加强医院办公室管理工作的有效策略

2021-11-22佛山市顺德区伍仲珮纪念医院胡贵先王小凤庄哲

办公室业务 2021年7期

文/佛山市顺德区伍仲珮纪念医院胡贵先王小凤庄哲

近年来，在我国社会主义市场经济快速发展的背景下，广大群众物质生活水平不断提升。为了集中解决广大群众看病难题，必须注重优化现有的医疗卫生服务体系。在医院发展中要明晰公共服务体系要求，做好各项管理活动，突出办公室管理职能，促使医院高效稳定运转。医院办公室是医院重要职能部门，其自身服务性、综合性突出，在医院管理中具有良好的协调、枢纽作用。所以，为了促进医院在各项工作开展中可持续发展，要注重高效化开展各项活动，实现新时期医院全面发展。

一、当前医院办公室工作主要特征概述

从医院办公室职能定位来看，其长期发展中主要具备的特征是政策性、综合性、服务性以及被动性。政策：办公室属于行政职能部门，主要是有效协同配合医院阶层管理活动，有效统筹医院长期以及短期发展计划、发展目标，有效掌握政府部门拟定的各项政策以及法规，能为医院长远发展提供明确的发展方向；综合性：由于当前我国各个地区医院发展规模在逐步扩大，医院建设发展中内部科室数量逐步增多，医院内部办公室与各个科室在沟通中涉及工作的内容以及范围相对广泛，所以目前医院办公室在沟通阶段要注重分析不同科室职能定位、重难点问题、医疗范围等，突出办公室多项职能；服务性：医院办公室职能定位相对较多，如对不同指令与计划上传下达，实现公文稳定流转、信息公开。另外，要注重实现医院内部不同科室之间协调交流，保障医院管理层多项决策能有效落实。之后要及时对医院医务人员各项意见与发展需求集中收集，便于向上级管理部门集中反馈；被动性：医院办公室在日常事务处理中，会依照管理层各项发展决策、管理指令开展多项活动，起到上传下达的桥梁作用，所以办公室在工作开展中存有较大的被动性。

二、现阶段加强医院办公室管理工作的重要作用分析

（一）桥梁作用。医院办公室各项工作开展中要注重对各项决策积极落实，严格遵循上级领导部门多项指示，对各项任务执行以及具体落实展开有效规划与设计，将实施主体转为医院办公室。办公室了解领导各项任务要求之后，要对现有人力资源、物力资源等进行集中分配，保障相关人员能高效完成各项任务。因此，医院办公室在长期发展中，在多项任务执行中处于重要的桥梁作用。此外，医院办公室桥梁作用还体现在收集、整合各个部门意见任务基础上，对医院多项任务执行提供参考，保障办公室管理活动成效全面提升。

（二）协调作用。在医院长期运行发展中，医院办公室工作具有良好的协调作用，保障医院各项决策拟定、任务执行较为规范，促使多项活动流程有效落实。办公室在各项任务基础上展开有效规划，将多项执行任务与医院各个部门及科室进行有效对接。其中医院内部不同部门发展权责存有差异，在各项任务执行中会出现诸多矛盾问题。当各项矛盾问题逐步扩大，将会对多项任务全面落实产生较大的负面影响，还会影响管理部门运行，所以办公室要发挥协调作用，保障不同部门之间有效沟通与配合。此外，医院长期发展中会出现诸多医患矛盾以及纠纷问题，医院办公室在稳定运行中能对此进行有效协调，要定期对广大患者以及内部职工各项意见与建议集中收集与整理，全面提升医院整体服务成效，有效处理医患纠纷问题。

