教育档案管理存在的问题及解决措施

【摘要】近年来，随着我国科学技术的不断发展，电子信息化技术也逐渐深入于各行各业的发展之中，在新时代发展进程中，电子档案逐渐成为了用来收集数据、保存数据的新型产物。电子档案具有的最大优势便是易存储、易管理、易操作，因此，若能将电子档案运用于学校的档案管理工作中，可以最大程度地加强学校对校内学生的信息管理。但是从目前各学校对电子档案的使用情况来看，由于学校对电子档案进行信息管理的重视度不够导致目前在教育行业的档案管理工作中存在很多问题。因此，本文主要对于教育档案管理存在的问题及解决措施进行了深入分析。

【关键词】电子档案;档案管理;管理措施

引言：近年来，教育档案逐渐成为我国教育行业中必不可少的重要组成部分，因为教育档案的有效应用不仅可以为学校系统性、完整性的记录学校学生的各种教育信息，同时还可以对每位学生的在校情况进行详细记录。再加上，近年来我国电子信息技术的不断发展，也逐渐渗透到了各个领域中，这对于档案管理而言无疑是一项新的机遇。

一、目前教育档案管理中存在的问题

1.缺乏完善的教育档案管理系统

在新时代的发展进程中，计算机技术得到了空前的发展，在此背景下，也诞生了各式各样的系统为人们的生活和工作提供了极大的便利，只要用户有需求，便可以根据用户的需求很快地推出相应的系统并能够切实运用于实际中，但是在系统实际运用过程中，又会立马出现更完美的系统将其替代，这就意味着系统需要在使用的过程中不断地更新。在这种情况之下，非常不利于教育档案的使用，教育档案具有一定的连续性，若系统频繁地需要更新或替换，极易造成数据丢失的情况出现。

2.信息采集与信息录入人员缺乏相应的职业素质

在教育档案管理工作中，对档案进行采集及录入是教育档案管理的前提。而档案采集工作的系统性及技术性又比较强，所以对于相关工作人员的工作要求比较高。而根据目前的档案采集人员具体情况来看，由于档案采集人员的职业素养高低不同，所以在信息采集及录入质量方面也有着很大区别。比如在部分高校档案管理工作中，学校并未专门针对档案采集与录入设立相应的部门，学校在登记学生个人信息时只是将录入信息的任务全权交给学生自己进行登记记录，但是由于学生对该方面技术并不是很了解，导致容易出现学生在信息录入时信息不全或者输入错误等情况。而即使有部分学校有专门的人员负责信息录入，但是由于对档案系统的功能及操作并不完全了解，导致相关工作人员对档案系统的功能运用只能做到基本运用，无法完全将计算机运用档案管理中。

二、教育档案管理相关实施措施

1.规范教育档案管理

在信息化技术的不断发展之下，教育档案在逐渐向数字化方向慢慢普及，因此，这便需要电子档案管理实现规范化。在档案开发工作中，要严格以档案管理的特点和要求为出发点，如此才能设计出一个实用性强，而且又易操作的教育档案管理系统。因为在教育档案管理过程中，虽然对于成人而言设立教育档案只是对过去接受教育的整个过程进行统计，但是对于学生而言，教育档案是当下正在发生的事情，记录着学生在学校接受教育的所有过程，因此，教育档案必须进行规范化和系统化的管理，只有这样才能真正做到教育档案的无缝转接，同时还能够大幅度降低日后教育档案整理与更新的难度。其实早在上世纪80年代，国务院便在《中华人民共和国管理条例》中明确指出企业项目实现进行系统化和标准性的重要意义，因此，要想使档案管理真正做到规范化和系统化，便应当对教育档案管理的基础工作多加重视，加强对文件的管理力度，不断完善、更新教育档案管理模板，严格拒绝出现低质量的档案文件。

2.建设教育档案管理部门，提升档案管理人员职业素养

在教育档案管理工作的实施过程中，各学校应当加强对教育档案管理的重视度，在校内建立专门的档案管理部门，并聘请专业的档案管理人员负责教育档案管理工作，该部门的设立主要为了专门负责对学校内所有学生的教育档案进行收集、录入和管理，同时，为了使部门工作开展得更加有序，还需要专门制定完善的教育档案管理制度，并需要部门负责人对其进行严格监督和检查。另外，由于在教育档案中所录入的大多数都是与学生相关的个人信息，难免会牵扯到学生的隐私，因此，学校在对学生档案进行保存时，一定要做好保密工作。通常情况下，学生的个人档案如无特殊需要不可以随意供人阅览和外借，若真有需要调出学生档案閱览，必须先到相关部门开具说明书才有资格查阅学生档案，但是仍然不可带出档案室，只能在档案室内进行查阅。此外，学校也应当对教育档案管理做好队伍建设，全面提高档案管理人员的综合素质，无论是档案管理中的采集工作还是档案录入及保存工作，都应当严格遵守保密、严谨的态度，要确保每一位档案管理人员都能够做到严守岗位、各司其职，做好自己的分内工作，对于各类档案要做好详细分类，即使已经离开学校的学生档案也应当保留好。另外，随着我国信息化的高效发展，在对学生信息进行档案管理的过程中也逐渐向着数字化方向迈进，有很多学校已经逐渐采用线上信息采集的方式对学生的个人信息进行采集。因此，这便需要相关档案管理工作人员拥有一定的计算机基础，需要熟知如何通过教育档案将所有学生信息进行统一整理，而不是仅仅将自己的工作能力局限于简单的信息录入与保存方面。

结束语：

对于我国而言，早已逐渐进入了一个全新的时代，在这个时代中电子信息技术与计算机技术也得到了空前的发展，包括教育档案管理也越来越趋于数字化。而且，根据上文所述，教育档案对于我国教育事业的可持续发展发挥着非常重要的作用。因此，需要教育部门对教育档案管理工作加强重视，做好对教育档案的管理工作，并需要对于学校内负责教育档案管理的工作人员的职业素养进行不断完善，对于传统纸质档案向电子档案的转换过程做好衔接，严禁发生档案遗失或者档案转存错误的情况，只有这样，才能确保教育档案真正实现信息化管理，从而对我国教育事业的可持续发展起到积极作用。

参考文献：

[1]王敬.学校档案管理工作探索[J].黑龙江档案，2021（03）：102-103.

[2]任杰.教育系统档案管理存在的问题与对策探究[J].黑龙江档案，2021（02）：92-93.

作者简介：金鑫，1990年9月，性别：女，民族：汉，籍贯：陕西.榆林，单位：榆林市水务集团有限责任公司。职称：初级，学历：本科，研究方向：档案。