探讨“互联网+”模式下高校办公室工作管理模式

文/南京师范大学泰州学院 贾燕春

高校办公室是学院管理机构以及办事枢纽，是学院内部关系协调、内外沟通的重要部门，也是学院形象的重要象征。因此，一个学院办公室工作管理是否通畅，直接关系到学院其他工作是否能够顺利展开。办公室日常工作烦杂、琐碎且没有规律，突发事件、临时事件较多，因此在办公室工作管理方面存在一定难度。结合当下互联网背景，利用信息化手段才能进一步提升办公效率，更加高效地做好办公室工作。

一、高校办公室管理工作的作用

高校办公室起着院校内部沟通、承上启下的重要作用，也是院校内外沟通的桥梁，其管理工作范围较广，涉及政务、服务、财务等日常事务。大学主要包含三支队伍，分别是教学、科研以及管理，办公室工作属于管理这一部分，对大学教学与科研工作也有着关键影响。高校办公室管理工作的作用主要包含以下四类。

（一）服务作用。高校办公室工作主要是为了服务好高校的教职员工与学生，让高校的教学、科研等工作可以顺利展开。办公室工作日常除完成高校下达的各项服务任务外，还应该做好教职员工与学生的后勤保障工作。

（二）协调作用。协调对象包括高校相关的各方，协调内容涉及高校的关系协调、工作计划协调、社会与人际协调、内外协调等。当高校在日常工作运行中出现问题或矛盾点时，办公室应该及时协调，避免问题扩大化、焦点化，让领导层可以将精力集中在高校重大决策上。

（三）督查作用。高校办公室管理人员结合校领导决策、校方计划等。进行阶段性检查，确保决策有效落实。对实际工作或实施过程中发现的问题可及时指出，妥善改善，为下一阶段目标设定、工作计划安排提供参考，确保学校决策得到有效落实。

（四）参谋作用。高校办公室通过日常工作、管理等积累的信息资源、处理经验，可以有效反馈高校存在的问题以及未来发展方向，为学校领导重大决策提供基础数据，还可以让校领导整体掌握校园现状，并提出合理化建议，扮演好参谋角色。

二、高校办公室管理工作当前存在的不足

高校办公室管理工作在高校运行中的地位可以说举足轻重，但同时也存在很多不足：

（一）管理目标、职能不明确。很多高校办公室管理工作比较烦杂、零碎，只有做好规划，才能确保每项工作有效、按时完成。然而部分高校办公室管理工作缺乏整体规划，缺乏明确的目标与职能，导致问题发生后出现互相推卸责任，问题得不到及时解决的情况，从而影响了整体管理水平。

（二）管理工作缺乏科学完善的机制。高校办公室管理工作面对的对象较多，处理的工作内容种类也较多，因此在日常处理过程中容易呈现出杂乱无章的现象。其主要原因是缺乏完善的机制引导，尤其在处理紧急事件、临时事件时，不知如何下手，且办公室工作人员因为缺乏行为准则与办事规程，工作落实程度不够，工作完成准时性也大打折扣。

（三）工作人员整体素质不高。高校办公室工作人员需要专业的管理知识以及相关工作经验，可以熟练处理日常管理业务，同时需要具备良好的服务态度、爱岗敬业的精神、扎实有效的工作作风和过硬的政治道德素养，才能保证办事速度与质量。但现实中，很多高校办公室人员都是从本校教师、辅导员中选调的，本身缺乏相关学习经历与工作经验，很难有效、及时地完成好工作，导致高校办公室管理工作水平低下。

（四）办公室管理方式与模式落后。很多高校办公室管理工作陈旧落后，文件传达、信息宣传还是以纸质传达为主，交流与沟通也是面对面沟通为主，与当下信息化发展水平相违背，且一定程度上影响了管理工作水平与效率的提升。

三、互联网背景下，高校办公室管理工作模式提升方向

（一）利用互联网功能，做好办公室工作的宣传。高校办公室是负责高校对外交流沟通、协调的重要管理部门，也是高校对外展示的重要窗口。高校的知名度、活动的安排等都离不开办公室管理。作为窗口部门，办公室应该巧妙利用互联网，做好办公室工作宣传。例如，通过构建办公室网站，将办公室日常工作内容、高校管理优秀案例与图片分享给校内外人员，让更多的人了解高校办公室工作职责，了解高校文化，并公布交流沟通的渠道，比如邮箱、电话等。

