大数据时代档案管理的新视角和新职能研究

李 坤

（淮滨县文化广电和旅游局，河南 淮滨 464400）

1 大数据时代档案管理的新视角

无论是对于国家政府部门，还是社会企事业单位来说，大数据时代下的档案管理要求人们必须从全局视角、资产视角、应用视角以及生态视角的方向出发，转变传统档案管理思维，重新对档案管理工作进行新的定位与认知。

1.1 全局视角

传统档案管理工作中，各个单位及部门所实行的档案管理工作都是“自己管自己”的模式，这种模式虽然保证了数据档案的独立性和保密性，但欠缺了档案资源应用的全局性与系统性思考。而大数据时代下，任何部门或单位想要实现良好的运营及发展，都应该从互联互通、资源共享的角度出发，实现和谐共荣的发展目标。因此，大数据背景下的档案管理中最重要的新视角便是从全局视角出发，与各个部门进行协同治理。这就要求档案管理人员要在数据治理的整体布局中对档案资料进行管理，并将数据治理思想融入国家社会发展的整体布局，既要做到各个部门、单位之间的协作管理和应用，又要做到将自身的档案管理、数据应用与社会发展进行有效联结，进而从大局观、全局观的新视角出发体现专业化的档案管理智慧[1]。

1.2 资产视角

在传统的档案管理中，人们通常欠缺一种资产视角，看待档案管理工作时，简单地将其定义为资料的整理和归档。但在大数据时代背景下，人们需要从新的角度去定位档案管理工作，即将档案资源当作本单位最重要的无形资产去予以重视。首先，要重视档案数据资源的价值，随着市场环境的日趋紧张，数据流通速度快、信息量大的特点展露无遗，在开放共享的基础上，各单位和机构对于数据隐私和安全的问题尤为重视，需要人们以单位资产的新视角去重视和关注档案管理。其次，大数据时代的到来，已经向所有社会活动的参与者证明，若想保持自身业务发展的内驱力，则必须改变传统的将档案数据作为业务发展的副产品看待的观念，从而树立档案数据是实现行业发展、业务拓展的基础和条件的科学观念。

1.3 应用视角

大数据时代背景下的档案管理为人们提供的最有价值的视角就是应用视角。从这一视角出发来看，一切档案管理工作的开展，其最终的目标就是实际应用。这在传统档案管理中可能无法实现，因为在纸媒环境中，人们无法对大量的档案数据进行科学性分析，即使可以，也无法实现效率性与准确性。而大数据技术在档案管理中的应用，可以实现对大量数据信息的数字化归类，当部门或单位需要做出某些具体决策和部署时，就可以利用大数据技术与计算机技术对相关的数据资料进行调取，然后利用相关软件进行有效性分析，从而得出准确的数据资源，最终为人们的科学决策提供支持[2]。

1.4 生态视角

这是大数据时代档案管理的全新视角，在传统档案管理过程中绝无仅有。一方面，指的是随着大数据技术在档案管理工作当中的广泛应用，档案管理手段以及档案内容日趋丰富，相关的档案管理主体也逐渐完善，从而形成了具有动态结构特征的档案管理生态系统。数据的产生、管理、应用都将在这一生态系统中被相互平衡、相互制约。另一方面，指的是大数据技术的应用，可以为人们在工作生活中注入低碳环保的价值理念，许多传统纸媒数据档案，可以借助计算机技术予以替代，然后通过大数据技术实现归档，从而减少纸质媒介的应用，这无疑在生态环保方面做出了许多贡献。

2 大数据时代档案管理的新职能

从上述新视角思考大数据时代背景下的档案管理工作，可以进一步明确档案管理的新职能，如权责职能、存储职能、共享职能以及应用职能等等。无论何种新职能的产生，其目的都是实现新时代档案管理工作的全面科学化。

2.1 权责职能

大数据时代下的档案管理工作，虽然具有便捷性、高效性等显著的优势特点，但计算机技术基础上的大数据管理难免会存在诸多数据资源方面的缺陷，为了更加明确地对档案管理工作进行权责治理，人们需要构建完善的档案管理系统。首先，从国家层面角度出发，要进一步明确档案主管部门的权责划分，作为国家档案的主管部门不仅要协调国家发展与社会治理过程所产生的各类档案数据的共享工作，以构建良好的档案管理工作环境，还要着眼于长远发展的目标，利用大数据技术实现对各类档案资源的治理、存储和应用。为此，可以构建专业化的电子档案治理工作室，由专业技术人员从大数据档案管理的角度出发，制定专门的电子档案管理制度和政策，以确保各单位档案管理工作可以在科学的体制下进行有序推进。其次，从社会发展的角度出发，完善基层档案管理部门的职责划定。国家层次的大数据档案管理工作可指明大方向、提供大背景，但具体的档案权责工作需要基层档案管理部门来完成。因此，基层档案管理部门需要从数据产生、归档、管理、应用等实际工作的角度出发，组织和开展档案管理治理工作，发现问题及时解决。如构建数据管理委员会、吸引专业的IT人才、大数据人才、档案管理人才的加入，从而保证档案治理的科学性。

