以数字化提升高校档案馆基础业务水平

文/陕西宝鸡职业技术学院 周虹

将电子信息技术应用到高校的档案管理中，不仅仅节约高校在人力、物力、财力方面的投入，更是提高了档案工作管理效率，并且质量上也有所保障，能够确保档案的安全性及精确性。由此看来，数字化的档案管理，是满足高校对档案管理需求的最优选择。在对相关信息管理人员进行专业技能及素质培训时，要对他们进行法律法规意识及责任意识的培养及教育。当所有信息管理人员的专业素养过硬时，信息的安全稳定才有所保障，才能保证高校数字化档案信息高效有序进行下去。

一、高校档案数字化的重要意义

高校档案是记录一所学校建立、发展、演变的原始载体，同时记载了高等学府几十年甚至上百年的发展变迁轨迹，因此高校的档案具有极高的学术研究价值和历史文化价值。高校的档案多数使用纸质载体进行保存，然而由于受到存放时间长、档案保存标准不高等因素的影响，使得许多高校档案馆保存的历史档案出现了字迹模糊、纸张损伤以及部分被污浊浸染的现象，所以高校纸质档案数字化工作显得十分重要和紧迫。

高校纸质档案数字化主要是将传统档案通过数字扫描的方法转化为虚拟的电子文件形式。高校纸质档案数字化是解决当前高校档案储存危机的关键途径，同时实现了档案管理系统平台的数字化，档案数字化对档案馆三个主体具有极其重要的作用，即档案本体、档案利用者以及档案工作者。从档案本体来看，高校档案数字化，有利于重新整理和修复一些破损的档案，从而有效延长纸质档案的保存年限，同时档案数字化可以有效减少档案被借阅以及出库的次数，减少纸质档案保存过程中的人为损伤，帮助档案资源实现可持续存储和利用。从档案利用者角度来说，档案数字化有利于档案利用者借阅，档案利用者可以使用多种在线方式获取档案资源。同时，同一份档案可以在同一时间被不同空间的人查阅，从而突破了时间、空间的限制，实现档案资源利用的最大化，更加方便利用者。从档案工作者角度来看，档案数字化使得传统落后的档案管理方式转变为智能化、信息化、数字化的现代档案管理方式。此外，档案数字化意味着档案工作者由原来传统的实体库房管理转变为现代虚拟数字管理，而现代虚拟数据管理要注意数据的安全性以及异地备份的便捷性，同时档案数字化在一定程度上节约了人力成本，还减弱了自然灾害对实体档案造成损害的风险。

二、现阶段高校数字档案馆的发展现状

根据调查数据发现，目前大部分高校的数字档案馆信息化水平仍然处于较低水平，地域差异、办学规模、经费、场地等原因导致数字档案馆建设仍然处于初级阶段。同时也有部分高校能够整合资源，搭建数字化平台，促使档案信息管理更加规范化、高效化，摸索出适合本校数字档案管理的发展之路，比如说：南京大学、上海交通大学、浙江大学等。大部分高校数字化档案馆存在以下的几个问题：一是对档案信息的开发利用、挖掘工作不够深入；二是服务途径较为单一，提供给用户的服务仅仅在表面；三是校内以及校际之间档案部门不能顺畅进行网络访问等。因此对于高校档案管理工作者来说，探索新的档案管理方式具有重要的作用。

（一）数字档案馆存储对象不明确。高校的数字档案馆存在一个问题，即没有明确的存储对象，工作人员对自己的工作内容和工作责任不够明确。有的高校将学生档案放在各个院系，将教师的档案放于人事处，没有将所有档案存放档案室，从而导致学校的档案馆存储内容不够统一。档案馆的数字化仅仅是将纸质的档案数字化，不能对档案进行补充与完善。

