科研项目档案档号编制的现状与对策研究——以X研究设计院为例

文/中国核动力研究设计院 刘锐凤

科研项目档案档号，是指科研项目归档文件在整理过程中赋予其的一组字符代码，用以固化归档文件整理顺序和类别排列，便于档案查找利用。科研项目档案是X院档案管理的重要组成部分，具有文件数量多，文件产生单位跨度大，项目种类丰富、验收要求日益提高等特点。自有记录以来，X院已产生大量根据项目进行管理的科研项目档案，如何解决丰富的档案资源和利用者特定需求之间的矛盾是X院档案工作的长期奋斗方向。此外，X院档案工作还需要满足项目档案验收的需要。统一科学的档号编制是档案完整性和系统性评价中不可缺少的要素，对科研项目顺利通过档案验收具有重要意义。

一、X院科研项目档案档号编制的现状

X院隶属于上级集团公司管理，档案工作由集团公司宏观指导，院、所细化实施的三级档案管理模式组成，目前尚未实行统一的科研项目档案档号编制规则。根据科研项目分工和“谁形成谁整理”原则，院项目管理部门负责前期论证立项阶段和项目管理过程中文件的收集整理，实施阶段的项目档案由院内各所收集归档，各单位（部门/所）均采用各自的编号规则进行自动或手动赋码。档案验收前，院档案部门再另行对项目内所有归档文件统一手动赋予档号。而各所科研项目档案的管理和日常利用，则以各自的“文件编码”代替档号行使项目各阶段归档文件的整理排序和检索查找功能。因此，本文探讨的档号编制包含院项目管理部门、各所的归档文件编码和院档案部门的档号。

（一）院项目管理部门科研项目归档文件编码规则。院项目管理部门主要产生项目前期论证立项和项目过程管理文件，基于业务工作特点和档案利用便利性的考虑，归档文件采用五节编码规则，由机构代码、类型、项目代码、文种聚类和顺序号构成。其中，机构代码为项目管理部门名字字母缩写；类型代码根据科研项目领域分为五大类别，由两位字母组成；项目代码优先引用上级单位确定的代码，一般由三至五位拼音字母或阿拉伯数字组成；类号则按文种聚类；件号由每类文件顺序编号。

（二）各所科研项目归档文件编码规则。X院科研项目的承担单位主要为下属四个所级科研单位（以下分别简称A、B、C、D所），一般按照专业内容分配各所完成。因此，科研项目实施阶段的档案均由所级单位形成、归集和管理。囿于全院档案信息化发展不一，各所档案管理模式略有差异，其中A所、B所已完成科研项目文档一体化，科技文件已基本实现电子归档和系统自动赋号；C所、D所仍采用人工赋号。

A所的科研项目归档文件编码执行院编码规定的科技文件编码结构，由项目代号、项目阶段、单位代码、专业代码、文种和序号组成的三节字母、数字、字符混合编码；B所采用该所内编号细则-科技文件编码结构，由项目简称、机组/型号/阶段代字、专业代号、文件代字/顺序号组成的三节字母、数字混合编码；C所无编码规定，在科研项目验收前一般采用项目代码、顺序号进行初步赋号，验收后并入院档案部门编号入库及利用查找；D所也无明确的编码规定，档案管理人员默认实行“项目代码-阶段号-部门-阶段代码-类别”进行人工编码。

（三）院档案部门科研项目档案档号编制规则。院档案部门现行的科研项目档案编号一般在项目结题后验收前进行统一赋予，采用由全宗号、项目代码、项目阶段+子课题（若有）、顺序号组成的四节编码。其中，全宗号由国家档案主管部门赋予，为固定三位数字；项目代码一般由四位拼音字母或数字组成，优先引用上级单位下发的立项代码，未确定代码则由项目档案管理人员自行赋予；项目阶段固定为一位字母，分为论证立项阶段（L）、研究实验与过程管理阶段（S）和结题验收与成果管理、转化阶段（Y）；件号由001开始顺序编码。

