，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。ERP 系统具有集成性、先进性、统一性、完整性和开放性等特点。作为一个与信息技术相结合的公司资源管理系统，ERP 将财务、物流、人力资源等核心业务全部整合到一起，使公司的内部业务变得更加系统，充分利用现代信息化特点，使公司的管理更加自动化，减少相关工作人员的工作任务，使管理工作能够更为高效地开展。此外，相关人员只需要将企业所有的数据输入ERP 系统，便可以在整个公司的范围内应用，各个工作岗位都可以获取信息，保证了数据的共享性和统一性。总而言之，ERP对企业改善业务流程和提高核心竞争力具有显著作用。

2 传统物资采购管理的缺点

2.1 供销管理监督欠缺

目前，大多数企业在物资采购与管理的过程中，物资的采购和调配都是由一个部门来完成的，这个部门被称为供销科。在日常的物资采购与管理过程中，供销科不仅要负责物资的采买、封装、管理，还要对物资的流出进行记录，即供销科整个工作流程不仅要包括供销商的选择及采购计划的制订，还包括最后的入库统计，这导致供销科的工作极为烦琐复杂。在具体的采买过程中，相关人员通常由于工作量较大而对供销商及物资的价格和质量把控不够严格，加之烦琐的流程和工作中没有设置相关的监督机构，使得在物资采购这一方面公司会投入更多的资金，这有悖于公司日常运行的最初目标，会使成本大大增加［1］。

2.2 信息共享程度较弱

（1）在传统的物资采购流程中，供销科与经销商的谈判大多是通过电话连线来完成的，整个过程中没有过多的文字记录，这使得整个采购过程中信息是由负责谈判的业务员一人掌握，无法实现采购信息共享，同时也给采购环节埋下了许多经济安全隐患，一旦某个环节出现错误，便难以追溯这些错误的起源。

（2）将物资采购的整个过程完全放到一个人手中，物资的价格与质量也皆在谈判员的权衡之中，这样的形式会使企业在物资的采购过程中损失一部分成本效益，不利于进一步提升企业的经济效益。一旦负责采买的相关人员发生岗位变动，就会使相关信息随之流失，对岗位信息的交付造成很大的不便。

2.3 预防控制意识不强

传统的采购系统无法对供应商进行有效的甄别与筛选，也无法核实某些物资供应商的口述是否属实，这会导致采购管理过程中无法对物资的质量进行事前防控，一旦采购的物资出现问题，就只能进行事后的控制和补救。相关调查研究数据显示，大多数企业对采购这一行为的事前预防意识并不够强，总是忽视对供应商和物资的甄选工作，往往是在使用的过程中才发现某一物资存在质量问题或价格过高的现象，这明显不利于物资采购的管理。

3 ERP 系统在物资采购管理中的优势

3.1 强化了对各供应商的控制

对供应商的控制，ERP 系统主要从数量、日期与分批收货3 个方面入手，这3 点也是大多数企业在采购过程中与供应商交流时容易出现的3大问题。

（1）ERP 系统为供应商在数量方面作出了合理的管控。在传统的采购过程中，通常会出现运送货物数量与合同数量不匹配、实际数量或多或少等现象，面对这种情况，一般是采取宁多勿少的方式来确定收货。而在ERP 系统中则采取了具体的控制规则，使交货数量与合同数量能够相互匹配，采用多退少补的方式，在下一次货物交付时进行物资补退，减少了员工在清点数量时的工作量［2］。

（2）ERP 系统在物资的交期方面可以实现严格的把控。一般而言，物资交货日期对企业的运作有极为重要的影响，在物资采购计划中，交货时期需要适应物资调配及项目运作。如果交货时间过于提前，就会对货物的储存造成很大的压力；如果交货时间过于延迟，则可能会导致后续项目延误。在ERP 系统中，可以通过管理员设置来确定提前或延后物资交付的具体时间，这不仅可以为企业调整生产提供缓冲时间，还能保证货物在规定时间内送到，保障公司的项目运作与后续收益。

