新时代高校教学秘书岗位定位与工作方法探究

郝亚南，赵永斌，易国栋，金太成

党的十九大报告中提出“加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”，十九届五中全会通过了《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》，提出了高等教育以高质量发展的新要求。［1］这赋予了高等教育引领新时代的重大使命，高校逐渐由单纯依靠增加教育要素的数量转变为主要依靠挖掘原有学校潜力实现教育事业的发展。这促使在传统的以教师传授知识为主的教学体系中占据从属地位的教学管理人员承担更多、更重的责任。另外，教育部发布《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》（教科信函〔2021〕13号）和《高等学校数字校园建设规范（试行）》（教科信函〔2021〕14号）的文件，明确教育信息化2.0行动计划［2-3］，将加快“互联网+教育”的发展，使得信息技术与教育教学实现深度融合，这导致高校教学管理模式发生相应改变。教学是高校建设发展的核心内容，而教学管理是教学高质量运行的重要保障，教学秘书作为教学管理工作的重要参与者、协调者和服务者，是高校教学体系中的核心组成部分，其重要性不言而喻［4］19。在新形势下，教学秘书必然面对更多要求和更高挑战。然而，与高校为应对新形势下的诸多问题而在各个方面的改革相比，高校对教学秘书队伍建设及发展无论在思想认识层面还是支持力度方面存在明显差距，教学秘书群体自身也存在岗位定位不清，工作方法老旧，缺乏工作热情和发展动力等问题，这些将会成为高校全面深化教学改革的短板，因此，有必要厘清当前高校教学秘书工作存在的问题，并根据实际寻求对策，从而加大力度建设教学秘书队伍，使其不断提高职业素养，具备探寻新思路和新方法的能力，从而促进教育教学工作稳步运行。

一、教学秘书岗位定位与工作方法

教学秘书是连接学生、教师、教务、学院之间的桥梁和纽带，在整个人才培养体系中扮演着重要的角色，对教学秘书岗位的准确定位是确保其高效工作的重要保障。［5］从字面上来看，教学秘书由“教学”和“秘书”组成，其包含两层不同的含义，前者归属于教育工作，而后者归属于管理工作。秘书学认为教学秘书是高等院校及其他各类学校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书，可以将其解读为从事与教学工作有关的秘书。［6］教育学认为教学秘书是协助分管教学工作的领导进行学院（系）一级教学管理工作，并且为提高和改革教学工作进行有关的调查研究的人员，可以将其解读为从事类似于秘书工作的教育工作者。［7］56早在1998年，教育部就出台《高等学校教学管理要点》（教高司〔1998〕33号），其中在教学组织管理系统中明确指出“系（院）可设教学秘书和教务员，在教学系主任的领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作”。说明教学秘书属于教学管理人员。秘书学和教育学对教学秘书的定位可以概括为三个方面，“在教学过程中从事秘书工作；在学院（系）一级进行教学管理；为提高和改革教学工作进行相关研究”，这反映了不同教育教学发展阶段的教学秘书岗位定位的不同层级，体现了教学秘书工作由低阶性向高阶性的演化（图1）。