（三）参谋作用。办公室工作直接领导是上级领导部门，因此，在日常工作中医院办公室要完成上级领导部门各项部署工作。办公室需要做好各项资料集中收集与整理，能基于任务发展要求拟定多项措施。办公室管理人员要对各项发展方案进行有效分析，拟定任务执行措施。办公室在各项任务执行中，要拟定任务实践规划，突出决策参谋作用，保障多项任务高效化执行。办公室要定期组织开展各类研究讨论会，实现多部门强化合作，集中整合基层医护人员各项意见，定期开展领导讨论会，强化不同层级交流与合作，建立稳定和谐的内部发展关系，促使医院内部能稳定协调发展，为医院长远建设发展提供有效动力。

三、加强医院办公室管理工作的有效策略实践探析

（一）实现人员科学化、人性化管理。在新阶段医院人员管理中，要注重做好各项操作。首先是全面实施医院人性化管理，提高医院医疗、科学、科研职工意见与建议重视度，积极鼓励每位职工提出管理问题，为医院长远稳定发展提出意见与建议，积极营造良好的工作环境，保障办公室管理活动高效开展。此外，基于情感管理方式展开各项工作，要求相关医护人员能全面提升个人职业道德、专业技能、专业知识，促使医院相关管理人员做好情感管理活动，强化认同感与归属感。另外，需提高对医院办公室成员全面发展的关注度。从管理者层面为各成员今后规划发展拟定明确的目标以及发展路线，全面扩大学习以及培训力度，提升人员专业操作能力。医院办公室多项工作开展中复杂程度较高，诸多行政工作与医疗活动开展中存有较大联系，加上当前多项信息更新速度较快，因此要注重引入以及培育更多优秀人才。这样能有效补充更多优秀的人才资源，构建高素质、高水平以及高技能的办公室人才队伍。

（二）建立完善规章制度以及多项流程。为了保障医院办公室管理活动整体效率全面提升，要对医院多项规章制度以及工作流程集中优化。在建立健全规章制度方面，要和医院发展现状以及管理情况有效结合。首先要保障各项规章流程的拟定具有操作性，在医院内部具有较高的发展可行性。此外，要基于各项规章制度对医院办公室人员各项职责有效划分，促使办公室多项工作更为稳定，强化办公室管理工作成效。最后，要实现人性化管理，对医院广大职员多项意见集中采纳，引导职工指出医院管理中存在的问题，研究针对性解决措施，建立良好的工作环境，只有这样，才能为医院办公室管理活动高效化开展奠定基础。

（三）实施精细化管理，注重目标管理。精细化管理就是在全面降低管理成本基础上强化管理效率，在全面落实精细化管理中，要做好以下工作：首先要将以人为本的管理理念全面落到实处，医院办公室管理人员要注重严格遵循“以人为本”的基本服务理念，在各个部门与科室协调发展充分尊重其利益。还要集中展示差异化特征，对不同科室部门发展特征集中整合，拟订完善的管理措施以及管理制度。之后在细致化管理中，要发挥人力资源管理部门作用，与员工发展特色有效对应，对不同岗位职责有效定位，这样能实现多项资源优化配置。之后将多项抽象化发展目标以及发展决策有效地转化为具体工作要求，这样才能有效实现量化发展目标。最后在精细化管理中，要做好制度化建设、信息化管理以及科学化分工。在管理中积极总结，实现文化传承以及文化创新发展，实现医院办公室持续稳定发展。

医院办公室要注重实现目标管理，基于目标管理进行创新。首先要保障管理目标的科学性，在办公室管理中设定科学化管理目标，要将个体参与总体发展目标均衡展示。在目标落实中，树立目标导向，严格管控授权尺度。在目标评估以及监督中，要注重基于规定要求拟定监督目标，做好规范化考核。拟订完善的激励机制，确保奖罚分明。将考核结果与个人薪酬、奖金、晋升紧密连接，这样才能全面提升职工工作的积极性。办公室管理中，还要突出信息化发展作用，投入充足的软件与硬件设施，提高数据网络监管的安全性。应用OA系统革新文件传输方式，以更为科学的方式管理相应场所。还要将信息化管理平台有效延伸到医院医疗管理、党务管理、后勤管理中，基于大数据应用提升多项决策的科学性。