高校合同管理存在的主要问题和对策

汤轶群

（中国戏曲学院 学院（党委）办公室，北京 100073）

0 引言

近年来，高校合同审计工作是高校内外部审计工作的重点内容，而在审计监督视角下的高校合同管理工作便显得不甚规范和严密。高等院校的主要任务是传授知识、培养人才和科学研究，较少参与社会经济活动，涉及的经济行为也相对单一［1］。这使得高校自身的“免疫系统”功能发挥不足，认识与防范风险因素的能力有限。因此，在实践中，高校应当规范合同管理制度及流程，这样才能切实保障其合法权益。

1 高校合同管理及其内涵

高校合同管理就是在高等院校的环境中，高校依据其合同管理制度，对合同签订、变更、履行等内容的具体管理和运用，一般是针对合同从无到有、开始履行到履行完毕的全过程管理、监控。其具体流程一般包括合同签订前的审查、评估；合同签订中文本的标准化，合同章、授权委托书的审批；合同履行过程中的变更、解除及违约情况的处理；合同履行结束后的合同归档等。

因此，高校合同管理不仅是对合同文本的保存和归档，更是一个个动态的过程。可以说，合同在从开始签订到履行完毕的全过程中，任何一个环节管理不到位都可能引起纠纷、造成损失。因此，合同管理的目的就是通过这种动态的层层把控减少、解决合同中的纠纷，维护高校合法权益。

2 高校合同管理存在的问题

实践中，高校合同管理存在的问题及风险大多暴露在合同履行的各个环节中，主要体现在以下几方面。

2.1 没有统一、规范的合同文本

合同管理制度体系涵盖内容非常多，各个高校一般会根据本校合同履行情况来制定合同管理制度。制度体系的层级和制度的数量取决于高校自身的合同数量、类型以及高校对合同管理的具体需求。普通高校的合同类别一般包括基建、政府采购、购销、科研基金（项目）的管理与使用、出版及劳务等，个别高校也会结合自身办学特点整理出一些具有个性特征的合同类别。实践中，各个高校往往没有自己规范的合同文本库，签订合同还是依托合同相对方提供的合同文本。这一类的合同文本本身就隐藏着对相对方权益的屏蔽和对己方利益的保护。有些高校使用统一的合同文本，没有根据不同的合同性质进行对应的文本分类，导致经常出现合同文本内容与实际需求有偏差的问题［2］。

2.2 没有严格审查合同

合同审查是把握合同质量、提高合同履行能力的重要前提。高校订立合同前，签约责任人也存在没有对合同相对方的法律主体资格、相关资质、信誉情况及履约能力进行调查及判断的情况；而在实际的签约过程中，签约责任人缺乏基本的法律常识，又没有熟悉法律的合同管理专门人员的法律意见和提醒，导致合同在签订之初就存在众多潜在的法律风险。一些管理者受传统思维观念的影响，认为订立合同仅仅是“走形式”和“跑过场”；或者认为双方是长期合作伙伴，碍于情面搞口头的“君子协议”，不签书面合同；或是不仔细推敲合同的主要条款，不认真审核对方预先拟定好的合同文本，随意草率地签订合同，致使合同在履行过程中，纠纷和违约现象时有发生，给学校造成了不良的影响和不必要的经济损失［3］。

规范的合同管理机制是合同得以正常履行、防止各类风险的保障。由于合同管理具有专业性强、法律要求高的特点，在高校内部建立专门的合同管理机构是做好合同管理工作的基础和保障［4］。目前许多高校合同管理人员或者是由校外聘请的法律顾问兼任，或者是由本校法学专业的教师代理，这种或兼职、或代理的做法使合同管理工作人员主体责任淡化，很难潜心、认真地审校合同，极易导致合同审查流于形式。

2.3 合同履行监控不到位

实践中，多数高校在合同管理上往往容易出现“顾头不顾尾”的情况，即签约责任人只重视前期合同签订的过程，疏于后期合同履行情况的跟踪，缺少对合同进度、交付验货、合同相对方违约情况的整理，忽视合同条款中的变更、义务的实现、违约责任的承担。这使得高校在合同履行中应对新情况、新问题时反应能力不足，只能依据高校的法务来处理后续风险，从而降低了合同履行效果，增加了诉讼成本。

2.4 未建立全面的合同管理制度

实践中，部分高校没有建立符合本校要求、体现本校特色的合同管理制度或办法，容易引起合同管理工作无序散乱、无章可循。这样不仅导致合同签约及履行过程中存在很多不确定性因素，还使得高校在出现合同纠纷时手足无措，缺乏应对能力。同时，纵观合同管理制度运行的情况可以发现，学校制度本身原则性规定较多，但也存在着操作性不强、标准不统一和细化不够等问题［5］，具体表现在缺少合同必要条款，缺少不同层级的合同管理、归口数据管理，也缺乏对合同履行各个主体的工作职责的规定。这使得合同管理只不过是一句空话，导致合同纠纷处理无章可循，充满随机性，因此一定程度上更加容易引起合同纠纷。

