中小企业往来账项问题及处理建议

2021-11-22刘梦琳北京邮电大学世纪学院王红艳成都理工大学工程技术学院梁岩北京邮电大学世纪学院

财会学习 2021年20期

刘梦琳北京邮电大学世纪学院王红艳成都理工大学工程技术学院梁岩北京邮电大学世纪学院

引言

在日常经营中，企业与企业、政府、个人相互业务往来比较频繁，这必然会涉及往来账项问题。往来账项入账是否合理、核算管理是否妥当，既关乎会计处理，也涉及纳税处理，最终影响企业的经济效益。

中小企业作为创造就业岗位的主力军，为经济协调发展作出了巨大贡献。但现实中，不少中小企业存在“近视眼”，只关注眼前利益，而忽视长远的发展规范。比如，具体账目处理中，中小企业注重以税收政策指导会计行为，却忽视会计准则规范。基于此背景，本文就中小企业往来账项会计处理过程中的问题进行剖析，提出优化建议，期望抛砖引玉，规范中小企业往来账项管理。

一、往来账项核算问题剖析

往来账项是以会计手段反映企业在生产经营过程中因发生供销产品、提供或接受劳务、款项流入或流出等而形成的债权、债务关系的记录。从往来主体角度衡量，往来账项涉及企业与其他企业、与政府、与个人之间的往来。在账务处理与管理中，目前，中小企业存在的核算与管理问题主要表现在以下三方面。

（一）入账问题

往来账项入账阶段的问题具体有三种情形。第一，入账科目不正确。往来账项涉及的会计科目包括：应收账款、应付账款、其他应收账款、其他应付账款、预收账款、预付账款等。随着新收入准则的使用，签署合同的，还会涉及合同资产、合同负债等科目。虽然科目性质上很相似，但类目一多，中小企业的会计人员就易混淆相关科目，比如其他应收款核算内容记到应收账款上（跟政府部门非经营性业务记到了应收账款）。未明确无条件收款的情形下，依然将同企业形成的债权关系计入“应收账款”科目，而不是“合同资产”科目。第二，明细科目不明确。往来账项应依据往来对象或事项明确二三级科目，以便于前后账目稽对。比如，前期通过预收账款入账，后期结算收入，如果未标明二级明细科目，预收账款与收入的对应关系未必能理清。第三，所附原始凭证不完整。往来收付中，对于银行入账单、发票等较为明显的外来原始凭证，会计人员能及时附于记账凭证之后。但支出凭单、合同依据、往来人签字单据等自制原始凭证或者旁证往往被忽略，但这些自制凭证或旁证能够反映企业内控情况，验证此笔交易事由的正确性与合理性。尤其是个人往来方面，主要涉及老板与企业的往来。这种往来关系比较密切、资金往来比较频繁。比如，企业资金短缺时，老板会动用私人资金缓燃眉之急。而老板只意识层面往往认为企业属于自己，企业的资金也属于自己，从企业账上向自己的私人账户汇款也是应该的。针对这种频繁的往来，企业与老板未签署资金使用协议，资金往来过于随意，甚至还会存在老板挪用公司款项、规避个税等风险。

究其原因，一方面是相关的会计人员在意识层面不够重视，比如企业与老板的往来，应该附上双方签署的用资协议复印件，作为入账的旁证以证实业务发生的真实与合理性。但部分会计人员自己意识不到风险，或者无法将这种风险意识传递给老板，导致整个企业层面都不够重视合规的账务处理。另一方面，随着会计准则的更新与深化，不少中小企业会计人员难以及时提升自己的能力，企业也不够重视对会计人员的培养，导致入账科目不正确等不应该发生的情形出现。

（二）挂账问题

入账之后，中小企业还面临挂账问题。主要表现在以下方面：一是挂账时间过长，由于账龄管理、债权债务管理不充分，往来账户往往出现长期挂账的情形。比如，不能收回、不能支付、不能退回的款项依然挂账；除正负数同时挂账、大额款项挂账外，小额款项也未及时核销，甚至出现1分钱挂账的情形。二是账实不符，由于会计科目混用、实收实付未销账、对账不及时等原因，与收付方的往来会存在账实不符的情况。三是违规挂账问题。比如通过预收账款或合同负债结算收入的情形，实质上企业已经完成收入确认，但未及时核销预收账款或合同负债，预收账款或合同负债依然挂账。难免会有延期确认收入、规避所得税的嫌疑。

针对入账之后管理的问题，能够在一定程度上折射出企业内控的问题。首先是财务层面缺少自查，比如未及时销账的情形可以通过不定期地对账，将明细科目的前后稽对关系捋顺来解决。但由于缺少自查、不肯花时间去捋账，这些问题情形难以避免。此外，上升到公司层面，内控也存在涣散的问题。比如业务部门重视前端的业绩提成，对于后期款项能否收回、对方企业是否会出现资不抵债的情形却不够重视，这些需要业务部分及时向财会部门反馈，以便及时清理不能收回、不能支付、不能退回的款项。

（三）调账问题

由于日常往来账项管理不及时，当企业发现挂账问题，往往进行密集调账。调账时间集中，而且缺少执行依据，调账过程比较随意。比如，将某企业的应收账款与另一企业的应付账款直接核销，以应收抵应付，但操作过程缺少依据，核销的合理性令人质疑。

