应收款管理系统在用友ERP中的操作问题

张自广

[提要] 应收款产生于企业销售商品或提供劳务的过程中，是企业资产的重要组成部分。应收款管理直接影响着企业资金使用效率和经济利益。应收款管理系统作为用友ERP-U8管理软件中的一个子模块，在整个系统中，特别是在销售业务中发挥着非常重要的作用。会计人员应掌握应收款管理系统的操作流程，熟悉前后操作之间的关联性，对于操作中出现的问题能够及时找出原因并解决。本文基于此对应收款管理在用友ERP-U8管理软件操作中经常出现的问题进行分析和总结，以期能够帮助会计人员提高应收款管理系统的操作能力。

關键词：应收款管理；用友ERP-U8；坏账准备；核销

中图分类号：F23 文献标识码：A

收录日期：2017年9月25日

一、引言

应收款管理系统作为用友ERP-U8管理软件中的一个子模块，在整个系统中，特别是销售业务中起着非常重要的作用。本文对应收款管理系统在用友ERP-U8管理软件操作中经常出现的问题进行分析，以期帮助会计人员提高对应收款管理系统的操作能力，更好地使用用友ERP-U8管理软件服务企业。

二、应收款管理系统与其他系统的关系

应收款管理系统与总账管理系统、应付款管理系统共享基础数据，与销售管理系统有着紧密联系，应收款管理系统生成的凭证自动传递到总账系统，在总账系统进行出纳签字、审核等后续操作，其传递数据的正确性直接关系着最终账务处理结果的准确性。

（一）应收款管理系统与销售管理系统。系统启用先后顺序。用友ERP软件中各个系统之间具有关联关系，谁先谁后启用，是有顺序的。应收系统先启用，销售系统后启用，销售系统的启用月份必须大于等于应收系统的未结账月份。销售系统启用月份，若应收系统已录入发票，则会出现“不满足系统启用的约束条件”的错误提示。这时，会计人员将当月应收系统录入的发票删除后，即可进行销售系统的启用。销售系统先启用，应收系统后启用，如果销售系统已有结账月，应收系统的启用月应大于等于销售系统未结账月，如果销售系统无结账月，应收系统的启用月应大于等于销售系统启用月。

应收款管理与销售管理集成使用。应收款管理与销售管理集成使用时，销售发票在销售管理录入并审核，在财务会计——应收款管理——应收单据处理——应收单据审核，对销售管理的销售发票审核并制单，生成相应凭证传递至总账系统。在应收款管理系统可对销售发票进行查询、核销等操作。如果没有使用销售管理，则在应收款管理中录入并审核销售发票，以形成应收款，并对这些发票进行查询等操作。

（二）应收款管理系统向总账管理系统传递凭证。应收款管理系统生成的凭证自动传递到总账系统，但凭证在两个系统的操作是不相同的。凭证的修改、删除和冲销只能在应收款管理系统进行，在总账管理系统只能进行凭证查询，这和财务分工相统一。如果凭证有错误，需要进行修改、删除等操作时，步骤为：执行“财务会计——应收款管理——单据查询——凭证查询”命令，选中凭证后，即可进行相应的操作。如果是删除错误的凭证，则在应收款管理系统操作，已删除的错误凭证在总账管理系统中将以“作废”凭证的形式存在，再执行“财务会计——总账——凭证——填制凭证”命令，对凭证执行“整理”命令即可彻底删除。

（三）系统结账顺序。总账管理系统要进行结账，其他子系统必须要先结账。所以，应收款管理系统要先进行月末结账，总账系统才可以进行结账。否则，总账结账时，月度工作报告中“其他系统结账状态”项目会显示“应收款管理系统：本月未结账”的提示信息，出现“××××年××月未通过工作检查，不可以结账！”的错误提示。启用销售管理系统后，销售管理系统要先进行月末结账，应收款管理系统才能进行结账，否则，应收款管理月末结账时，会出现“销售系统未结账，应收不能结账”的错误提示。

三、应收款管理系统操作存在的问题

在应收款管理系统进行操作时，经常会在核销单据、坏账准备设置、销售发票录入、预收冲应收等环节出现问题，影响会计人员的工作效率。因此，本文将对这些操作中出现的问题进行详细介绍，分析其原因，并提出相应的解决方法。

