企业档案管理发展的信息化之路

2021-11-22国网浙江杭州市萧山区供电有限公司谭小倩

办公室业务 2021年12期

文/国网浙江杭州市萧山区供电有限公司谭小倩

在信息化高速发展的时代，将网络技术充分运用在企业的发展过程中是社会发展的必然趋势，档案管理工作对于企业的发展有着十分重要的影响，做好档案管理工作，不仅能够保证企业稳定发展，还能让企业更好地适应当前快速变化的时代背景。企业在未来的发展过程中必须将更多的时间和注意力放在档案管理的信息化建设上，对原有的档案管理理念进行转变，充分意识到对档案管理进行信息化转变的重要性。采取多样化的措施不断加快企业档案信息化建设，通过这样的方式推动企业管理迈向全新的阶段。

一、企业档案管理信息化的重要性

之所以一直强调要对企业档案管理进行信息化建设，主要是因为加快信息化建设具有许多积极意义。信息化管理对于一个企业的发展有着深远的影响，企业想要得到可持续性的发展，必须以先进的网络信息技术为依托，真正实现档案管理信息化建设，对于档案管理的模式进行优化，使得管理工作变得更加规范，从根本上打破原有档案管理模式存在的弊端。

（一）提高工作效率。企业在进行档案管理信息化建设的过程中，具有许多积极意义，其中最重要的一个意义就是能够有效提高工作效率。信息化建设完成以后，可以让档案管理工作人员随时对所需的档案信息进行调取，可以高效完成归档处理工作，整个档案管理工作可以实时进行更新。进行信息化建设以后，可以让工作人员更加快速地对档案内部的相关信息进行搜索，工作人员的工作大量减少，同时还能有效提高档案管理工作的质量和效率。

（二）保持了档案原貌。企业档案信息化建设，能够有效保留档案最原始的面貌，管理人员只需要通过扫描仪和数码相机等先进的设备对原文件进行扫描，就能直接将原文档的数据信息存入管理软件中，通过这样的方式能够在不改变档案原貌的基础上，高效对档案信息进行管理，通过这样的方式不会再出现档案信息丢失和不全的情况。

（三）便于检索与查询。企业的档案管理工作相较于其他工作较为繁杂，在管理的过程中需要对大量的数据信息进行整理和分类，这在一定程度上加大了管理人员的工作难度。在传统的管理过程中，由于没有先进的技术作为支持，导致整个检索和查询工作变得非常困难，但是进行信息化建设以后则能更方便地进行检索和查询。档案管理信息化建设可以提供模糊检索和高级检索等功能，这些功能能够有效提高档案管理工作的效率和质量，通过借助网络可以设置专用的通道，这样能够有效实现远程查询档案信息的目标，能够有效克服传统档案管理模式受时间和空间的限制，这样能够将档案的作用更好地发挥出来，同时整个管理工作也会变得更加高效。

（四）分级管理，利于保密。企业在进行档案管理信息化建设后，有各种先进的设备会被应用在档案管理中，其中最为常见的包括扫描仪、数码照相机等设备。这些先进设备的利用能够有效实现分级管理，在利用扫描仪的过程中可以将文档瞬间转移到相应的系统中，可以第一时间对文档的内容进行查看，通过分级管理的方式能够更好地对档案进行保密。分级管理的模式设置了相应的查阅权限，这样能够对一些机密档案进行高效管理，防止档案在查阅的过程中出现遗失和泄露的情况。相关工作人员在对档案进行查阅时，还会进行相应的行为记录，这能更好地对档案进行安全管理。

二、企业档案管理信息化的内容形式

从当前的实际发展情况看，企业档案管理信息化建设实际上是一个转化的过程。传统的发展过程中，企业所采用的档案管理模式都以档案实体保管为主，但是在新时代背景下，逐渐朝着数字化方式为社会提供服务的方向转变。企业档案管理信息化在建设过程中，具体的内容形式体现在四个方面：第一，是档案信息化和网络化建设。档案信息化和网络化建设可以说是企业档案管理信息化建设最为重要的一个组成部分，通过数字化和网络化的转变能够更加高效地对档案信息进行管理，避免档案信息出现丢失和被篡改的情况。第二，体现在档案信息的接收、传递、储存和利用一体化上，在传统的档案管理过程中，接收、传递、储存以及利用不能在同一时间内完成，但是在信息化建设完成以后能实现一体化。第三，体现在档案信息的高度共享上，在信息化的基础上，档案内部的各项信息都会共享在网络上，有权限的管理人员可以随时随地对其进行调取和利用。第四，体现在对档案的管理模式进行全面变革，原有实体化的档案将不复存在，所有的档案都会变成数字化档案。今后的档案会被分为数据型、信息型、知识型等多个不同的类型，每一种类型的档案会被应用在不同的系统中，档案呈现出的应用价值能够得到提高。