3 解决高校合同管理存在问题的对策

高校作为参与市场经济的主体，同样要遵守“游戏规则”，需要依法依规。对此，相关工作人员应当加大合同管理的制度化、规范化，以应对上述问题。具体应对措施如下文所述。

3.1 整理出统一、规范的合同文本

首先，合同管理要从合同文本管理入手。如果高校一味采用合同相对方提供的合同文本，将可能忽略隐含的、对己方不利的条款，给以后的合同纠纷埋下隐患。据此，有条件的高校可以自行组织专业人员负责根据本校情况整理出合同文本库。签订合同前，签约主体从系统中调取匹配的合同格式文本发给对方。当然，部分高校也可以根据自己的办学定位、培养目标，理出标准化的常规合同和特色合同两个合同文本库。常规的合同如政府采购、购销、科研基金（项目）的管理与使用、出版及劳务等，既可由政府指定，又可以选取标准化的合同格式文本，稍加修改后予以使用，而特色合同则建议由专业人士结合本校特点拟定。比如，笔者所在的艺术类院校就有诸如演出场地租赁、服化道采购或租赁等合同。对于这一类合同，相关人员可使用自己的合同文本，如此既可以给后期审核合同带来便利，又会在一定程度上减少合同纠纷。

3.2 依规严格审查合同

审查合同是经济社会合同管理中非常必要的环节，如果不能依规严格审查合同，极易导致合同管理质量及效率下降，增加合同纠纷发生的概率。对此，相关措施如下文所述。

3.2.1 加强合同管理业务能力的提升与培训

合同管理并不仅仅是法务人员的工作，合同签约主体、合同归口管理主体、合同履行主体的业务及管理能力都会影响合同履行的情况和效果。因此，高校应该提升相关工作人员的合同业务能力，加大对相关工作人员的培训力度，帮助相关工作人员熟悉合同管理流程，了解合同管理制度，掌握本校的合同业务管理能力，这样才能使合同管理工作形成一个闭环，更好地提高合同履行效果。

3.2.2 合同管理人员专业化

如前所述，高校合同管理人员存在或兼职，或代理的情况。对高校而言，这种做法虽然是节省用人成本的方法，但同时也是可能产生合同风险的来源。只有一份规范、明确、合同条款完备的合同才能更大程度地防范合同纠纷产生。因此，合同的审校马虎不得。在此，笔者建议有条件的高校，专门引入法律专业人才，专职处理合同业务，包括合同的审核、保管、数据的归档、合同章的管理、授权委托书的下发、配合校外律师办理合同纠纷及合同管理业务培训等，这样才能从源头把握合同质量，继而化不特定的法律风险为内部管理能力提升的动力，避免引起争议和纠纷。

3.2.3 严格把控合同履行环节及过程

实践中，很多高校的合同签约主体往往在签约之后不再关心合同的履行进程，同时也存在合同分块管理、责任不清、互相推诿的情况。在审计检查中，经常会出现合同文本丢失、没有授权委托手续、合同履行未完结但被搁置、合同相对方已经违约而我方没有追究违约责任等情况。对此，可从以下几方面进行处理。

（1）合同分块管理。比如，在合同审批流程结束后，由专人负责送审并申请盖章，避免合同签约人员和申请盖章人员为同一人。这样操作不仅多了一层监管，还可以一并申请授权委托书等手续。

（2）合同归档。合同管理中，合同的归档也是其中一部分工作内容。相关工作人员要尽心承担合同归档工作，加强对纸制合同的清理、分类与归档。

（3）合同信息化。将纸质文档扫描、上传并进行备份，可使合同信息避免丢失，更加安全。这就要求相关工作人员注意合同信息的录入、电子合同的上传等，方便后期的查阅、数据的导出与比对等。

（4）注意对合同重要节点的监督。各合同签约主体应就合同履行阶段的各重要节点进行监督、报备，以帮助合同管理部门从头到尾监督合同履行进程。

3.2.4 建立规范的合同管理制度

合同管理要做到有法可依、有据可循，就必须建立统一、规范的合同管理制度。合同管理制度的内容一般包括合同的主要内容、不同层级合同的审签、授权委托书的管理、合同章管理、合同归口管理、合同履行的监管、合同台账及合同档案管理等。

合同管理制度是高校内控制度的重要组成部分，也是本校合同管理工作的依据。建立符合本校特色、具有可执行性的合同管理制度不仅可以使合同管理及相关人员提高责任意识、风险意识，还可以使高校合同管理人员有章可循，强化流程意识、审批意识及管理意识，避免合同纠纷。

现今，高校作为市场经济参与主体，不仅要增强自身的“免疫功能”，还要把握好内部管理机制。如果高校能做到签合同前有依据、签合同中有管理、签合同后有监督，那么可以不断提高内部控制能力，消除合同管理中可能出现的漏洞，继而增强高校的市场应对能力。