2.2 存储职能

大数据时代背景下，档案资源的存储载体发生了翻天覆地的变化。人们通过计算机技术、云存储技术等现代化手段，可以将海量的数据档案进行有效性、长期性保存，而且不占用任何公共空间。因此，现代化档案管理过程中，人们需要考虑的是针对一组数据或一套资料，应该怎样分门别类地进行归档存储，才能保证在需要的时候能够第一时间进行调取，从而实现数据档案应用的便捷性和效率性。此外，还应该考虑如何将档案进行秘密级别的归类，并应用大数据技术对秘密级别较高的档案资料进行加密处理，防止外泄或受到病毒侵害。

如对于政府部门来说，涉密文件非常多，如何利用大数据技术对秘密文件进行合理归档，从而确保档案资料在应用便利的同时还能被有效地保护，是大数据时代档案管理工作的新职能需要。为此，技术人员可依托数字化技术、云计算等手段对涉密公文和材料，根据秘密等级进行合理归类存储。同时，还要将同一组数据文件，按照内容的不同进行重组归档。这样一来，当人们需要按照秘密等级进行检索时就可以准确地找到相应的档案，而当人们需要按照内容进行检索时，也可以将关于该内容的同类型文件准确找到。然后通过数据化分析，人们可以获得数量、次数、重要性、是否完成、完成进度如何等结果，最终根据分析结果去安排具体工作事宜。

2.3 共享职能

在档案管理过程中，良好的应用大数据技术，可以实现档案管理的网络化建设目标，而这种网络化程度的高低将直接影响到一个单位、一个行业，甚至是整个社会的档案数据资源能否实现共享。这就赋予了档案管理工作新的职能，即共享职能。实现这一职能的关键在于人们对档案局域网络以及档案数据资源共享平台的构建。大数据时代档案管理工作新职能的建立，是因为新时代发展至今资源共享已成为大势所趋，如共享单车、共享资源网、共享App等充斥在人们社会生活的各个角落。

而对于新时代的档案管理来说，实现共享职能可以使各个行业进行优势上的互补，从而促进行业内的相互协同发展。目前，在很多发达国家和地区非常重视信息资源的建设与共享，并取得了相当大的成就。而档案资源的共享也有助于社会公共文化的发展，是社会信息主体实现知情和利用的重要措施。在共享职能发挥作用的过程中，一方面，技术人员需要不断完善档案信息自动化管理系统的建设，每一个共享参与者都需要构建档案目录数据，以便于有需要者通过目录资源进行筛选。另一方面，档案共享业务还应该实现计算机自动化管理，构建档案局域网，通过共享资源网与互联网的联通，使其成为档案共享平台[3]，并通过相应的网络技术保护，为档案共享提供最好的技术安全保障。

2.4 应用职能

任何档案的管理工作，其最终的目标以及价值都是应用。这在传统的档案管理思维中很少出现。对于很多人来说，他们认为档案管理就是对资料的存储，更多的是作为历史资料、文化资料加以保护和储存即可。但在大数据时代背景下，人们在具体的决策部署以及具体的工作安排时，均需要通过一定的市场调研、数据分析后，才能做出合理的决定，以保证决策安排的合理化与科学化。所以，大数据时代下的档案管理新职能中，应用职能得到了有效发挥[4]。通过对档案数据的分析和比对，重大决策安排变得更具备科学性，从而使“死档案”变成“活方法”得以实际应用。

3 结语

在大数据时代背景下，档案管理工作是一套系统性、全面性的建设过程。依托大数据技术，档案管理应该从有利于应用与分析的视角实现对其科学化管理的目标，档案管理员不仅要懂得如何建设档案管理数据库，更要懂得对档案中各类信息进行整理、归类以及调用。从而实现对档案资源的活存活用，最终实现档案资源可以为人们的社会化活动与决策提供科学性数据支持。