数字化时代高校口述档案采集与传播对策

邹兰

摘 要：口述档案是高等院校档案资源建设的关键组成部分，可以让传统档案记录更形象、更生动、更具体，甚至可以弥补校史空白。由此可见，高校口述档案为其编史修志工作提供了诸多重要的历史素材来源，亦是对所有师生展开爱国、荣校教育的最佳路径与方法。根据口述档案具有的特殊性，要想做好高校口述档案各项工作，则必须创建规范完善的采集整理流程。本文基于对高校口述档案的概念进行解读，明确高校口述档案面临的问题，而后总结出数字化时代高校口述档案的传播对策，以供参考。

关键词：数字化;高校;口述档案;采集;传播对策

引言

伴随中国高校办学质量的持续提高与现代科学技术的迅速发展，我国高校非常重视周年庆活动和校史馆创建以及校史编撰等相关工作，拥有珍贵史料价值和功能的口述档案在高校发展工作和重大活动中逐渐发挥其具有的重要作用，很多高校已开始实施口述档案工作，然而因档案意识、专业人才等方面的限制，当前口述档案工作依旧存有诸多问题，故而本文对数字化时代高校口述档案采集与传播对策进行全面探究。

一、高校口述档案的概述

1.口述档案的含义与功能

所谓口述档案，即指研究应用与储存历史记忆而开展有计划、有目的采访而构成地特殊资料，最开始是利用录音和逐字记录的形式。而高校口述档案是其中的一种，为了记录与保存学校发展历史的档案形式。随着信息化时代的兴起，高校口述档案已进入到数字化建设时代。而且，高校口述档案和书面档案存在极大差异性，其拥有以下几个价值功能：首先，針对高校档案工作而言，能够发挥与拓宽高校档案具有的服务功能、优化高校档案体制、丰富高校档案资源、凸显高校办学传统与办学特色;对于高校口述档案而言，可以弥补学校文献档案存在的空白，呈现高校发生重大事件的真实场景，加强高等院校档案的真实性、生动性、形象性与可读性。

2.口述档案数字化的原因

高等院校口述档案数字化是其数字化建设的关键部分，与其他档案数字化相同，均是伴随计算机、数据库、互联网、多媒体以及数字摄影等多个现代科技发展而产生的一种新型口述档案形式，其将各类载体的口述档案信息资源转变成数字化信息资源，用数字化的模式进行储存，以网络化的模式进行连接，运用现代计算机系统展开管理，构成一个结构性口述档案信息资源库，可及时提供运用语境服务进行资源共享，使档案资源数字化、档案管理智能化与档案服务网络化。另外，要想推动高校口述档案数字化建设进程，则应当重视各个方面的影响因素。首先，高等院校口述档案从本质角度而讲，就是现代社会与时俱进发展的需求，根据创建数字化、网络化口述档案可以有效克服传统储存状态存在的不足，更好、更全面进行管理与保护，为高校教职工提供最佳服务。其次，高校要想实现信息化发展，则应当将口述档案包含在内的一切档案工作均进行数字化建设。只要高等院校口述档案数字化建设成功，根据信息“高速公路”这一输送路径，就可以随时随地查阅信息与利用信息，从而充分发挥高校口述档案工作的价值和作用。

二、高校口述档案面临的问题

1.口述档案意识相对薄弱

因传统思想理念的直接影响，高等院校党政管理部门、专业院系与办学实体会对口述档案的可靠性和真实性产生质疑，其认为口述档案具有极强的主观情绪，不同个体在不同时代背景、时间、地点对会同一历史事件出现表述不一的情况，所以其认为高校口述档案并不具备档案应有的情报价值以及凭证价值。然而，文字档案信息同样具有相应的主观性，文字档案记录的信息并非都是“真相”。因学校教职工缺少对口述档案的正确认识，对口述档案的认同度与重视度均较低，加上高等院校档案室缺少正确积极的宣传引导，造成高校教职工对口述档案的采集、应用意识十分薄弱，从而对高校口述档案的实际建设及发展产生严重影响。

2.口述档案专业人才短缺

从相关调查中得知，高等院校未能开展口述档案工作的主要原因即是专业人才团队缺乏。专业技术优质人才短缺，口述档案工作团队缺少稳定性，已经变成我国高等院校口述档案发展缓慢的主要障碍。现阶段，口述档案工作者一般均是由档案工作人员和新闻工作人员等组成，而高等院校档案工作人员主要工作就是收集档案、整理档案、保管档案与利用档案，但既拥有档案专业知识又具备信息化技术的优质复合型人才极少;而针对高校新闻工作者而言，其主要将新闻宣传和推广工作作为主导，既懂得新闻采访又懂得历史知识的专业人才十分稀少。而且，档案工作人员以及新闻工作人员均是由于特殊工作需求临时被领导抽调到口述档案工作中，未能经过专业系统的学习及培训，综合素养与专业能力均需要进一步提高。

