新形势下提升办公室工作效能的路径探索

2021-11-22中国地质大学武汉公共管理学院魏曦光

办公室业务 2021年7期

文/中国地质大学（武汉）公共管理学院魏曦光

在任何单位，办公室都有着十分重要的作用，在高校是联系内外、协调左右的重要部门，负责部门之间信息的传递，对高校的决策具有辅助作用。办公室是一个承上启下的部门，既是高校基层体系的关键组成部分，又是高校基层的直接管理部门。因此，如何更好地发挥办公室职能，提升整体工作效能，为高校的管理和改革提供支持，是目前各大高校必须面对并且亟待解决的问题。

一、高校办公室工作效能的内涵

办公室在高校承担着联系上下、协调内外、平衡左右的重要职能。一般而言，高校办公室的特征主要体现在工作量大、工作繁杂、时间性强、突发事件多、人员素质参差不齐等方面。办公室是高校的中枢部门，办公室的工作效能主要是指统筹安排各部门的人力、物力、财力以及信息资源的能力，组织开展各项工作以及履行各项职责的效率等，这些都可以反映出办公室的整体管理水平和综合协调能力。同时，高校办公室的工作效能受多方面因素影响，主要包括：制度因素、人员因素、作风因素、信息技术因素等方面。

二、新形势下提升办公室工作效能的路径

在明确办公室工作效能基本内涵的前提下，从影响办公室工作效能的因素出发，下文针对如何完善管理规章制度、优化人员结构、加强作风建设以及提升办公自动化水平等方面提出建议。具体如下：

（一）建立健全的办公室各项规章制度。完善的办公室规章制度是提高办公室工作效能的前提和保障。目前，部分高校办公室虽然推出了一些条款规定，但系统性并不强，还没有形成完整的体系。时代在发展，高校的规模也在不断地壮大，很多条款已经无法满足高校发展的需求，必须进行及时删减或者修改补充，从而形成更加完整的科学制度体系。“无规矩，不成方圆”，为了提升高校办公室处理各类事物的效能，高校应根据自身发展情况，制定出科学合理、切实可行的办公室管理制度。具体如下：

第一，明确各个岗位工作人员的职责和任务，确保每个环节都有相应的负责人员。办公室从自身的管理内容和职能任务出发，将规章制度的内容细化到各项业务的办理过程中去。

第二，注意条款与条款之间呼应衔接，环环相扣，相互补充。相关工作人员制定规章制度时，要注意条款与条款之间呼应衔接，环环相扣，相互补充，不仅要考虑办公室工作的实际状况以及日常工作中所涉及的工作内容，还要把办公室规章制度作为高校规章制度下的一个子制度体系来看待，在内容上也要注重与其他子制度之间的衔接，这对于提高办公室工作效能大有裨益。

第三，适应新时代新形势，适当删减和补充办公室管理制度。规章制度一旦形成就不能随意改动，但如果一味地沿用前人的制度很可能会导致高校办公室工作的滞后，不能适应时代形势发展。因此，各高校应根据事业发展的需求，适时地删减、补充和调整办公室规章制度。

第四，突出以人为本的理念。在管理的过程中，高校还应该秉持以人为本的理念，管理制度的制定要考虑到每位员工的实际情况，保证让员工能全身心地投入工作。在这样的工作环境中，才能更好地激发员工的积极性和创造力。

总之，办公室的工作烦琐复杂、涉及面广，工作量大，任务重，只有从实际出发，不断完善各项规章制度，办公室人员在解决问题时才能有所依据，化繁为简，提升效率。但需要注意的是，规章制度一经推出，在短时间内是不能随便进行更改的。因此，每一项条款都要经过深思熟虑之后，才能列入其中。完善科学的办公室规章制度既要约束办公室人员的行为，又不能妨碍办公室履行职能，实施制度。除此之外，管理制度的有效落实需要一个公平公正、公开合理的环境。只有这样才能够有效地约束个人行为，提高工作效率。