（二）数字档案馆服务用户的范围小。目前，许多高校的数字档案馆仅对校内的教师和学生使用，随着改革开放的程度不断加深，资源共享已经成为数字档案馆发展的必然趋势，所以说高校数字档案馆对外开放可以促进档案馆的发展与进步。许多高校的数字档案馆接口标准不统一，阻碍了资源共享的进度。

（三）数字档案馆馆藏资源查询不便。数字档案馆馆藏资源查询不便有以下三种原因：一是很多高校数字档案馆查询的关键词较为专业，没有按照档案的种类、年限等设置；二是没有及时更新数字档案馆的馆藏资源，使得用户的信息不具备时效性；三是许多高校数字档案的查询需要现场预约登记。

三、提升档案数字化整体水平的对策

数字化档案管理对高校来说是相当重要的任务，是推动智慧校园建设的中坚力量。现在的数字化水平远远低于预期的环境，应该从几个方面进行改善：第一，完善制度。针对现在各个高校的档案管理真实情况，结合高校档案管理中存在的问题，推出相关的制度与策略，把数字化档案管理加入高校教学规划当中，通过这样的方式凸显数字化档案管理的重要性。第二，提升意识。档案机构在培训员工时，应该着重培养其服务意识，打破传统被动服务，给老师和学生带来最好的服务，让档案管理变得更加高效便捷，进一步提升档案意识。第三，增大投入。数字化档案管理是系统工程，无论是设施购进，还是系统更新或是维护，每一个环节都需要资金的投入，增加投入的力度，是数字化档案管理最坚实的物质基础。具体来看，应该从以下几个方面重点优化。

（一）高校档案数字化的标准。完成数字化建设的重要前提是有比较健全的数字化建设标准作为依据，然而如今的标准并没有明确的规范，因此制定高校数字化档案管理标准是很有必要的。然而制定标准不是简单的事，以下几点需要注意：第一，必须遵循法律法规。例如《中华人民共和国档案法》《档案信息系统运行维护规范》《电子文件归档与电子档案管理办法》等等。第二，多方联动。档案行政管理机构、教育主管部门、高校、高职等各个单位，需要形成一个高效的联动机制，平衡好各部门的关系是制定标准的首要前提。第三，兼顾共性和特性。不同的省份，或是不同的高校、高职、本科院校的办学都存在一定的差异性，所以每所学校的档案管理都具有自己的特点，因此在制定相关标准时，要包容每所学校的个性，在共性与个性之间找到一个平衡点。

（二）配备档案教学数字化设施设备。数字化档案管理离不开数字化的设施设备，也就是办公常见设备，比如电脑、打印机、复印机等等；还有库房常用的设备，例如恒温恒湿控制系统、防磁柜、清洁设备等；还有档案管理软件，需要购进或是自主研发适合高校数字化档案管理的实用软件，以保证档案自用、OA系统与教务处、科研部门、财务处等业务的无缝衔接，能够规范、高效地管理文件与档案。对于比较重要的文件及数据，要有备份或者是分开保护，做到万无一失；最后就是提供优质信息服务，充分利用互联网，通过“在线利用—在线审核—在线利用”三个环节，给每位客户提供方便高效的服务，从而不受时间地点的约束。除此之外，档案网站还需提供常见问题解答等服务，实现信息公开化，给每位客户提供最好的服务。

（三）注重档案数字化队伍建设。在人才招聘环节，要着重看人才的专业水平，招进的人才有两大类：第一类是拥有系统档案学专业知识的经营人才，还有一类是拥有计算机专业知识或者是有过硬信息素养及能力的人才。在给人才分配工作的过程中，要根据不同人才的特有优点和技能，做到合理分配。比如，较年长的人才，他们有阅历，同时很细心，档案的基础服务很适合他们；年轻的人才具有创造性和热情，信息开发等工作比较适合他们。在培养人才的环节中，应当对档案工作者进行相应的培训，加强工作者、兄弟院校之间的交流。还需鼓励工作者进一步研发数字化档案管理，能够及时把握最前端的讯息，满足数字化档案管理的相关需要。