图1 教学秘书工作角色演化示意图

对应岗位定位的不同层级，所要求的工作方法也相应地有所不同。总体来讲，教学秘书工作非常繁杂，其工作对象包括教师、学生、教务处和相关职能部门、兄弟院系以及院系领导，需要安排和调节各个学科的教学工作，如调停课、选课、排课、考勤、教材征订、期末考试以及各类教学活动等，还需要查阅和整理学生相关学习档案、学业警示通知的发送、教学文件归档、教师工作量的核算，也需要及时接收教务处和其他部门的工作任务并通知给相关教师和学生，同时还要做协调学院与其他部门甚至兄弟院系相关工作，更为重要的是在学院进行教学规划设计时提供决策数据。教学秘书需要统筹上述各种工作，为提高教学质量保驾护航。在传统的教师传授知识为主的教学模式以及信息技术没有普及的情况下，教学秘书工作主要以人工方式安排和调节各种教学工作和教学活动，在整个教学体系当中承担责任相对较少，因此，其工作岗位类似于传统的秘书，是辅助教学的工作人员。随着“学生中心，产出导向”教育理念的应用以及信息技术与教育的深度融合，促使教学秘书也纳入到“三全育人”即全员育人、全程育人、全方位育人体系当中，需要教学秘书具备科学统筹各种教学活动的能力，并对教学数据进行分析，教学秘书工作职责已经超出传统的秘书范畴，可以归属于教学管理人员。而教育科学研究是教育事业的重要组成部分，对教育改革发展具有重要的支撑、驱动和引领作用。随着教育部《关于加强新时代教育科学研究工作的意见》（教政法〔2019〕16号）的出台［8］，预示着国家对教育科学研究越来越重视，教学秘书同样应该探索规律、破解难题、引领创新，实现由传统秘书工作角色到教学研究型教学秘书角色的转变。

二、当前高校教学秘书工作存在的问题

（一）教学秘书岗位定位不明确，与新时代高校高质量发展不相匹配

近年来，随着毛入学率的不断提高，我国高等教育进入普及化阶段，相应的理念、功能、课程和教学形式、管理模式等都有新的变化。［9］新时代高等教育坚持立德树人的根本任务，以“四个服务”为工作理念［10］；践行“学生中心”发展理念，以促进人的自由全面发展为宗旨，强调知识、能力、素质的糅合，高等教育的作用由基础支撑向支撑和引领作用并重转变，发展方式由外延式发展向内涵式发展转变，这就要求高校深入挖掘发展的内生动力，优化资源配置。［11］各个系统既要各司其职，又要通力配合，每个参与教学的工作者都应该成为教学的主体。在这种背景之下，教学秘书必然需要在教育教学过程中承担多种任务：（1）收集、整理汇总教学档案；（2）接受和传达教务处、学院下达相关政策和指令；（3）协调学院、学生、职能部门之间的联系；（4）收集分类整理教学相关资料或数据，为各级领导提供决策参考；（5）承担育人职责；（6）基于教学过程中存在的问题进行相关研究。随着高校办公智能化系统的普及，前3种任务在教学秘书整个工作中的比重将大大下降，而参谋角色、育人角色和教研角色将占据重要地位，因此，教学秘书的岗位定位应该由传统秘书型的教学辅助人员转变为教学管理人员甚至教学研究人员。

过去高校的人才培养模式主要以传统的教师传授知识为主，因此在整个教学体系当中，专任教师占有绝对主导的位置，教学秘书只是简单地执行教学院长或者教务部门下达的指令，对发挥主观能动性的需求不高，加之彼时信息技术尚未快速发展，许多教学事务依靠人工处理，教学秘书工作大多为文书的处理、撰写和保管，即属于传统秘书工作，多数高校将其定位为教学辅助人员。然而在新形势下，部分高校仍然延续这种定位，虽然有的高校将其定位为管理岗，但事实上大多数高校教学秘书只是简单被动执行学院和职能部门的指令，很难将其归属为教学管理人员。第一，多数高校对其岗位的重要性没有给予足够的重视，忽略了教学秘书工作的专业性，在教学秘书选用方面缺乏科学合理的标准，认为该项工作只是重复处理一些简单的事务性杂活，不需要专业技能，什么人都可以胜任，几乎没有系统的岗前培训［12］；第二，许多院校教学秘书为合同工或临时工，有的长期缺乏专职教学秘书，由其他教师临时代替，很多院系经常出现频繁更换教学秘书的情况，引发教学管理缺乏连贯性；第三，很少有学校制定教学秘书队伍的建设培养规划或者方案，相对于专任教师和其他教学管理人员，教学秘书也很少有机会参加国内外进修培训、访问交流等学习活动，导致其无法及时地获取更多的专业知识，很难提升工作能力；第四，多数高校没有单独的详细而科学的教学秘书工作考核方案［13］，通常对这一群体的考核归属于行政系列、研究系列或者实验系列，而事实上，教学秘书的工作性质与这些人员存在明显差别，因此，这种考核缺乏对教学秘书的督促和指导作用。而即使少数高校出台了教学秘书工作考核细则，也多流于形式；第五，教学秘书群体本身对岗位定位也认识不清，许多人员轻视本职工作，认为自己低人一等，不被重视，加之工作繁杂，责任重大，使得其工作压力较大，工作积极性不高，从而严重影响工作的质量。