（二）结合互联网资源，完善办公室管理工作机制。互联网资源丰富多彩，为办公室管理工作提供了众多参考经验与案例。对于高校办公室而言，工作琐碎、具体、复杂，仅仅依靠自身的工作经验，往往无法构建完善的规章制度。作为高校领导，可以尝试结合自身办公室管理工作情况，结合高校自身教职工实际情况、学校日常活动等，借鉴互联网高校办公室管理经验，建立规章制度。并通过不断吸取经验，及时完善、调整，确保提供更好、更周到的服务。管理工作机制中应该明确管理职责，按照其职能进行合理的小组分组，落实岗位职责到个人，明确各个事项的管理制度，做好座谈会开展流程、会议安排流程、上下级协调流程等，确保每项工作都能够有序展开。除此之外，还应该结合其他院校的工作经验，制定应急管理机制，确保临时事件可以得到有效处理。

（三）提升信息资源的可靠性、及时性，提高辅助决策水平。办公室管理工作不仅要完成高校日常运行管理，还包括领导交办的日常事务，思考学校的各个方面现状。因此，办公室管理人员工作烦杂，其管理的过程是对高校各个区域工作了解的过程，通过仔细研究，搜集校内外的动态消息，并及时提供给校方领导。一方面，互联网背景下，高校办公室管理人员应该积极利用信息化手段，展开日常工作。比如对于日常领导发布的通知，利用互联网发布，确保通知及时到位；另一方面，对于日常运行过程中发现的问题也可以及时反馈，信息交流更加快捷、有效。

（四）实现无纸化办公，提高工作效率。无纸化办公是未来社会工作的主要方向，也是环保的迫切需求。近年来，随着互联网的普及，各行各业无纸化办公的发展也有了不同程度的提升。高校无纸化办公进程较慢，体现较多的是很多高校管理工作通知、领导决策等都是以纸质文档传达。一方面，高校办公室管理工作人员应该从环保、便利角度出发，顺应互联网背景，逐步适应无纸化办公，利用电子消息、文件取代传统的文件，利用互联网交流减少电话、纸质交流。在节约资源的同时，也能确保信息传达的有效性、及时性，减轻了管理工作人员的负担。以往大量的纸质文档保存、印发等工作需要耗费大量人力、物力，无纸化办公可以提高工作效率；另一方面，信息化资源更容易保存、备份，教职工与学生足不出户就可以掌握最新传达信息，突破了时间、空间限制。

（五）构建办公室管理工作模块，细化工作与考核。传统的办公室管理工作大多都是按照纸质档案来实施的，工作的开展需要领导层的安排与通知。随着互联网与计算机的普及，办公室管理工作可以利用ERP等工作模块来发布，工作模块的建立可以让部门管理更加一目了然，对可以实时跟踪管理工作进度、安排，减少漏办事项，且任务下达更加便利、有效，办公室人员通过工作模块可以更加及时处理任务，领导层也可以看到管理进度，进而考虑下阶段安排，让相关工作职责更加明确。

工作模块中还应该涵盖办公室管理工作制度、办公室人员培训与考核计划，这样做一定程度上确保了工作有效落实。另外一方面，可以让管理人员们不断学习充电，发布考核计划则具有一定激励作用，让管理工作人员的办事效率、服务质量都能够稳步提升。通过模块的建立让高校办公室整体工作步入正轨，有效落实，同时工作模块的使用解决了工作人员时间、地点上的限制，人员在家、在任何地方，只要有网络与计算机就可以及时完成工作，对于处理紧急事件大有帮助，同时模块具备一定的信息储存、备份作用，可以随时随地了解自身工作进度以及调取以往工作案例，是办公室管理工作的备案录，既能达到提高工作效率与质量的目的，又能很好地记录工作内容，为下阶段工作改善与提升提供帮助。

四、结语

办公室管理作为高校管理的一部分，对高校的顺利运行有着至关重要影响，当下我们正处于互联网高速发展的阶段，高校办公室管理人员以及校方领导应该认识到当前工作中存在的不足，结合本校与办公室管理具体的具体情况，合理规划、提升办公室管理工作，更新观念，强化服务意识，改进工作作风，加强信息交流，建立科学的评优体系，提高办事效率与服务质量，为高校进一步发展与领导层决策提供重要参考作用。