以专项审核助推高校干部人事档案管理工作

文/浙大宁波理工学院档案馆 徐洁

干部人事档案在高校教职工职称晋升、干部选拔任用、退休审批等环节中起着十分重要的作用。然而，在实际工作中，却因为各种主客观因素，高校干部人事档案管理工作存在不同程度的问题，有待改进。各高校的干部人事档案工作需要一次全面检查，全国干部人事档案专项审核为查找这些问题提供了难得的契机。

一、专项审核中发现的问题

本次干部人事档案专项审核是以干部的年龄、工龄、党龄与学习经历、工作经历以及干部身份为审核重点，因而审核中发现的问题主要表现以下两 方面：

（一）“三龄”信息不一致。其一是工龄记载时间不统一，表现为干部个人档案材料中由不同单位认定的参加工作时间或者由同一单位不同部门填写的材料中参加工作时间有出入。比如同一高校，人事处填写的工资变动审批表与组织部填写的干部任免审批表里的参加工作时间不一致。其二是入党时间记载不一致，表现为干部个人所填写的入党时间与实际组织认定的时间（支部大会通过其为预备党员的时间）不统一。其三是出生时间记载不同，表现为个人档案中最早形成的材料（通常为入团志愿书）里所填写的出生日期与其他材料中所填写的出生日期不一致，而这个时间差基本集中在一到两个月之间。

（二）“两历与身份”材料不齐全。以笔者所在高校为例，本次专项审核中缺少此类材料的占了总数的90.4%，而学历学位材料缺失是“两历”材料不齐全的首要问题。其中缺少学历学位证书复印件的最多，同时还有相当多的干部同时缺少报考登记表、学位授予材料等其他材料。除此之外，在干部工作经历和干部身份认定上，也同样存在着材料不全的问题。转正定级材料缺失、历年考核表或工资变动审批表不连续、本校产生的干部履历表及聘用合同归档滞后问题较为普遍。

除了查找出上述两方面主要问题外，还有一些不属于本次专项审核重点但又确实存在的问题也显露出来。诸如部分材料无公章或分类不合理、零星材料张冠李戴或材料内容出现录入错误、重新建档等。归纳起来，即档案材料内容及整理不规范。

二、造成以上问题的原因

（一）各利益相关者对待干部人事档案严肃性不够。干部人事档案工作是一项严肃性很高的工作，而眼下各高校的干部人事档案利益相关者普遍更倾向于关注档案材料的完整性和规范性，相对忽略了材料内容的准确性和真实性。首先，普通教职工只求个人有需要的时候档案管理部门能提供相应材料解决问题即可，而在填写相关材料内容时比较随意。比如在填写出生日期时阴阳历随便填、在填写入党时间时没有向组织确认，仅凭借自己的印象填写。其次，档案材料形成部门收到材料后对教职工个人所填写的内容没有审核就直接把材料交给档案管理部门，档案管理部门又直接归入干部个人档案。这是导致“三龄”信息前后不一致的重要因素。

（二）干部人事档案制度执行力不够。每所高校都会制定干部人事档案工作管理办法，其中对于相关部门职责及归档要求等都有明确规定，比如档案材料形成部门分别需要在零星、批量材料产生后一定时间内移交档案管理部门。而在实际工作中，却未必真正按照制度执行。尤其在档案材料形成部门工作比较繁忙的时候，会延迟材料移交时间，未能及时移交是导致个人档案材料归档滞后的重要因素，同时也容易造成材料缺失。