二、X院科研项目档案档号编制存在的主要问题

（一）院项目管理部门科研项目归档文件编码结构中存在的问题。院项目管理部门科研项目归档文件编码结构分明，标识指引性强，但缺乏要素，层级较多，不适用全院科研项目档案的编号。其一是整体结构缺乏“全宗号”，从档号不易看出立卷单位。其二是当前编号结构已具备上下位类五个层级，不利于后期增扩。例如，该编号结构中的文种聚类，更适用于项目承担单位较少、文件种类相对简单的项目档号编制。而科研项目在整体研发过程中会产生多种文件，按文种分类，会造成排序混乱，若置于全院科研项目的档号编制统筹考虑，该要素存在意义不大。

（二）各所科研项目归档文件编码结构中存在的问题。各所科研项目归档文件编码结构清晰，具备一定的可扩展性，但同样存在全宗号缺失、编号不一等问题。X院大部分科研项目的实施同时由多个所级单位承担，而各所归档文件编码结构不一。虽然各所编码结构均有项目代码字段，但其代码确定随意且未进行集中管理，同一项目往往存在多个项目代码，难以对应。为规范编号和保持一致，项目验收前还需另行编制档号，实不利于档案工作开展和效率提高。当前，各所文件编码（档号）和院档号编制规则完全独立，一件档案具有至少两种不同的编码，也不利于院内档案信息利用和资源共享。

（三）院档案部门科研项目档案档号结构中存在的问题。院档案部门科研项目档案档号组成结构简单，便于识别且可操作性强，但无法保证唯一性，与档号编制原则相悖。首先，全宗号为固定数字代码，阶段代码亦为固定三个代号，件号由“001”顺序起编，档号整体结构四节字段中有三节字段均为固定，仅项目代码字段可作区别。其次，院档案部门并未对项目代码进行统一编码及管理，在当前的档号编制规则和现阶段项目数量不断增加的情况下，极易出现项目代码重复。一旦在档号中起到重要区别作用的项目代码重复，档号唯一性将无法保障。

三、优化X院科研项目档案档号编制的基本依据

（一）我国现行档号编制的国家与行业标准。关于档号编制，国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）对档号组成要素有明确解释：由全宗号、分类号（或项目代号/目录号）、案卷号组成，具有多样化、层次多的特点。我国行业参考标准《档号编制规则》（DA/T 13-1994）确定的“五性”原则（唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性）及编制方法被普遍遵循，但该规则提出的三种档号结构并不适用于以“件”为单位进行整理的档号编制。2000年发布的《归档文件整理规则》提出了按“件”进行整理的说法，并在2015年重新修订的《归档文件整理规则》中确定了档号编制的基本结构，即：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构(问题)代码—件号，相较于2000年发布版本，该结构更加合理且扩展性更佳，具有较强的指导和参考性。

（二）集团公司和院、所档号编制的相关规定。集团公司暂无专门的档号编制规定，但在《集团公司科学技术研究档案管理办法》第四章第二十五条中提到“科研档案的整理、编目要按科研项目、专业进行分类、排列，编制档号及案卷目录”，初步设立了档号编制的结构。X院对档号编制的规定较为接近的是关于文件编码的约束性文件——《X院文件编码管理规定》和B所执行的《B所质量管理体系程序文件——科技文件编号细则》，初步规定了科研项目归档文件编码的结构。

四、进一步改进X院科研项目档案档号编制的对策

档号无论在管理还是检索利用阶段都是不可或缺的重要指引标识，因此，制定适应全院现阶段需求和未来发展的通用档号编制规则及探讨实现该规则的途径是X院当前需要思考的问题。通过学习总结国家、行业档号编制标准和集团公司、院所相关编码规定，结合X院档案工作实际，建议从以下方面进行改进。

