大数据时代技工院校学生档案管理的挑战与对策分析

刘伟

摘 要：随着社会的发展与时代的变革，在当前社会发展的趋势下，社会各界对于职业院校的教学质量和教学目标提出了更高要求，当前职业院校教师一定要强化对教育质量的重视程度，不能再以传统的观念和方法去面对当前的教学和管理，不仅要做好文化教学工作，更要做好日常管理工作，保证职业院校综合质量的提升。档案管理是每一所院校都需要重点考虑的问题，做好档案管理才能全面的了解学生，给学生提供更好的服务。基于此，本文针对大数据时代技工院校学生档案管理的挑战与对策进行分析。

关键词：大数据时代;技工院校;学生档案管理;挑战与对策

在当前大数据时代的背景下，社会各界对于信息技术的重视程度也在逐渐提升，在技工院校的学生管理体系中，档案管理工作是一项基础且重要的内容，档案管理的效率直接影响到后续很多工作流程，一定程度上决定着技工院校整体工作能否高效率地完成。因此在大数据时代下，技工院校学生档案管理工作必须实现改革与创新，将信息技术应用于实际工作中，推动档案管理工作效率的进步。与此同时，技工院校教师一定要认识到传统的档案管理方式已经无法保证当前的工作要求和学生的成长需要，为此必须做出改变。

一、大数据时代概述及档案管理概述

1.大数据时代

想要针对大数据时代技工院校学生档案管理工作展开研究，先要明确大数据时代的内涵和优势，以此为基础挖掘出符合大数据时代发展趋势的对策，推进技工院校学生档案管理工作效率的提升。大数据时代是相对于传统数据方式而言的，大数据是在互联网技术不断发展下衍生出的产物。在当前大数据时代下，很多时候都能够让研究和管理的内容更加科学化与合理化。不同领域的人对于大数据的理解会有些不同，但是本质内涵上并不会发生改变，从字面上理解就是庞大的数据信息，通过大数据的信息整理可以全面掌握相关情况，从而进行相关数据的捕捉、管理和处理。在大数据时代下，将相关数据信息应用于技工院校学生档案管理工作中，能够提高工作效率，增加信息准确性。

2.档案管理概述

首先，在技工院校工作体系中，学生档案管理是一种最为基础的工作模式，档案管理是一个技工院校一切工作的基础前提，只有保证学生档案管理工作的有效性与科学性，才能够促进接下来一系列工作的稳定运行。在以往的工作体系中，院校领导大多重视一些业务性的工作，对于档案管理这一枯燥且单一的工作，人们并不是十分重视，这也导致技工院校学生档案管理工作经常出现一些问题。在大数据时代下对学生档案管理工作提出了新的要求，要求技工院校必須要重视学生档案管理工作的效率，并且能够在大数据的科学应用下加强学生档案管理工作的效率。其次，在大数据时代下，对于学生档案管理工作的运行，技工院校管理人员必须要提高自身对于大数据的理解水平，运用先进的方式加强工作质量。

二、大数据时代技工院校学生档案管理工作现状

首先，在大数据时代，对于技工院校学生档案管理工作来说不管是思想、内容和方法上都应该进行深入的研究，促使其能够全面创新，改变原本传统档案管理工作中的不足之处，真正应用大数据时代的优势来推动工作质量的进步。纵观当前技工院校学生档案管理工作，只有少部分人员认识到了大数据时代下的全新要求，也因此进行了改革与创新，但是大多数院校领导及工作人员对于这一工作仍旧缺乏重视，在工作的过程中经常出现一些小问题，这些小问题的积累就会影响最终的工作效果，很可能会给档案管理造成一些漏洞。其次，技工院校档案管理工作人员的综合能力有待提升，在大数据时代下专业的操作技术是人们必须具备的基础能力，也是当前社会对于人才培养的基本要求。

三、大数据时代技工院校学生档案管理创新的必要性

首先，在大数据时代技工院校学生档案管理工作的改革与创新有利于促进其档案管理工作水平的提升，在以往的档案管理工作中，通常是以人工管理为主，每当要寻找某一位学生的档案时，都需要从纸质档案中依次查找，这样会浪费很多时间，影响接下来的工作环节，但是通过大数据的帮助，只需要提前建立好一个数据库，花一些时间将学生档案信息正确录入，之后在查找和管理档案的过程中都可以省去很多麻烦，节省很多时间，从而提高工作效率，基本可以实现“一劳永逸”的效果。