（三）对干部人事档案管理部门重视度不够。随着全国上下对干部人事档案重视程度的提高，各高校分管领导对本校干部人事档案管理工作的要求越来越高。然而，干部人事档案管理部门边缘化的实际情况无法跟上这些要求。不少分管领导对本校干部人事档案的工作量、繁杂度、人员配备等实际情况知之甚少。除了安排本职工作外，还另外给专职从事干部人事档案管理的人员安排了许多部门其他工作，诸如党务工作、综合档案、护照管理等。美其名曰干部人事档案工作专职人员，实则身兼数职，分身乏术。如部分高校干部人事档案管理工作仅配备1名工作人员，那更是雪上加霜。长久以往的结果无非两种：人事档案归档材料严重积压或者只图速度不求细致，从而导致张冠李戴现象频出。逐步提高的要求与得不到改善的工作量，导致了工作成绩始终无法令领导满意。此外，对专职档案管理人员缺少关注，也导致了工作人员工作热情不高。

（四）干部人事档案工作者业务学习主动性不够。不少高校从事干部人事档案的人员不是档案学专业出身，本就不具备相关专业知识，再加上学习主动性不够，从事该项工作后缺乏后续的专业培训，只是依照老档案员的整理方式和方法按部就班开展后续工作，因循守旧。如果老档案员专业不够扎实，那么随着高校规模的扩张、干部人事档案的数量随之增长，原先的不规范分类或未能改善的问题就会延续下去，导致越来越多数量的档案质量停滞不前。

三、提高干部人事档案管理工作的启示

（一）推进全员干部人事档案知识系统化学习。在这一点上，笔者建议既要把培训学习范围扩大到所有教职工，又要区别重点对象。对于普通教职工，可以建议网上自学相关政策，其重点在了解干部人事档案的重要性，从而在填写相关材料时能够秉持认真严肃的态度，在取得诸如学历学位等材料后，有主动向相关部门提交归档的意识。对于档案主要材料形成部门的人事处、组织部工作人员可以学习本校出台的干部人事档案文件，重点包括具体的归档范围、归档期限、归档流程等，保证该入人事档案的材料不错归入综合档案，并按时移交以免积压。除此之外，还应该重点学习干部人事工作相关业务知识，比如参加工作时间及干部身份如何认定、干部考察材料如何撰写等，以保证产生的材料质量合乎规范。对于干部人事档案管理部门工作人员，则需要全面学习上级规定和文件，积极参加业务培训，重点在把握如何鉴别、整理及利用材料，以确保档案整体上的规范性与科学性。

（二）加强重点部门之间有序化协作。这里的重点部门是指与干部人事档案关系最为密切、接触最为频繁的三个部门，即人事处、组织部与档案管理部门。首先，干部人事档案管理部门应在遵循《条例》以及征求组织人事部门意见的基础上拟定教职工干部人事档案接收、审核、移交等相关要求或规则，把好制度关。其次，组织人事部门应按照制度要求在收到个人档案材料后第一时间进行审核，将存在问题尤其是缺少材料的情况通知教职工本人，把好入口关并定期移交。最后，干部人事档案管理部门在收到干部人事档案材料进行整理再审后，对仍存在问题进行汇总并反馈组织人事部门，把好反馈关。如遇逾期未交材料或发现缺少入校前档案的情况，干部人事档案管理部门应主动联系组织人事部门催要材料。

（三）提高对干部人事档案管理部门的日常性关注。任何工作都离不开领导的重视与支持，档案工作亦然。作为高校一项基础性工作，分管领导应对本校干部人事档案管理部门的基本工作内容、工作量、人员配备有一定的了解，定期找工作人员了解工作进度及工作中存在的困难，设法予以解决。对于身兼数职的工作人员，应适量减轻其承担的其他工作，以确保本职工作顺利开展；对于仅凭干部人事档案管理部门一方无法顺利完成的工作，应统一规划自上而下予以推动。此外，还应当保证干部人事档案在保管、信息化方面的经费投入。

干部人事档案集中专项审核工作已完成，但干部人事档案管理工作仍在继续。笔者希望高校各部门重视该项工作，打破干部人事档案管理部门孤军奋战的局面，携手同心、通力合作，在之后的工作中把好每一份新材料的质量关，进一步推进该项工作规范化。