高校办公室行政工作精细化管理探讨

2021-11-22苏州工业园区职业技术学院仲昭宇

办公室业务 2021年11期

文/苏州工业园区职业技术学院仲昭宇

对于高校行政管理来说，办公室起着枢纽作用，既要对内发布政策要求，又要对外沟通洽谈。因此，办公室管理水平会影响学校的整体管理水平，也会影响到学校的教育科研。基于中长期教育改革，高校办公室行政管理也应逐步思考如何提升效率和质量，以精细化管理方式统筹办公室行政管理的各个方面，妥善解决行政管理中的既存问题，保证工作顺利推进、高效执行。

一、办公室行政精细化管理的必要性

办公室是综合性的管理机构，涉及师生服务、政策宣导、奖惩落实、后勤管理等多个方面，对高校发展内部管理具有积极的促进作用。当前，高校规模扩大，人员扩招，精细化管理的实行势在必行。以精细化管理方式统筹高校办公室行政管理，可以节约管理成本，提升管理实效，也将促进高校办学教学质量的提升。就现阶段高校办公室行政工作水平来看，办公机制尚不完善、工作人员权责相对模糊、管理秩序较为混乱，管理效率和质量的降低不利于高校良好形象的塑造。以精细化管理指导高校办公室行政管理工作，替代传统的工作方式，可增强管理的方向性、针对性和实效性。此外，借助这种开创性的管理理念、先进的管理措施也能保证行政管理体制的完善。

二、办公室行政精细化管理原则

（一）规范化原则。规范化是精细化管理的基本要求，其往往与制度建设相结合，可以确保高校办公室各项工作权责清晰、责任到人，效率提升明显。规范的制度化建设，让高校办公室各项工作的处理有据可循；采用科学合理的制度，可以让办公室工作朝着规范化的方向发展。办公室的工作较为烦杂，在制度的指引下，理清工作流程，明确工作重点，使得烦杂的事务管理向着程序化、条理化的方向发展，基于权责、分工明确，能够调动办公室工作人员工作的积极性，各项事务的处理效率也明显提升。

（二）人本化原则。高校办公室行政管理中渗透精细化管理理念，走精细化管理之路需要坚持人本思想。人是管理的对象，也是管理的主体，办公室工作人员的成长及发展理应得到足够的重视。作为办公室工作的具体执行者，必须以精细化管理中的人本关怀，激发其工作积极性，使其发挥主观能动性，高质高效地完成本职工作。同时，以人本化思想指导办公室工作的开展，工作人员对各项事务的涉及主体进行人本化的需求分析，学会换位思考，可以促使事情处理更合理、更具人情味，也增强了岗位部门之间的凝聚力，带来办公室行政事务处理的高效化。

三、高校办公室行政精细化管理策略

（一）行政管理制度建设要落地。当前高校办公室行政管理低效的很大原因是管理机制不健全，各项工作的开展缺乏约束性与导向性，在今后的管理工作中实施精细化管理，可以确保制度更健全，落实更到位。

首先，要建立健全管理制度，确保责任落实到人。高校办公室应参考高校管理办法和国家教育的相关规定标准，制定完善的管理制度，并做好制度的教育宣传，确保其后续执行更有力度；要督促领导干部带头示范，切实履行职责，领导干部表率促使精细化管理制度发挥实效；加大制度执行监督力度，科学制定奖惩举措，严厉惩处违反制度的行为，配合科学的管理手段，进一步激发办公室工作人员的责任感与使命感，使其吸取经验，提升工作效能。

其次，建立健全激励机制，以促进办公室工作人员工作积极性的提升，确保其短时间内保质保量地完成工作。激励机制必须落实到位，且与绩效考核有效挂钩，物质激励与精神激励兼顾；考核之外，也应基于办公室各岗位的实际情况，设置定量定性考核标准，确保考核更加公平、公正，进一步提升办公室行政管理效率。

最后，建立健全教育培训机制，以落实教育培训机制，促使办公室工作人员素质和能力不断提升，让精细化管理常态化。重视培训工作，在高校内部形成互帮互学、交流共享的良好学习氛围；在办公室行政工作开展中，加强部门信息流通，提供经验分享平台，多方联动共同解决办公室行政管理中的基础问题，使问题解决更高效。在具体的培训实施中，应基于高校整体战略发展规划，结合工作人员教育培训的实际需求，确保培训计划更加科学合理、培训内容更具针对性，让培训工作稳步实施，从而提升办公室工作人员的能力水平、职业素养。