其次，在大数据时代技工院校学生档案管理工作的改革与创新有利于减少工作失误，提高工作质量。学生的档案会随着年头而增加数量，在大数据的帮助下工作人员可以通过定时对档案进行检查、筛选、更新等来保证档案的实时性与准确性，这样可以有效减少信息丢失的现象。电子版的档案较好保存，而纸质版的档案很容易因为一些外界原因而丢失，从而给档案管理工作增加困难。

四、大数据时代技工院校学生档案管理的挑战

1.档案存储方面面临挑战

在大数据时代，技工院校学生档案管理工作首先遇到的挑战就是存储方面的挑战，档案管理保证所有学生信息的安全存储是最基本的要求，以往传统的档案管理方式中多采取纸质的方式存储档案，但是在大数据时代，纸质存储的方式已经不能满足当前工作的需要，不能跟上现代化的需求。在学生档案管理工作中，档案中涉及的主要内容包括学生基本信息、奖惩情况、信用档案、心理情况等，由此可见学生档案中包括很多内容，这就给工作人员造成了较大的工作压力。并且随着档案内容的不断增加，给档案管理工作人员的存储工作带来了较大的工作强度，并且纸质档案容易丢失，一旦丢失再想将学生信息补全就需要大量的工作，从而影响对学生的管理效果。

2.档案信息预测前瞻方面面临挑战

在传统的档案管理工作体系中，管理人员对于学生信息的掌握较少，因此档案管理工作人员的工作难度并不是十分大，主要包括存放和归档两大方面的内容，这也是学生档案管理工作效率一直难以有效提升的关键原因，进而导致学生档案信息难以发挥自身的价值。在大数据时代，档案信息预测前瞻方面面临一定的挑战，最主要的问题在于档案信息越来越多，但是相关的储存技术和处理技术却无法跟上，因此在大数据时代下，必须要让先进的技术合理融入于学生档案管理工作中，达到合理的配比，从而促进档案实用性的提升。但是当前阶段大多数的技工院校并没有深刻认识到学生档案管理工作中大数据应用的重要性，因此在对档案信息预测前瞻方面容易出现问题。

3.档案管理技术方面面临挑战

在传统的档案管理工作中，因为不需要利用过多的技术，因此对于档案管理工作人员的综合能力要求也不是非常高，但是在大数据时代，工作人员必须要转变观念，提升能力和素质，才能够真正应用大数据来开展档案管理工作，发挥大数据的价值。但是纵观当前技工院校学生档案管理工作人员的整体素质有待提升，以前的思想高度和真实能力都无法满足大数据时代下档案管理工作的要求。在大数据时代下，档案管理工作需要运用电子形式进行储存、查询等工作，这无疑降低了工作难度，提高了工作效率，但是如果档案管理人员的能力无法匹配，反而会出现相反的效果，不仅无法提升工作质量反而会降低工作效率。

4.学生档案管理人员面临挑战

大数据时代给技工院校学生档案管理工作带来了一个比较重要的问题，就是人员问题，通过调查研究发现，很多时候技工院校的档案管理人员都不是专业出身，而是一些闲杂人员和退休教师等，他们对于档案管理工作的内涵和工作流程等都不是非常熟悉，这导致档案管理工作经常会出现一些错误。这些档案管理工作人员由于缺少相关的经验和专业技术，对于学生档案只能够完成简单整理的基本性工作，对其中反映的一些问题，或者是对专业技术缺少科学的认知，导致部分技工院校档案管理工作规范性较差。与此同时，有些技工院校为了减少开支，不仅没有给档案管理人员足够的薪资，还没有对先进的档案管理设备投入足够的资金，从而影响了技工院校档案管理工作的效率。

5.档案管理机制上面临挑战

在技工院校学生档案管理中，可以发现当前的档案管理模式存在一些问题，最常见的问题就是管理机制不够明确，各部门之间缺乏明确的职责划分，导致在档案管理出现失误时，总是会无人问责、互相推脱，这些现象严重影响了院校整体的工作效率和社会信誉。因为技工院校学生档案管理机制不够明确，导致档案在分类时容易出现一些重叠现象，经过调查分析发现，大多数院校的档案管理中有40%都会出现重叠，这就导致在应用到这些档案时，总会查找出一些无用信息，浪费了时间，而且会导致工作人员产生错误判断。在这40%重叠的档案中，还有将近5%的档案记录存在数据上的错误，这些在技工院校学生档案管理中是坚决不允许出现的，通过大数据的科学应用能够有效解决这些问题。