3.档案工作体系缺少稳定

高等院校口述档案一般都是在学校周年庆活动、校史馆创建与校史编撰等多个特定工作中构成的，是高校总结自身办学经验、展现自身办学成果的一个产物。在某些特定工作结束后，高校口述档案工作的不断发展在各个方面影响下无法获得长效保障，如设备、资金与制度等，而且在学校层面也缺少长效系统的工作体系。根据调研情况而言，将口述档案建设与发展融入到高校档案管理整个工作体系中的较少，因口述档案没有被列入归档领域，加之相关工作人员整体数量较少，但工作任务和压力十分繁重，从而对口述档案工作人员开展工作的自主性和积极性产生不利影响，由此可见，在高校档案馆层面缺少长效工作体系。

三、数字化时代高校口述档案的采集

1.准备工作

高校口述档案收集前期准备工作必须充分，主要囊括确定口述档案的对应主题以及口述人员。而且，口述档案选择的主题要具有一定代表性和价值性，且具有深远意义。现阶段，高校口述档案主题囊括学校创建历史、重要科研项目和各种重大活动及事件，如学校教师支教援疆、成立西藏新疆班等多个有特色、有意义、有价值的口述主题。其次，明确好主题后，应确定访谈对象，访谈对象往往都是学校历任校领导、有影响力的校友与其他了解学校发展历史且参与学校各种重大活动的老一辈教职工等。明确口述档案主题与访谈对象后，由高校档案编研者查询各种档案资料，进一步了解和掌握口述档案主题的背景。如果前期资料准备不够充分，则会对被访者讲述访谈内容产生直接影响。例如，在展开口述档案录制时，因前期准备不足，与受访者缺少沟通交流，致使受访者口述事实模糊，最终导致录制失败。基于此，在口述档案录制前，必须将采访稿预先透露给被访者，和被采访者展开深度沟通及交流，询问被访者的看法与意见，进而为访谈工作有序开展奠定基础。

2.收集工作

在口述档案访谈过程中，访谈者应当和被访者展开友好沟通。为了使被访谈者清晰准确地进行讲述，访谈人员会结合档案资料展开恰当的引导与提醒，在访谈过程中被访者讲述或者回忆时，应当耐心倾听并做好记录，进而得到完整精确的口述档案。而且，在口述档案收集中还会遇到诸多困难和问题，比如被采访者不愿意接受采访甚至拒绝参与任何访谈，所以采访者会根据上门拜访以及充分讲解口述档案具有的重要性与影响力等使被采访者放下心中顾虑和芥蒂，选择参与访谈。另外，还有一些学校老教职工因年龄较大，记忆日益模糊，语速十分缓慢，所以在访谈时必须给予其充分全面的照顾和引导;有的被采访者因为紧张、害怕等多个原因造成重复录制，采访者也需要给予其耐心与理解，让被采访者可以轻松、愉快地完成访谈。针对在外地及国外的被采访者而言，一般会根据网络视频形式展开访谈，并且把视频访谈保存记录，标记好具体时间和对应主题。由此可见，唯有克服障碍和困难，为被采访者创造有利条件，只有这样，才能得到真实、客观、具体的口述档案，而且还能充分反应出客观历史事实。

3.整理工作

在口述档案访谈结束后，应当对访谈资料进行归纳整理。后期整理囊括录音、访谈记录本以及录像拷贝等一系列后续工作。而录音和录像的保存与管理应当将《磁性载体档案管理与保护规范》作为参照，光盘必须备份超过两份，而硬盘与移动硬盘也应当进行备份。抄本制作是最关键的一环，为了防止时间过长发生采访情景信息丢失的情况，必须进行及时整理。而且，在整理过程中要极具耐心，重复多次回放录像或者录音，尊重受访者一切要求，力争做到“原汁原味”，切记不可根据个人喜好与想法随意删减受访者“原话”，或是因未能聽清受访者话语就略过，针对未能听清或者理解不深入的地方应当进行详细标记，便于回放备查，如果遇到过于模糊的地方应当与受访者展开再次确认。针对受访者访谈过程中出现的时间、地点、事件及发展背景等重要细节要进行详细核实，可在相关档案中寻找证明，亦或寻找其他有关知情人进行验证。针对与历史不相符的地方应当利用括号标注的方式在抄本上进行标注，然而需要注意不可破坏原文。另外，为了保障口述历史电子档案的可靠性、科学性、完整性以及真实性，高等院校档案馆应当根据国家档案局颁布的相关规定创建口述档案数据信息库，不仅需要对被访者个人背景展开著录，而且还应当将抄本用电子文件的模式归档，加入到口述档案种类下。