（一）核销单据不显示。进行单据核销时，收款单或应收单不显示，即收款单或应收单窗口没有任何记录，无法完成核销工作。这种问题出现的原因是系统登录日期早于应收单或收款单录入日期。例如，某单位应收单录入日期为2014年12月2日，收款单录入日期为2014年12月10日，如果系统登录日期早于2014年12月2日，进行单据核销时应收单和收款单都不会在核销窗口显示。如果系统登录日期在2014年12月2日及之后但又在2014年12月10日之前，则进行单据核销时核销窗只显示应收单，而不会显示收款单信息。如果系统登录日期在2014年12月10及之后，进行单据核销时应收单和收款单在单据核销窗口会全部显示。因此，在应收款管理系统进行核销单据处理时，为了核销单据工作能够顺利完成，一定要注意系统的登录日期。系统登录日期一定要在收款单录入日期之后，否则将无法完成单据核销工作。

（二）坏账准备初始设置有误。用户在进行坏账业务处理前发现坏账准备初始设置有误，可以直接修改。但如果当月已进行坏账发生、计提坏账等业务处理后，发现坏账准备初始设置有误，用户直接进行修改时将出现错误提示信息窗口“本年度已发生过坏账，您将不能修改参数”。这种问题的解决需要进行以下三个步骤的操作才能完成：（1）如果用户发现坏账准备初始设置有误之前，已经完成坏账处理业务的制单工作，则需要先删除生成的凭证，步骤为：执行“应收款管理——单据查询——凭证查询”命令，在“凭证查询”窗口，选中相应凭证后，执行“删除”命令。注意，用户删除凭证时不能打开凭证，打开凭证后只能查看凭证而不能删除。在应收款管理系统中删除的凭证在总账管理系统中以“作废”凭证的形式存在，执行“财务会计——总账——凭证——填制凭证”命令，进行整理凭证操作后才能彻底将凭证从整个系统中删除；（2）取消坏账处理操作。步骤为：执行“应收款管理——其他处理——取消操作”命令，在“取消操作条件”窗口，选择“坏账处理”的操作类型，打开 “取消操作”窗口单击“全选”后，单击“OK确认”按钮；（3）执行“应收款管理——设置——初始设置——坏账准备设置”，即可对坏账准备初始设置进行修改。endprint

（三）销售发票录入时，无可选销售类型。应收单据（单据名称：销售發票）录入时，双击销售类型参照按钮，无销售类型可选，销售发票无法保存。解决方法：执行“应收款管理——应收单据处理——应收单据录入”命令，进入“销售普通发票”或“销售专用发票”窗口，单击“增加”按钮后，双击销售类型参照按钮，执行编辑——增加功能后，双击出库类别参照按钮，在收发类别档案基本参照窗口中，先编辑收发类别，再进行销售类型的增加，最终完成销售发票的录入。启用销售管理系统后，在基础设置——基础档案——业务中，能进行收发类别和销售类型的设置。但这时销售发票是在销售管理系统中录入并审核，所以上述现象只存在于没有使用销售管理系统的情况。

（四）预收冲应收的制单处理。应收款管理系统进行预收冲应收转账业务后，执行“财务会计——应收款管理——制单处理”命令，在“制单查询”窗口选择转账制单，然后在“应收制单”窗口选中“预收冲应收”单据进行制单处理，系统出现“有效凭证分录数为0，不能生成凭证”的错误信息提示窗口。出现这种问题的原因是：执行“应收款管理——收款单据处理——收款单据录入”命令，填制预收款的收款单时，将款项类型选成了“应收款”，而正确的款型类型应该是“预收款”。

解决方法：（1）先取消预收冲应收操作。步骤为：执行“应收款管理——其他处理——取消操作”命令，在“取消操作条件”窗口选择“预收冲应收”操作类型，在“取消操作“窗口选中相应单据后单击”OK确认“按钮；（2）修改收款单。执行“应收款管理——收款单据处理——收款单据录入”命令，找到要修改的收款单据，单击“弃审”和“修改”，将收款单的款项类型改为“预收款”后再进行审核。但如果之前录入收款单时已生成凭证，应将生成凭证先删除后才能进行修改；（3）重新进行预收冲应收的转账业务和制单业务处理。

四、结语

综上所述，应收款管理系统作为用友ERP软件中的一个模块存在，对企业应收款的管理当然起着非常重要的作用，并且应收款管理系统与总账系统、应付款管理系统和销售管理系统等模块都有着非常重要的联系，所以应收款管理系统操作中存在的问题不容忽视。会计人员不仅要熟悉应收款管理系统各项操作流程及前后关联性，还要能够对操作中出现问题及时找出原因解决，并加以归纳和总结，才能充分发挥应收款管理系统的优势，更好地进行ERP的操作为企业服务。endprint