新时代加强高校二级学院办公室工作管理与建设的思考

2021-11-22西安邮电大学现代邮政学院李莹梁硕

办公室业务 2021年7期

文/西安邮电大学现代邮政学院李莹梁硕

新时代，在政府机构、企事业单位“放管服”改革深入发展的影响下，国内高校教学管理制度改革在持续推进，高校“简政放权”也在走深走实。校级管理权力下放，已逐渐由原来的学校为主、学院为辅的管理模式，转变为学校、学院两级分层负责管理、学院自主管理为主的模式。而学院办公室作为二级学院的行政中枢，承担着上传下达、联络左右、协调院内外、服务师生的重要角色，是协助学院领导推进党务建设，开展行政管理，推进教学科研、学生管理等各项工作平稳有序、高效运行的重要部门。因此，加强高校二级学院办公室管理与建设，对提升办公室工作效率和服务质量，促进学院各项事业高质量发展具有重要的现实意义。

一、高校二级学院办公室工作的主要特点

（一）综合性。学院办公室不仅要传达、贯彻学校的各项方针政策、规章制度，完成校党政办以及各职能部门的要求和任务，还涉及学院党政工作的方方面面。例如，起草、下发文件，通知、组织会议，接待来信来访等日常党政工作；负责人才引进、教师培训、职称晋升等人事管理工作；做好财务预算及日常使用等财务管理工作；负责工会福利发放以及学院资产管理等，甚至还要负责学院其他没有人手去做、归因不明或者临时性事务，因此办公室工作相当琐碎、庞杂。此外，由于学院办公室受学校和学院领导直接指导，工作还具有标准要求高、时效性强、突发性和保密性等特点。这就要求办公室人员具备大局意识、保密意识，在处理工作中繁杂的事物时能分清轻重缓急。

（二）协调性。学院办公室是学院对外对内的重要窗口，对外联系政府业务部门和校企合作单位，对内联系校党政办、众多职能部门以及学院内部下属单位。因此，学院办公室人员不仅要与校党政办、各职能部门建立良好的沟通关系，还要服从学院领导安排，协调各系部、老师以及学生之间的关系。由于不同的服务对象拥有各自的立场，对待某些问题时很容易产生分歧。因此，这就要求办公室人员具备较强的沟通能力和协调能力，以减少学院内部冲突和运行障碍。

（三）服务性。学院办公室工作具有非常明显的服务性。首先，为学院领导服务。办公室人员要及时跟进学院领导交办的各项任务，协助领导完成日常的党务建设和行政管理工作，同时为学院的教学、科研、学生管理等工作提供支撑服务。其次，为校党政办以及各职能部门服务。办公室人员要及时传达、安排和落实校党政办以及各职能部门下达的指示和任务，并对整体情况、完成进度及时汇报、反馈、总结。再次，为学院师生服务。“三服务”是做好办公室一切工作的指导思想。这就要求办公室人员具备较强的服务意识。

二、高校二级学院办公室工作管理存在的问题

（一）制度化、标准化水平低，岗位职责模糊、管理混乱。高校二级学院办公室工作点多、线长、面广，工作繁杂、琐碎、细致但又事关学院建设的方方面面。但国内高校一直以来都是“重科研教学，轻行政管理”。日常工作中，凭经验、靠习惯做事，办文办会标准低、随意性大，各类管理无章可依、无据可循等问题突出。在建章立制上任重道远，严重影响办公室工作效率和质量。另外，各部门职能分工不明确，办公室成为大部分扯皮、推诿工作的接收站，办公室工作人员成为大家眼中的“救火队员”和“万金油”，从而造成管理混乱、工作忙乱。

（二）人员业务能力不高，工作水平待提高。随着高校办学规模的不断扩张，政产学研融合发展的需求不断深入，高校二级学院办公室除了承担传统参谋助手、服务保障等职能外，还承担各种专项工作委员会、工作领导小组的办公室职能。受工作性质影响，二级学院办公室工作人员大部分是专任教师、辅导员、实验室教辅人员转岗，或其他业务部门临时抽调而来的人员。多为半路出家，缺乏行政管理专业方面知识，或者有一定工作经验但没经过办公室任职岗前培训，因此导致办公室人员一人多岗，一岗多责，组织管理、沟通协调、公文写作、待人接物等方面能力不足，队伍业务素质整体不高与办公室工作要求还有不小差距。