（3）ERP 系统还可以针对分期收货进行管理。利用ERP系统，可以使分期收货的过程中对每一期的产品交付数量都能及时验证，如果出现分期交货中紧急情况下的调整，ERP 系统也能使相关调配以合理的方式进行，避免分期收货的物资调配问题对企业造成损失。

3.2 提高了对采购物资的防控水平

（1）ERP 系统为物资采购提供了一个巨大的信息交流平台，使企业对供应商的了解程度得到大幅度提升，尤其可以更加充分、全面、系统地了解各个供应商产品的质量、价格及物资交付信誉。

（2）在物资采购的过程中，ERP 系统使审批步骤变得更加严格，尤其是针对跨地区企业与供应商的交流，其能够对供应商的信息严加审核，同时对不同职责的员工进行规范，限制其采购金额的上限，保证公司经济效益不受损失［3］。

（3）ERP 系统还对物资采购管理过程发挥了一定的监督作用，使采购人员的工作能够更加规范合理。监督人员不仅对采购工作人员的审批负责，同时一旦发现在整个采购过程中出现不合理的地方，就可以及时终止或暂停业务，使问题能够第一时间得到解决，从根源上避免重复订单或错误订单出现。

3.3 促进了采购信息的共享

ERP 系统利用信息技术，使物资的来源与去向都能够在系统中记录，这使得采购管理从采购、收货、存储和使用等每个环节都变得更加系统，且每一个部门都能共享信息。采购管理过程中各项基础信息能够得到高度共享，这是对传统采购方式的完全改革。

（1）ERP 系统可以使物资的采购有所追溯，可以使相关人员更好地了解物资在采买的过程中的每一笔业务往来，其中具体包括采购的数量、收货的数量和发票信息等，最终使采购过程得到较完整的控制［4］。

（2）ERP 系统中物资采购的整个过程都是由系统进行分析与计算的，避免了人力过多参与，在一定程度上减少了人为因素对采购的影响，因此减少了经济问题的出现。

（3）采用ERP 系统强化物资采购管理能够使项目的进行更为有序、高效，进而提高企业的生产效率，最终达到大幅度增加企业经济效益的目的。

3.4 完善了对各个部门的协调

在具体的项目中，ERP 系统能够使企业物流、资金及采购等以较为系统的方式运作，使整个过程成为一个整体。在这个系统内，不仅明确规定了各个工作部门的工作范围，使各个工作部门能各司其职，同时还使各个部门相互制约，最终使各部门工作在整个系统中更为协调。例如，在物资采购的过程中，将应付款与采购工作分离管理，实时追踪每一笔采购业务的付款情况，避免了盲目采购现象。再比如，通过对采购工作的分析来判断该项任务是否符合流程，从而实施更为合理的资金调配，提高公司流动资金的利用率等［5］。

4 利用ERP 强化物资采购管理的建议

虽然ERP 系统为物资采购提供了更为高效的信息交流平台，使物资采购能够高效有序地进行，避免出现各项经济问题，但其中还存在一系列需要改进的地方，如果能够使这些缺点得到进一步改进，将会使ERP 系统在物资采购过程中得到更好的管理。

（1）ERP 系统中应当增加对服务协议与合同进行查询和统计的功能，使企业在某一段时间内针对某一种物资或供应商的合同能够更加高效地推进实施，从而提高物资采购管理人员的工作效率。

（2）应当将ERP 系统操作进一步优化，降低ERP 系统的上手难度，以适应企业出现人员调动的情况。

（3）ERP 系统中应当增加对供应商失信行为的统计模块，将供应商的各项行为模式及其信用都在系统中进行统计记录，方便采购人员在日后的采购过程中甄别各个供应商的行为，避免物资交付出现延期问题和采购物资出现质量问题，同时使采购的物资能够更加经济合理［6］。

5 结语

相较于传统的物资管理方式，ERP 系统不仅使企业的物资采购管理得到强化，避免企业在物资采购过程中出现大大小小的管理问题，同时还使企业各部门之间的信息得以共享，使资源分配更加优化，从而提高企业运作的效率，使企业项目能够更快地开展，最终有效提高企业的经济效益。