五、大数据时代技工院校学生档案管理的对策

1.优化管理观念，实现资源整合

大数据时代，技工院校学生档案管理工作的优化要从改变管理观念上入手，这是根本且关键的要素，用思想去影响行为，才能够真正提升技工院校档案管理工作的效率。相关工作人员一定要从内心深处认识到档案管理工作的重要性，改变一些错误观念，真正为这项工作的实施贡献一份力量。首先，工作人员一定要借助大数据的优势和技术来实现资源整合，将每一个学生的信息都整合到一起，这样当有需要时，可以在最短的时间内找到自己需要的信息，并且保证信息的准确性。其次，院校要适当加大投资力度，结合院校实际办学情况建立健全档案管理体系，保证一切工作都在制度规则下有序进行，节省时间、提高效率。最后，院校必须要做好统筹管理工作，定期對档案管理工作人员进行思想和能力上的培训，保证其能够运用大数据进行数据分析，针对学生的信息进行整理和分析，为一些院校的决策提供参考依据。

2.构建大数据平台，实现信息共享

大数据时代，构建大数据平台是最基础的环节，只有先构建起大数据平台，才能够为接下来工作的顺利开展提供保障。技工院校对于学生档案管理工作要从大数据的角度入手，针对实际情况构建一个大数据平台，将所有学生的信息都上传到这个大数据上，保证大数据平台上正确存有学生们的信息，这不仅能保证信息的安全性和准确性，而且可以实现信息共享，所有有需求的人员都可以在这个大数据平台上搜索和寻找到自己需要的学生信息，根据学生信息做出一些判断，从而在教学和管理中给予学生最大化的帮助。而且在大数据时代下构建大数据平台，可以利用先进的技术展开信息收集、分析、分类等工作，为查询者节省时间，提高效率。例如，学校可以将学生信息上传到大数据平台上，并且设置一定的查询权限，查询者需要知道一些关键字信息才能够登录此平台，既能够保证查询的速度，又能够保证学生档案信息的安全性。

3.引进先进技术，优化管理模式

大数据时代，在转变管理人员的思想观念之后，还需要改革的一个关键内容就是优化学生档案管理模式和方法，通过引进一些专业化的设备和技术来保证大数据的稳定运行，让大数据能够发挥最大的价值。在技工院校学生档案管理工作中会涉及比较多的内容，为了让这些工作内容在时间上能够合理分配，并且保证每一项具体工作的高效执行，必须要引进一些技术和软件来推进档案管理工作的运行。就目前的技工院校学生档案管理工作现状来看，院校管理人员要在立足于实际情况的前提下重视个性化服务，利用大数据展开全面预测，对每一个学生都进行全方面的分析，从而实现新时代下档案管理工作的主动服务技能，提高档案管理工作效率。

4.建设人才队伍，提升管理水平

大数据时代，提高技工院校学生档案管理人员的管理水平和综合素养，建设一支专业化的人才管理队伍，是提升院校档案管理工作质量的重要保障。院校领导必须要努力提升管理人员的职业素养和信息水平，让其能力能够与大数据时代的要求向匹配，为此加强档案管理人员的培训力度是非常重要的一项工作。首先，技工院校要定期组织档案管理人员进行培训学习，不仅要参加一些培训会，还要与其他院校的人才队伍进行交流学习，总结经验、吸取教训、取长补短、共同进步。其次，技工院校要成立监督队伍，定期对档案管理人员的学习质量和工作效率进行考核，并设置一定的奖罚制度，当发现有不足时及时提出改进建议，保证学生档案管理工作的切实性。

5.加强档案管理信息化、数字化的改革

首先，大数据时代，想要推动技工院校学生档案管理的成功改革，院校领导和负责人要走出传统管理模式的枷锁，充分利用网络等信息化技术，推动档案资料信息化建设，有计划地利用信息化技术为档案管理改革服务;其次，在加强档案管理信息化、数字化的过程中，也不能忽视传统的档案管理方法，一方面要做好纸质档案的存档工作，另一方面要通过大数据实现电子版档案的存储，并做好备份工作。当前是大数据的环境，各行各业都在应用信息化技术来进行改革，技工院校学生档案管理模式的改革也要学会利用信息技术来节省时间与精力，为档案管理工作创造便利的条件、提高效率。实现档案管理信息化和数字化建设之后，可以有效促进技工院校学生档案管理工作更好、更快、更科学地改革。

六、结束语

综上所述，大数据时代，技工院校在学生档案管理工作方面，一定要明确掌握大数据时代和档案管理的内涵，并且以正确的态度看待大数据时代下学生档案管理工作面临的各项挑战，以严谨的态度、科学的方法来寻找有效的对策来实现这一工作目标，提高职业院校学生档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]王新凤. 大数据时代技工院校学生档案管理的挑战与对策分析[J]. 中文信息， 2020

（作者单位：山东水利技师学院）