（二）完善办公室行政管理职能。完善办公室行政管理职能，才能有针对性地开展工作，这也是精细化管理落地的基本要求。

首先，健全服务职能。在高校办公室行政管理工作的开展中，制定精细化的管理目标，配合服务职能的健全机制，从学校整体发展的角度出发，确定办公室行政管理重点，分清主次，减少差错，提升管理；督促办公室工作人员认真做好每项工作，特别是信访等工作。服务职能的健全，也应关注会议频次的控制，让工作人员有更多的时间和精力去做好各系项工作，让办公室变被动服务为主动服务，积极参与政务，大胆创新，以完善的内部运作优化高效管理。

其次，要改进调研手段，发挥参谋职能。办公室行政管理工作的开展过程中，应广开言路，听取群众意见。对高校发展的整体规划、阶段性发展目标、师生发展诉求等进行分析，正视办公室行政管理的不足，制定针对性改进策略，保证领导决策的准确性，发挥自身参谋的职责。在工作中关注主要问题和核心矛盾，帮助师生办实事，解决基础问题，以核心问题的突破，让办公室行政管理价值得到师生的认可。

最后，要关注办公室自动化建设，以自动化建设确保职责的完善。办公自动化系统的引入，提高了信息处理速度，推动了高校的数字化建设，在信息技术的支持下，实现了各项管理资源的整合，并指导资源的优化配置，保证办公室行政工作的开展有条不紊，从整体上提升工作实效。

（三）加强办公室行政管理队伍。高校办公室行政管理精细化建设，更需要高素质、经验丰富的管理队伍。人在管理中起能动作用，而精细化管理则要求落实好人才建设问题，提供精细化管理的人员保障。

首先，要提高政治素养。办公室扮演着领导决策的参谋者的角色，也负责政令发布、工作落实情况的督查，更具有一定的统筹协调作用，办公室工作人员必须具备良好的政治素养，才能圆满地完成上述任务；其次要加强政治理论学习，特别是学习中国特色社会主义思想。要全面学习、深入学习、系统学习、长期学习，增强“四个意识”，坚定“四个自信”，坚决做到“两个维护”，以自觉地学习，指导工作开展，将所学的新理论运用到办公室行政工作中，合理地应对新问题、新情况；要加强对教育政策的学习。高校办公室行政管理与企业办公室行政管理的区别，在于其定位不同，工作人员应立足于高校实际，多涉猎学习教育政策方面的知识，明确当前的教育方针、政策、法规、教育形势等，对学校管理的各项要求、行政管理规定有深刻的认知，进行精细化的管理。

其次，要提升自身的业务素质。要重视业务知识的学习，办公室内部形成学习交流的良好氛围，完善学习制度。科学规划，强化业务学习培训，让学习内容更具针对性。狠抓培训过程，并重视培训考核及结果运用，发挥帮带作用，进一步增强办公室行政团队的凝聚力和战斗力。在业务素质的提升上，应着重“三种能力”的培养：一是控制大局的能力。办公室人员基于精细化管理，必须具有大局意识、统筹意识，将办公室工作放在行政管理精细化层面去把握，基于学校发展的高度去思考，做科学把控事物发展态势，让办公室行政工作目标导向清晰、动力不减、步调不乱。二是团队协作能力。这是行政工作开展的基本要求，必须要重视团队协作，团队内部相互配合，相互支持，分工明确，但又协同一致，凝聚力强。三是快速响应的能力。办公室行政工作开展中可能会面临一些突发情况，因此必须具备快速响应的能力，随机应变，在办公室行政工作开展中要具有前瞻意识。

最后，努力提升服务水平。服务水平是精细化管理实效的体现。办公室工作人员面对纷繁的行政工作项目，要具备良好的服务能力，不断提升自己的服务水平，周密安排各项工作，统筹协调，高效高质地完成。尽可能把问题想在前面，尽可能把工作做在前面，以超前意识让精细化管理更具实效；同时要遵守纪律，在工作开展中原则性与灵活性兼顾；此外要发挥好师生服务的作用，作为部门、院系、师生联系的桥梁与纽带，必须秉着公平、公正、负责任的态度去解决各方的诉求。