（三）工作动力不足，员工工作积极性不高。高校“重科研教学，轻行政管理”直接体现的是学校对教职工队伍建设的政策扶持、资金投入、晋升提拔、进修培训多向科研教学岗位倾斜。办公室本身的工作属性是辅助性、服务性，工作人员获得的各类机会少之又少，晋升渠道窄、发展空间受限。办公室工作人员工作繁杂、琐碎，偏基础型，工作成绩一般是附着于学院整体成绩，个人业绩不容易体现，但高校对教职工的认定大多以科研项目、论文发表为依据。因此，办公室工作人员工作积极性不高、动力不足，很难在自己的岗位上找到成就感。

（四）工作方式方法传统，信息化、自动化水平低。新时代背景下，随着信息技术的高速发展和融合应用，以及互联网逐渐融入社会发展的方方面面，信息的传递和处理突破了时间和空间的限制，这不仅极大改变了人们的生活方式，促进了经济社会发展，也深刻影响着高校的管理模式。而在高校办公室实际工作中，远远没有享受到信息技术发展带来的红利，大部分还停留在传统的纸质手签工作方式上，已经远远落后于其他企事业单位。

三、加强高校二级学院办公室管理与建设的思考

(一)完善规章制度，明晰岗位职责，提高工作标准。一套规范、切实可行的工作规章制度和明晰的岗位职责是提高办公室人员工作执行效率的重要保障。首先，在工作实践中不断完善规章制度，详细制定公文运转、档案管理、新闻宣传、会议管理、工会工作等具体业务规范，坚持按照制度管人、管事、管财和管物。其次，明确办公室人员的工作岗位职责，建立行之有效的评价考核指标体系，具体可参照政府机关、企事业单位，在德、能、勤、绩、廉等方面进行民主测评及绩效考核，确保“责权利”相统一，提高人员的执行效率。

（二）重视队伍建设，加强职业培训，提升人员业务素质。目前二级学院办公室的人员配备通常是2～3个，由新进教师轮流兼职担任。办公室人员配备不足，加之流动性大，导致很多工作连续性差，处理得不及时、不细致、不严谨，严重影响工作效率和工作质量。首先，各级领导要充分认识到学院办公室的重要性。从选人、用人、培养人等多维度给予办公室工作进一步的重视与认可。其次，加强办公室人员的职业培训和继续教育。学校应有计划、有组织地开展日常培训和专题培训，例如公文写作、新闻宣传、人际交往等。再次，办公室人员要树立终身主动学习的理念，不断学习新知识，总结工作经验，提升自身的理论水平和业务能力。

（三）增强服务意识，完善激励机制，提高服务水平。从某种意义上说，办公室工作的本质就是服务。办公室人员要增强服务意识，爱岗敬业、乐于奉献。同时，加强平时考核，把平时工作表现与年底绩效和奖金、职称评审、职务晋级、荣誉表彰等切身利益联系起来，激发办公室人员的竞争意识，充分调动办公室人员工作的积极性和创造性，从而更好地促进办公室工作人员做好本职工作，提高办公室工作管理水平。

（四）推进信息化建设，改变工作方法，提高工作效率。办公室信息化建设，要以校园网络平台为基础，利用现代前沿信息技术将各项工作的内容、程序、方法、标准等要素集中在一个总的数字网络空间下，发挥大数据作用，提高办公室工作人员的工作效率和管理水平。首先，完善基础设施，引入办公自动化系统，实现无纸化办公，推动各类业务的申请、审核、签批手续实现电子化、网络化。其次，应建立综合数据运行系统，便于查询、传输、统计、分析各类基础数据，并赋予办公室工作人员应用权限，实现信息资源共享。再次，利用好线上协同工具，包括TEAMS、石墨文档等共享文档编辑、传输软件与服务；微信、QQ、email等实时沟通与管理软件，yy、腾讯会议等视频会议软件，将时间、地域的不利影响降到最低。