（二）教学秘书工作方法缺乏创新，无法满足教育信息化的需求

信息技术与教育的深度融合，促使“互联网+教育”“智能+教育”的诞生，依托先进的教育技术，保障了高等教育的多样化和人才培养的个性化，学生的学习形态发生了很多变化，课堂不仅可以在校内，也可以在课堂之外，可以在学校之外，实现处处能学、时时可学。教学秘书工作时面对的学生不再以班级或者固定课堂为单位，面对的教师不再以学院或者学校为单位，甚至所联系的有关部门也可能来自不同单位不同地域，需要将线上教学的数据对应于每一个学生或者教师实体，同时还需要将线下教学相关情况数字化处理实行网络管理，传统的工作方法必然不能胜任。然而由于当前很多高校仍将教学秘书定位为传统秘书或者教学辅助人员，因此，教学秘书相对应的工作模式也与传统方法相差不大。许多教学秘书拘泥于旧的工作方式，网络意识不强，办公软件版本低，设备不维护，严重影响工作进度和工作热情。即便随着教务管理工作基本实现信息化，教学秘书工作方式表面看起来改变巨大，但本质上教学秘书的主观能动性较低，仍停留在完成有关部门和领导布置的任务层面，没有在信息技术层面高效解决有关教务工作。第一，教学秘书普遍缺乏信息技术相关知识，仅仅掌握办公软件和教务系统的操作，不能整合各种软件和管理系统综合开展工作；第二，有相当一部分高校的教务系统与其他系统没有实现互联互通和数据共享，不同系统或者部门之间的数据传送仍然依靠教学秘书人工上报，不仅效率不高，还存在错报漏报的风险；第三，多数高校教务部门与各基层单位教学秘书、教学秘书与教师和学生之间，通常建立QQ或者微信群进行信息传达［14］，虽然一定程度上提高了工作效率，但是教学秘书同时管理或者处理几十个群系统，疲于应对，容易遗漏消息或者将信息发送给错误的对象；第四，缺乏课堂教学与教学秘书实时沟通的渠道，教学秘书很难或者基本不可能及时了解教学状况，而只有通过课后教师或者学生反馈才能获得（图2）。尤其在当前疫情影响下，许多教学环节都在线上进行，在“人、时、空”分离的情况下，传统的方法难以保证教学秘书对学生进行学业监管与过程管理。

图2 传统的教学秘书与教学课堂联系示意图

三、解决教学秘书岗位定位与工作方法问题的对策

（一）构建适合于教学秘书的人才培养体系，实现教学秘书岗位科学定位

第一，高校应该将教学秘书队伍真正纳入到人才培养体系当中，从思想上认识到教学秘书工作的重要性，认同教学秘书工作所具有的专业性，赋予教学秘书与专任教师相同的教书育人的职责，比如承担部分思想政治教育工作，以对学生展现工匠精神实现综合育人［15］；第二，建立科学系统的培养体系，制定教学秘书队伍建设的详细培养规划，确保教学秘书队伍的建设实现正规化、程序化、专业化，出台明确的政策和制度保证教学秘书人员的进入与调出，制定一套科学合理的聘用细则，不仅对新入职的教学秘书进行系统的岗前培训，还要使教学秘书培训工作常态化。开展教学秘书相关工作的专题研讨和经验交流会，保证教学秘书和其他教师及辅导员一样，不断地接受继续教育，定期派遣教学秘书到其他高校进行培训学习，接受新的思想及工作方法；第三，建立健全教学秘书的考核、奖惩制度，根据其工作实际，制定一套合理的评测标准，将工作业绩科学量化，进而进行考核，并把结果与职称晋升、薪资待遇等相挂钩，最终通过多种方式并举树立教学秘书强烈的职业归属感和工作成就感；第四，从政策引导和技术支持层面入手，将教学秘书从处理繁杂的重复性工作中解脱出来，鼓励教学秘书由“协助”“服务”向“主动”“研究”转变，能够发现教学管理中存在的问题，且提出解决方案，并在日常教学管理工作中进行组织实施，做真正的教学研究人员。