针对上述问题，究其原因，也可以归咎于企业会计处理与内控制度问题。一是不合乎规范的会计处理，比如没有任何入账凭证或旁证，直接以应收抵应付，为了销账而销账。二是内控制度的问题，比如采用事后管理，而不是事先预防。出现问题了，集中处理。其背后反映的是管理控制制度的缺失。

综上所述，在会计核算体系方面，企业未严格遵守会计准则的要求，仅从自身利益、节税的角度进行会计处理，造成往来账项入账不规范、长期挂账不处理等问题。另一方面是企业内控制度缺失。由于内控松弛，支账缺少领导签批，缺少支出凭单，致使付款所附凭据缺失。收账缺少财务控制，导致应及时核销的科目仍挂账。在会计核算主体方面，企业与企业所有者应独立核算。但现实中，中小企业主往往拥有绝对的话语权，账务不分家，资金往来频繁。

二、往来账项管理建议

（一）规范会计核算与账务处理

入账之前，应核对所附原始凭证及相关旁证是否完整。收入往来一般有发票、银行入账单等，支出往来一般有发票、借款单据、支出凭单、银行支出单等。但实务中还应注意补充旁证，比如合同依据。但合同原件数量有限，可以附上合同复印件，或者在支出凭单上标注合同号。企业与资金往来频繁的个人或其他企业，可以分期签署一个资金往来总体框架合同，约定资金往来的原因、形式、总额等，在这个总体框架合同内，公司与个人或其他公司的日常资金往来就不需要另签合同，超过一定金额标准了，再另签合同。同样，在凭证上标注合同号即可，以此增强往来业务的客观性。尤其针对企业与老板的往来，建议签署用资协议，约定用资目的，如果借贷时间跨纳税期的，还应约定一定利息，否则依据当前的税收政策，企业向老板私人账户汇款，超过一定时限未归还，而且并非用于经营目的的，将视同分红处理。

依据业务性质，确定正确的入账科目。一般企业往来、与业务直接相关的往来计入应收应付、预收预付、合同资产、合同负债等科目，而个人往来、与业务不直接相关的往来计入其他应收应付科目。要注意实施新收入准则之后，针对合同往来，企业取得无条件收取合同对价的权利时才可确认“应收账款”，有权收取对价但并非无条件收款权应确认“合同资产”。同样，以合同为基础，核算企业已收或者应收客户对价而应该向客户转让商品的义务，应确认为“合同负债”。而签订合同之前，核算企业已收款项可以使用“预收账款”科目。所以，企业应当根据其履行履约义务与客户付款之间的关系入账合同资产、合同负债或应收款项，注意预收账款的使用情形。入账时，还需落实明细科目，毕竟往来对象不同，即使是同一往来对象，具体往来业务也有区分。明细科目标注清晰，有利于前后账目稽对。

（二）强化企业内部控制

内控与财务不分家，中小企业要加强内控制度建设，从内控后台强化会计核算的合规性。一方面，加强往来账的审批工作。比如通过支出凭单的签批控制支出往来业务。与个人往来，比如与企业主的资金往来，应通过框架合同落实，保障资金使用的安全性。另一方面，加强往来账的盘查工作。尤其对于长期挂账科目，应不定期盘查，利用往来对账单核实挂账科目的真实性。能用现金支付的小额往来账，可以用现金付讫或收讫。能核销的往来账，要有公司制度文件、对方放弃债权债务的依据，或通过三方协议（委托收付款）相互抵消。要谨记，凡是入账，一定要有依据。第三，应按规定核销坏账，尽量避免密集调账。若因业务处理需要，调账时间过于集中，建议应有公司高层下发的“关于清理往来款项的通知”等支撑性文件。在日后往来账项管理中，应督促会计人员遵循会计准则，实收实付及时销账，禁止出现预收账款不结转收入的情形。

（三）规范中小企业会计行为

相比于上市公司、国有企业等规模较大的企业，中小企业面临的外部监管、财务披露、舆论监督的压力更小。这也造成了中小企业对自身监管的放松，又受制于企业资金流、利润率等财务压力，中小企业往往呈现出更为短视的发展行为，比如以节税目的指导会计行为，重视税收制度而轻视了会计制度，其整体会计规范性有待提升。为此，笔者从企业层面与政策层面给予建议。

企业层面，中小企业应加强自身监管与自我学习。随着国家税务总局开放匿名举报税收违法行为等渠道，中小企业的监督压力随之上升。为此，企业要加强对财会人员的培训，紧跟变化的财税政策。比如，随着新收入准则的应用，中小企业要加快向合同往来的思维转变，以合同履约义务为依据。总而言之，中小应以会计准则规范会计行为，严格按照会计制度完善会计核算与处理，按照税收制度完善纳税调整与申报。

政策层面，加强对中小企业财务规范性的监管。比如财税联动，随着电子发票、区块链发票的普及，充分发挥税务大数据的作用。疫情期间，利用发票流等税务大数据为部分企业匹配了原材料供应商，解决了供应链问题。同样，也可通过电子发票数据，监管企业的往来账户。比如，通过税务平台自动识别同一对象企业的正负往来账户，预警企业挂账行为等。