试论加强银行函证数字化建设的建议

2021-11-14方嘉仪

市场周刊 2021年9期

方嘉仪

(南京审计大学，江苏南京211815)

一、引言

函证是审计工作不可或缺的一部分，密切影响着审计的业务质量和工作效率，由于审计人员获得的审计信息主要来源于企业内部，因而函证程序可以有效保证审计的可靠性。然而在移动互联网经济快速发展的新时代，传统函证存在着许多不足之处，已经逐渐不能满足审计工作发展的需要。

2020 年9 月，财政部等七部委联合发布了《关于推进会计师事务所函证数字化相关工作的指导意见》(下称《意见》)，该《意见》具体要求部署了发展函证技术数字化的相关工作。诚然，函证技术数字化已经不再只是一个小领域范围讨论的技术议题，这一项技术已经引起了国家的高度重视，正在逐步加快发展。由于推行函证数字化可以起到节约时间及成本、提高审计效率的作用，因而发展这一技术已经成为大势所趋。然而在函证数字化技术快速发展的同时，仍然存在着一些技术难点需要针对性地去解决。因此，本文希望通过比较传统银行函证与现代银行函证数字化的不同，指出银行函证数字化的优点，深入研究银行函证数字化的发展现状，在此研究基础上提出能够加强银行函证数字化建设的对策建议，促进函证数字化的发展。

二、传统银行函证的不足

(一)过程环节复杂，审计效率降低

在传统银行函证环节中，注册会计师需要收集整理商业银行及相关工作人员的身份信息及地址，并对这些信息的真实性进行核对确认，在保证信息无误之后，才能发送函证的相关信息。在发送函证信息时，还需要收集整理发函相关的资料，当急需的函证信息不能及时返回的时候，注册会计师还需要进行二次甚至多次的电话催收，或者考虑二次发函。在收回相关函证信息文件或者亲自取回的时候，注册会计师需及时整理附上注册表或本人亲自收回的相关资料。传统银行函证中这些复杂的流程环节及严格的控制都会消耗审计人员大量的时间与精力，从而直接导致了审计工作效率的降低。

(二)回函流程多，回函周期长

传统银行函证流程需要多个部门的配合，相关人员在收到函证信息之后，需要一层一层进行审核与确认，确保信息真实可靠之后才能够进行盖章。审核部门为了保证自身负责信息的真实性，也需要一定的时间才能够进行信息确认，需要配合的部门越多，信息核实的时间也就越长，函证信息从发出到取回所需的整个周期也就随之拉长，对审计工作的效率影响很大。不仅如此，有些商业银行甚至会要求会计师事务所在询问函上签字盖章后三天才能对其内容进行审核确认，这样的要求也导致了银行回函办理程序变得更加烦琐，回函周期也大大延长。

(三)缺乏监督机制，容易造成串通舞弊

寄送或注册会计师本人送达纸质材料的传统银行函证方式，缺乏第三方的监管，在查询函送达银行后，如果被审计单位工作人员和银行相关工作人员之间存在亲属或一定的利益关系，就容易出现被审计单位与银行之间舞弊勾结的现象。在这种情况下，银行的工作人员有可能按照被审计单位工作人员所提出的不合理要求修改需要函证的信息，甚至直接篡改函证内容或确认，导致出现舞弊，进而导致函证工作失败，而这种现象在缺乏监管的情况下难以被杜绝。

(四)容易受到干预，造成审计程序失效

在函证送达银行后，被审计单位可能会为了掩人耳目，私下利用一些手段将函证从银行取回，再根据函证中的内容，对自身进行调整或提前做好准备。不仅如此，有些被审计单位甚至会直接干预银行，绕过会计师事务所取回函证，擅自篡改函证内容，然后假装以银行的名义，直接将回函寄给会计师事务所。由于传统函证方式固有的限制，难免会出现这样的情况，当函证的内容受到干预被篡改，函证也就失去了本身的真实性、可靠性，函证程序也就因此失去了意义。

三、银行函证数字化的优势

由于外界影响因素的限制，传统的函证方式不能够得到完全有效的监督，审计程序复杂，审计效率不高，同时审计质量也不能得到一定的保证。因此，为了弥补这些不足之处，推进银行函证数字化发展成了一项重要的议题，这一发展对提高银行函证工作质量和效果有如下优势:

(一)降低工作成本，提高工作效率

传统银行函证在过程中产生的费用主要包含人工费、快递费、手续费等，正是这些费用的产生导致了传统银行函证的成本过高。函证数字化的运用发展可以有效地降低会计师事务所的人力费用；同时，利用网上平台递送函证信息数据，降低了寄送快递的费用。函证数字化的高效、环保，能够降低工作成本，促进可持续发展。

与此同时，运用互联网技术，会计师事务所与银行之间可以直接进行信息的传递，节省函证过程的时间。推动银行函证数字化建设，不但不会降低函证程序的规范性，做到实时监测，确保所函证被审计单位数据的真实可靠，加强银行的内部控制，同时能够解决传统函证周期长的问题，提高了审计工作效率。

(二)增强回函信息可靠性，降低串通舞弊风险

将信息技术运用到银行函证环节，可以建立一个统一公开受到监管的银行函证电子信息平台，使得会计师事务所与商业银行可以在平台上直接沟通，不受其他因素的干扰。针对传统银行函证可能出现的串通舞弊现象，可以进行一定权限的设置，在平台中录入的数据，没有权限无法修改；如果有权限进行修改，也会完整记录修改的痕迹与修改人的身份信息，如果发现函证信息出现问题，就能够直接找到当事人，进行追责。利用这些环节，函证数字化也就能够起到保障回函信息真实可靠、降低银行工作人员与被审计单位人员串通舞弊风险的作用。