三、企业档案管理发展信息化建设的措施

（一）改善软、硬件设施。企业在进行档案管理信息化建设的过程中，需要从多方面入手，信息化建设并不是一件简单的工作，必须充分考虑多方面的影响因素，这样才能取得良好的建设成果。想要不断提高企业档案管理信息化建设的速度，必须有相应的软硬件作为支持。企业在发展的过程中，可以专门成立一个研发部门，该部门主要是对一些专用的软件设备进行研发。除此之外，还要加大经济投入力度构建相应的硬件设备。从当前的实际发展情况来看，企业在进行档案管理信息化建设的过程中，所需要的软件和硬件设备主要包括：计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，例如宽带网、通信子网、内部局域网以及一些配套的路由器，存储设备以及服务器等等。

（二）加大信息化基础设施的投入力度。企业在发展过程中必须充分意识到档案管理信息化建设的重要性，并且组建一个专门的项目，对其投入充足的发展资金，将档案管理信息化建设放在企业发展的重要位置，加大基础设施的投入力度，使得档案管理的设备能够符合实际发展需求，定期对设备进行维修和保养，对于一些使用年限较长的设备要进行及时更换，积极引进先进的设备，这样才能为档案管理信息化建设提供基础支持。企业在发展过程中要从内部档案管理的实际情况入手，根据企业的实际发展情况建立科学合理的管理系统，这样才能保证后续各项工作的顺利开展，避免随意盲目地进行信息化建设，影响企业的正常发展。

（三）培养档案管理信息化人才。企业在发展过程中要积极引进档案信息化管理方面的专业人才，对于原有的人才结构进行优化，将信息化管理人才作为基础，定期对管理人员进行系统性培训，不断完善管理人员的知识架构，提高管理人员的工作积极性，让管理人员将自身的能力全面发挥出来。除此之外，企业还需要做好相应的宣传工作，通过高效的宣传能够有效提高人们对于档案管理信息化建设的重视程度，使得信息化建设能够深入人心，通过这样的方式能够更好地对理念进行转变，从而使多档案管理信息化建设更好地适应社会的发展要求。

（四）提高档案管理的水平。企业想要推动档案管理信息化建设，必须不断提高档案管理水平，使得企业的档案管理工作能够真正符合时代发展的需求，从设备、技术以及人员等多方面进行改革，这样才能有效打破传统纸质档案管理模式存在的一些弊端。传统的企业档案管理模式对于技术没有太高的要求，需要工作人员根据相关规定采取相应的管理措施对档案进行管理。但是在档案管理信息化背景下，对于各项技术都有较高的要求。必须顺应计算机技术、网络技术以及多种技术发展的趋势，这样才能更好地完成企业档案管理信息化建设。企业在发展过程中需要对人力资源进行科学有效的管理，按照信息化管理的要求构建先进的设备，积极学习先进的技术，对于档案管理部门的工作人员进行重新调整和组织，充分发挥人力资源的积极作用，企业档案管理部门要紧随时代发展的脚步，积极学习国外先进的档案管理技术，结合企业的实际进行更加高效的档案管理信息化建设。

（五）培养高素质档案管理人才。目前我国企业档案管理信息化建设速度之所以缓慢，主要是由于缺乏高素质的档案管理人才。档案管理人才对于信息化建设发展有着十分重要的作用。在基层档案管理信息化建设的过程中，不仅需要专业技术方面的人才，还需要计算机软件以及硬件方面的人才，管理人员需要对自身的素质进行不断提高，积极学习先进的经验和理念。企业档案管理部门在信息化建设的过程中，要组建一支高素质的档案管理团队。团队中的工作人员要具备较高的档案业务素质，同时还要具备较强的综合分析能力，能够熟练使用各种计算机操作系统，可以积极应用先进的计算机技术完成档案管理工作。