（二）充分应用信息技术，以大数据思维进行教学管理

第一，在以“学生为中心”教育理念指引下，教学秘书应该本着以育人为目的而工作，在工作中充分发挥育人的作用，认真贯彻党的政策方针，在平时工作中率先垂范或者通过网络平台引导学生形成正确的人生观。第二，教学秘书应该熟练掌握相关信息技术，整合各种管理系统，必要时可以自主编写程序，用智能化服务打破时间和空间的限制，做到对一线教师和学生进行精细化管理和提供个性化服务。第三，随着信息技术的快速发展，许多常规工作比如排课、调停课、学生学业警示、学生考试安排、相关文件的上传与下达等完全可以由系统自动完成，课堂教学也由过去单一的线下教学转变为线上或者线上线下相结合的教学，但同时也产生海量的相关数据，这些数据蕴含着大量信息，是教学改革的重要依据。教学秘书应该由处理繁杂的重复性工作转变为在熟练操作各类信息化管理平台基础之上，科学统筹各种教学事宜，充分运用大数据思维及数据分析的能力，基于大数据分析学生学习状况、教师教学情况，为学院教学相关计划的制订及实施提供宝贵的建议。第四，教学秘书要切实融入到课堂教学当中，做到对课堂教学实时监督管理。例如借鉴线上课程教学方式，以某一学习平台（软件）或学校自建平台为依托，在某个课程建立学习班级时将教学秘书加入进来，这样教学秘书可以实时了解教师的教学情况和学生的学习情况（图3）。对于教学秘书与专任教师的联系，也可以建立一个以教学秘书牵头的班级群，成员是一线专任教师，借鉴课堂教学的模式，发布相关教学工作任务，这样教学秘书可以及时了解教师的完成程度，并且做到消息及时提醒，避免教学秘书多次催促教师按时完成工作，从而提高工作效率。第五，在学校层面，高校应该建立各系统数据互通、资源共享的信息平台，降低信息流、数据流经由教学秘书向教师、学生和教务部门流转的比例，将教学秘书从繁杂的事务中解脱出来，从而将更多精力投入到教学数据的分析与挖掘，以及发现存在问题为学院的教学工作提供决策数据的工作中。而教学秘书在利用信息技术替代传统人力高效处理各种教学事务的前提下，也应该像专任教师一样，深刻领会教育方针政策，学习并掌握教学、管理研究方法，充分利用在学院（系）这一层级是教学数据最直接的管理者、使用者和创造者这一便利条件，及时发现教学运行过程当中出现的不足并且创造性地加以改进，基于教学数据中蕴含的有关问题有针对性地整理记录并进行具体分析，或者根据问题进行调查问卷，随机采访，定向走访调查，从而了解教学现象背后的本质。

图3 基于信息技术的教学秘书与教学过程联系示意图

四、结语

深化教学改革、提升育人质量是一个系统工程，需要高校各级人才通力协作共同完成，教学秘书无疑是教学改革队伍中的重要组成部分。当前教学秘书工作出现的诸多问题，有的是对教学秘书岗位定位认识不清的历史问题，有的则是新时代出现的新情况。总之，在教育体制改革不断发展的压力下，教学秘书工作的改革与创新势在必行，需要重新认识教学秘书岗位职责，分析当前存在问题，研究对策，努力将教学秘书群体由单纯的教学管理“辅助”队伍转变为能够自主进行教学研究的复合人才，从而保障教学工作科学高效运行。