（二）优化办公室人员结构，全面提升人员整体素质。管理人员整体素质的高低直接影响着高校事业在发展中能否取得良好的成效。为了有效提升高等院校办公室工作效能，必须优化办公室人员结构，全面提升管理人员整体素质。具体如下：

第一，按照年龄、学历、性别、职称等安排工作人员，再根据岗位需求，合理安排岗位，实行专人专岗。根据人员的流动情况以及工作能力定期进行人员的调动或者补充，加强工作人员的思想政治教育，全面提高岗位人员的职业道德水平。办公室的工作繁忙杂乱，经常被人们误认为是在打杂，所以，办公室工作人员一定要具备幕后精神和较高的政治思想觉悟，愿意为高校事业的发展奉献自己的一份力量。

第二，注重各个岗位人员的默契配合和协调工作。高校虽然对办公室各岗位人员的工作职能进行了明确的划分，但由于工作内容的烦琐复杂，一项工作的完成通常需要两个或者更多的岗位共同负责，通力合作才能完成。由此看来，办公室要想提高工作效率，内部人员除了要各司其职，熟练掌握自身业务之外，还要紧紧地拧成一股绳，协同合作。问责制是办公室工作中经常采用的有效方法，办公室负责人员必须对办公人员提出的各种问题知无不答，言无不尽，努力帮助办公人员完成任务，充分发挥办公室的协调辅助作用。

第三，定期为工作人员安排培训，不断提升工作人员的整体素质和综合业务水平，高校办公室的工作效能实际上就是工作人员综合能力的外在表现。因此，办公室工作人员必须不断提高业务能力和思想政治觉悟。办公室的工作内容虽然烦琐复杂，看上去无关紧要，实际上关系着整个高校的发展。鉴于此，高校应定期为工作人员安排培训，不断提升工作人员的整体素质和综合业务水平；邀请专家到校开展讲座，向工作人员讲授科学的管理办法。除此之外，各大高校之间也可以组织办公室人员交流学习管理经验，加强彼此的联系。

（三）加强办公室人员的作风建设，提高工作人员思想政治意识。要想提高高校办公室工作的效率就必须要加强办公室工作人员的作风建设，提高思想政治意识。高校领导阶层应和办公室同心协力，为高校的教学工作、科研工作以及各部门员工提供服务。服务意识提高了，办公室作风建设中遇到的困难也就迎刃而解。同时办公室人员在日常工作中应该始终秉承严肃认真、雷厉风行的态度，为人真诚热情、实事求是、脚踏实地，遇事积极解决，不推脱责任，从实际出发，积极处理教师学生提交上来的每一个问题，为高校的科研工作、教育工作的顺利开展扫清障碍，全方位提高工作效能，为高校的发展尽自己的一份力。

（四）充分利用现代信息技术，提升高等院校办公室信息化水平。熟练掌握互联网技术有利于提高办公室的工作效率。以网络媒体为依托的自动化办公体系，可以有效整合各种资源，简化办公室工作的流程，加强与各部门之间的联系，提高工作效率，减少工作成本。当今数字化校园迅速普及，办公室更应该利用这一优势，加强信息化管理。具体如下：

第一，完善自动化办公体系，提高办公自动化水平。办公自动化系统主要包括文件管理、事务办理日程、监察监督、通信方式、辅助决策、交流探讨等内容。

第二，充分利用信息时代带来的大数据技术、安全认证技术，以确保相关信息的保密性、完整性和安全性。整合办公室自动化系统与教务系统、人事管理系统、学工系统，在允许的范围内，实现各部门之间信息的无障碍交流，建立自动化的工作体系，这样既能够保障各个部门重要信息的私密性，又能够降低成本，减少办公室工作的负担，提高工作效率。

第三，及时引进新的媒体技术，打破传统工作方式的限制，提高工作效率。办公室可以借助网站、微博、微信、公众号等平台收集和传播信息，实现与各部门之间或者本部门员工之间的快速交流，加快工作完成的速度。