(三)减少干预，对函证程序保持合理控制

在函证数字化的背景下，会计师事务所、被审计单位与银行之间通过平台进行交流，虽然互相关联但是也互不打扰，独立进行工作，减少了直接接触。在平台的监督之下，工作人员的操作都被一一记录，以往传统模式下被审计单位可能出现的干预现象也就很难实现，更不可能出现绕过会计师事务所取回函证等情况。因此，推动函证数字化的发展，能够合理控制函证程序，保障函证信息的真实有效。

四、加强银行函证数字化建设的建议

2020 年9 月发布的《意见》，具体部署了函证数字化工作，指出了当前推动函证数字化建设的重要性，提出了四大基本原则:循序渐进、有序推动；坚持准则，优化手段；确保安全，试点先行；标准统一、技术多元。不难看出，互联网高速发展的今天，政府部门已经开始重视函证数字化的发展问题，我国银行函证数字化的建设也逐步走上正轨。根据该指导意见的指示，会计师事务所、银行与各企业需要朝着一个方向发力，共同努力，积极响应政府政策的号召，才能够加快我国函证数字化的步伐，由此提高审计质量，推动国家治理体系和治理能力现代化的建设。

通过了解我国函证数字化的现状，根据国际上已有的相关经验，结合《意见》的相关要求，为了加强我国银行函证数字化的建设，为审计营造安全的回函环境，提高函证的真实性、安全性与可靠性，可以考虑如下建议:

(一)加快建设统一数字化函证平台，推动函证集中数字化

在国际上，函证数字化早已开始发展，目前其他国家的电子函证主要有两种形式，首先是第三方电子函证平台。商业银行、会计师事务所、被审计单位可以通过第三方电子函证平台来建立安全的连接合作，通过加密技术和电子签名等来保障函证过程中信息的安全可靠。比如，在美国，就建立了独立安全的第三方电子函证平台confirmation.com，该平台的建立促使了美国的多家银行不再使用纸质函证。第二种模式是函证系统或函证中心。例如，在英国，行业内已经规定了银行需要建立自己独立的函证中心，会计师事务所能够将函证直接发送到银行的函证中心，直接从平台获取回函。

与此同时，我国的部分银行也已经开始积极地开展函证数字化的试点工作，比如，由中国工商银行搭建的函证e 信系统，允许会计师事务所通过API 模式直连或通过企业网银发起电子函证，工商银行可通过系统直接进行线上回函，由此函证处理时间大大减少，提高了审计效率，同时也保障了信息数据的安全。

身处“互联网＋”新时代，函证数字化相关的信息技术飞速发展，已经初具雏形，国际上的成功经验也为我国推动统一平台形成提供了基础。各大银行和事务所可以借助已有的信息技术，互相交流已经试点运行的平台的优劣，为构建统一的电子函证平台做准备。与此同时，建立一个拥有公信力的平台需要大量的资金，独立的统一数字化函证平台或者系统的建立离不开国家的支持。政府需要将各大企业与银行联合起来，发挥指引作用，引导共同建立有关的数字化函证的集中处理中心，同时政府还需要承担监管的责任，保障平台的安全可靠。

(二)建立可信安全体系，保障信息的安全性和可靠性

统一的数字化函证平台需要可以信赖的安全体系作为保障，满足流程清晰可追溯、不可轻易篡改的要求，以此来保证信息的可靠性和安全性，进而促进函证环节成本的降低与审计效率的提升。这也就需要银行建立有效的内部控制，提升自身的安全性，比如加强核心数据加密、存储技术以及操作流程轨迹保留技术。与此同时，银行还应当严格实行分级授权制度，严格防止人员权限的逾越，避免违规操作，保障信息与函证过程的安全可靠性。

(三)制定数字化标准体系，统一函证流程和数据标准

函证数字化的发展，也改变了传统函证的方式，只有制定统一的数字化标准体系，才能更好地对数字函证进行管理。为此，各部门、机构需要对函证的请求与回函的格式做出统一要求，推动数据信息的充分共享。在后续环节中对于提出的标准化、结构化的函证数据请求应当统一执行，从而保证函证的全过程中都有标准化数据的保障，有效提高函证效率。与此同时，制定相关政策时，应该重视规则的细化，例如，明确规定信息化操作流程标准、内容和格式标准、收费标准等。制定数字化的标准体系，设立统一的流程标准，有利于加强防范函证风险。

(四)加强政策宣传，引导企业支持银行函证数字化

银行函证数字化的发展需要社会各界的共同配合支持，首先，相关部门需要出台函证数字化的相关政策，鼓励各公司、企业等配合银行实行电子函证，同时，政策宣传需要引导教育各大企业，对已达成一致意见，同意使用电子函证的，被审计单位不得无故拒绝配合，应及时对发出的电子函证请求予以确认。

(五)加强审计人员培训，不断提高从业人员自身素质

推动函证数字化建设，需要充分利用信息技术，无论是平台的建立还是维护，都需要相关技术人才的支持，函证数字化是审计与计算机信息技术的结合，对审计人员专业知识的需求也不断变高，只接触审计或者只了解计算机技术的人才已不足以满足业务的需求，因此需要加强对复合型人才的培养，对审计人才提供信息培训。与此同时，对还在学校的未来的审计人才培养增加相关的课程要求，使审计人员能够更快地适应和熟悉不断发展的数字化函证程序，这样才能更好地保证函证程序的有效运行，提高审计效率，保障数据的安全。