四、数字化时代高校口述档案传播对策

1.增强在线口述档案的征集

数字时代下高校口述档案征集方法也在发生变化，而各种口述档案的采集则必须彰显其便利性，由此致使在线口述档案征集变成了一种全新的征集形式。所谓在线口述档案，即指将一类口述档案主题根据多种渠道进行网络公布，让社会群众获取，并且根据口述档案在线征集网络平台提交的各种内容，如相关音频、视频、实物资料扫描件、受访人传记材料以及拍摄稿件等。但是，在线口述档案征集必须注重在线征集网络平台的构建及管理，全面考虑网络平台创建的目标、目标对象以及平台可为群众提供的各项资源与服务等，真正解决口述档案网络传播文件格式和储存空间等相关技术问题，真正做到可持续性、可有效性征集。

2.完善口述档案的检索功能

在现代数字化时代背景下，信息传播更加迅速、快捷，以往档案宣传一般均是依靠展览与网站新闻得以实现，但数字化时代下口述档案工作应当增强对各种新技术的运用，根据自媒体技术、互联网技术与大数据平台的合理运用，推动高校口述档案采集与传播成效及质量的提高。比如，可根据创建档案微信公众号、微博以及档案APP等多个网络平台实现对高校口述档案信息资料的搜索和查询，以此完善高校档案检索功能，对口述档案信息种类进行划分，提升广大用户体验的认同感与满意度，进而为高校口述档案采集传播奠定扎实基础。

3.丰富口述档案的传播方式

数字化时代下，高等院校档案部门应当全面分析新形势下信息的传播形式，加强口述档案信息资源的全面性和吸引力。在确保口述档案信息真实可靠的状况下，创新口述信息内容的呈现方式，例如在视频编辑时可恰当加入一些生动形象的动画讲解，运用虚拟现实技术，根据三维空间形式还原历史，使广大档案信息使用者可直观形象地体会和感受档案信息的内容，加深对口述档案的了解和认识。除此之外，亦可制作成对应影视片在各大网络平台进行点播或是根据手机直播模式实现和广大群众与受访者相互间的实时沟通，致使口述档案的传播模式更加丰富多样。

4.创建口述档案数据资源库

高等院校档案部门应当把征集到的各种档案资料实行数字化转换，根据不同人物、学科和校史专题等转换成不同类型的专题信息数据资源，构成清晰明了的检索目录，根据档案信息管理网络平台提供有声档案或是文字档案在线服务，以此便于相关编研人员对各类主题口述档案数据资料展开进一步研究。其次，征集具有个性化的口述档案，创建特色档案信息数据资源库。高等院校档案部门可通过对本校办学特色的了解，征集特色化口述档案，比如军工学校在开展口述档案征集时，要侧重彰显军工学校办学特点;针对中医学校而言，不仅要凸显本校办学特色与办学观念，还应当凸显中医文化精髓。与此同时，把征集的信息资料进行征集归纳后，构成特色化口述档案信息数据资源库，根据网站和微信等多个平台定期呈现高校馆藏特色化口述档案内容，以此吸引学生进行搜索和查询。最后，完善口述档案管理规章制度。现如今，与高等院校口述档案有关的规章制度极少，因此必须设定各种规章制度来保障口述访谈流程的专业化、制度化、科学化与合理化。譬如，采访流程、征集形式、归档方法以及储存办法相互间的内在逻辑，采集工作的奖惩措施，口述专项经费的具体使用权限，合作组织或是相关工作人员需要遵守的规范等多方面设定完善健全的口述档案管理制度。特别是在数字化时代背景下，对于声像档案标引规则以及数字化规范应当重点考虑，进而让口述档案的整个收集过程和保管运用均能够做到有章可循、有迹可查。

五、结语

综上所述，口述档案是高等院校档案工作的关键组成部分，已逐渐开始创建数字化发展进程，并迎来崭新的发展时机。如何解决数字化时代高校口述档案面临的问题，发挥口述档案具有的作用和价值，是现代高等院校口述档案工作开展的重点。

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（作者单位：云南财经大学）