（一）健全档号编制规定，制定全院通用的档号编制规则。按照“集中统一管理原则”，X院各单位形成的档案应由档案部门集中统一管理。为便于全院档案资源管理，促进院内各单位档案资源交互与数据共享，应制定全院通用的档号编制规则。一方面，考虑到院内各单位科研项目档案单、双套制归档并存，档号规则的编制仍然需要考虑实体档案在档案库房中的物理位置和排架顺序。通过总结以上各单位的科研项目档案（文件）编号经验，结合X院档案工作实际，建议通用项目档案档号结构采用四节编码，由全宗号-机构代码（文件形成单位）-类别号-项目代码-项目阶段-专业代码-件号组成，其中项目代码建议采用阿拉伯数字进行标识（数字代码可以顺序编制、具有不易错位和重复的优点）。此外，还可另行设置替换和取消项目功能，增加更多类别档案的档号结构适用性；另一方面，X院现行《文件编码规则》已初步形成统一的档号编制规则雏形，但是实际应用中还存在一定的限制，因此无法在全院推广开来。院档案部门在科研项目档案档号编制规定方面，还应进一步完善专项内容，如加强档号编制的扩展性和关联性等方面的实施细则，以辅助通用项目档案档号规则的落地执行。

（二）统一项目代码管理，加强制度方面的宣传和贯彻。统一项目代码管理和加强制度方面的宣传和贯彻，可为通用项目档案档号编制规则创造实施环境，两者相辅相成。首先，项目代码是当前项目档案档号编制中的核心部分，通过统一项目代码管理，改善已立项实施科研项目档案的档号编制现状，可避免项目代码重叠、混乱，确保当前档号结构的唯一性。项目管理部门应牵头组织和建立项目代码统一管理机制，梳理、控制已有项目和新增项目的代码命名。加强沟通与过程跟踪，回溯项目信息，收集全院已赋予项目代码并对应项目名称，建立项目代码目录信息库，筛查已立项科研项目代码命名重复问题，改善项目赋码不一的情况，破解当下科研项目档号编制瓶颈问题，为通用项目档案档号规则的实施奠定基础。其次，“通用项目档案档号编制规定”的实施，需要在全院进行宣贯，按照惯例，制度文件发布一般采用公文形式进行流转，极易产生“阅文疲倦感”，造成传阅不到位，推广不及时的现象。为改善该问题，可将X院档案规章制度集中整理，编制档案制度（办法）汇编，通过院门户系统设立档案专区，将通用项目档案档号编制规定及档案相关管理办法上传专区，升版制度同步更新，做到即时需要即时查询，在方便档案人员工作的同时，也指引了用户利用档案，从而进一步深化档案制度的宣贯，培养用户档案利用习惯。

（三）提升档案信息化建设，实现全院文档赋码自动化。近年来，X院项目激增，项目档案数量随之上涨，人工赋码形式遇到的挑战也日益增多。提升档案信息化建设，实现项目档案自动编码已是大势所趋。宏观层面，新修订的《档案法》已于2021年1月开始施行，其首次增设的档案信息化建设要求将成为评价档案工作和档案管理效能的重要衡量要素；微观层面，X院正聚焦“科研院所深化改革”和“执行力提升”，档案信息服务提质增效是响应该项要求的重要举措，而档案信息化建设提升是档案信息服务提质增效的有力保证，是保障电子档案和纸质档案数字化成果的有力后盾，同时也是解决档案编码重复、加强档案信息资源利用的有效途径。基于以上原因，全院档案信息化建设应当提上日程，结合X院已有信息化建设体系，充分吸收内外部档案信息化建设实践经验，对标优秀单位，从上至下规划和建设适合全院总体使用和匹配连接各业务工作系统的文档一体化管理系统，实现全院归档文件自动编码和文档全周期管理，促进档案信息资源共建共享，创新档案管理和服务新模式。