广西民办高校档案管理队伍建设探讨

【摘 要】本文对广西民办高校档案管理队伍建设情况进行调研，针对档案管理队伍专业水平较低、结构不合理，以及学校对继续教育培训工作不够重视、激励机制不健全等问题，提出加强民办高校档案管理队伍建设的对策：树立人才观念，增强档案管理队伍的培养意识;注重人才培养，提升档案管理队伍的专业水平;强化继续教育，提高档案管理队伍的综合素质;健全激励机制，激发档案管理队伍的工作热情。

【关键词】广西民办高校 档案管理 队伍建设 人才培养  激励机制

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2021）27-0133-02

档案是高校的重要信息资源之一，档案管理与高校的教学和教研活动密切相关。民办高校由于其特殊性，档案管理显得较为复杂，目前主要存在管理机制不完善、管理定位不明确等问题，严重影响了档案管理的质量和效能。调研发现，广西民办高校档案管理队伍人员不足、整体档案管理队伍水平不高。因此，必须采取有效的解决方案，促进民办高校档案管理队伍建设，提升民办高校管理工作水平。

一、广西民办高校档案管理队伍的现状

为了解广西民办高校档案管理队伍建设的实际情况，推进广西民办高校的档案管理工作，笔者以广西外国语学院、南宁学院等4所广西民办高校作为调研对象，采取问卷和调研的方式對师生进行随机调研，共发放问卷300份，回收290份，有效问卷290份，回收有效率为96.7%。收回的问卷中，教职工问卷110份，占收回问卷总数的37.9%;学生问卷180份，占收回问卷总数的62.1%。

整理分析调研情况，发现广西民办高校档案管理队伍中，一些工作人员不熟悉档案管理设备，操作技术水平较低，尤其不熟悉信息化管理系统、数字化操作技能。民办高校也很少开展关于档案管理的新理念、新技术、新设备等内容的培训，档案管理工作人员的能力和素质有待提高。具体而言，广西民办高校档案管理队伍建设主要存在以下几个方面的问题。

（一）档案管理队伍专业水平较低

调研发现，在广西4所民办高校的档案管理人员中，具有档案等相关专业学习背景的占25.7%，取得档案专业技术资格的仅占4.5%，可见，档案管理人员在知识储备和知识学习能力等方面相对偏弱;同时由于受时间、培训经费等因素制约，档案管理人员中接受过系统的、专门的档案知识培训的仅占16.7%，档案知识学习主要来自上级主管档案部门或街道档案人员零星指导，导致他们对档案专业知识的掌握不够系统和全面，造成档案管理业务水平偏低，在一定程度上制约了广西民办高校档案管理水平和服务质量的提高。

（二）档案管理队伍结构不合理

调研发现，广西4所民办高校的档案管理人员，从年龄上看，40岁以上人员占比70.6%，40岁以下人员占比29.4%;从学历上看，专科及以下学历占比90.9%，本科学历占比仅9.1%;从学习专业上看，具有档案、历史等相关专业学习背景占比仅25.7%;从档案管理工作的形式上看，兼职占比81.8%，专职占比仅18.2%。由此可见，目前广西民办高校档案管理队伍结构的失衡性日益突出，呈现青年人偏少、具有档案专业学习背景的人员偏少、高学历人员偏少、老年人偏多、兼职人员过多等不合理现象，严重影响了广西民办高校档案管理工作的有效开展。

（三）学校对继续教育培训工作不够重视

调研发现，广西4所民办高校的档案管理人员，参加过继续教育培训的人员较少，学校没有建立相应的继续教育培训制度和培训体系。究其原因，主要是民办高校对档案管理人员教育培训工作认识不足，认为档案管理工作就是收集整理资料，工作内容比较简单，所以没有必要开展继续教育培训工作。53.2%的受访档案管理人员表示他们不需要也不想接受继续教育，只有10%的档案管理人员表示很想参加继续教育以提升业务能力。面对数字化档案管理发展趋势，民办高校在实现档案管理数字化方面确实需要一定成本和精力的投入，工作量相对较大，且相关档案管理人员的数字化、信息化水平有限，所以引入这种档案管理模式有一定的难度。

（四）学校对档案管理队伍激励机制不健全

调研发现，在广西4所民办高校中，目前针对档案管理队伍已建立健全激励机制的高校占25%，已建立激励机制但未有效实施的高校占25%，没有建立激励机制的高校占50%。由此可见，大部分民办高校档案管理缺乏相应的考核制度、奖惩制度、薪酬制度和晋升制度等激励机制，没有将档案管理人员的业务能力和工资待遇相结合，也没有将工作成绩与晋升奖励相结合，目标不明确，责任不清晰，导致档案管理人员的工作积极性不高、创造性不足，造成档案管理人员积极主动学习和自觉提升自身业务能力的动力不足。

二、加强民办高校档案管理队伍建设的对策

（一）树立人才观念，增强档案管理队伍的培养意识

树立人才观念是推动高校档案管理现代化发展的必要条件。广西民办高校要认真抓好档案管理“一把手”工程，树立“人才兴档”的观念，增强培养优秀档案管理人才的思想认识，培养具有知识化、专业化和信息化的档案管理人才。一是高校领导层要从转变观念、强化人才入手，坚持专兼结合的方针，结合学校实际制定推动档案管理人才建设的方法和措施，把档案管理工作及档案队伍建设工作纳入学校议事议程，积极推动民办高校档案队伍健康持续发展。二是要加大对档案管理工作的宣传力度，以国际档案日、法制宣传日为契机，增强全校师生的档案管理工作意识，充分利用图片资料、档案视频等开展室内、网络和流动展览，以及开展档案专题知识讲座、知识竞赛等，普及档案知识。同时要积极拓展高校档案社会化服务，宣传档案工作成果，提高社会对档案管理工作的认识，提升档案工作和档案管理队伍的形象和地位，形成社会档案意识。

（二）注重人才培养，提升档案管理队伍的专业水平

注重人才培养是提高高校档案管理工作质量的关键环节。广西民办高校要结合管理档案现代化的新要求和新标准，更新档案管理人员知识和观念，不断提升档案管理队伍的专业水平，使其能适应新时代档案管理工作和档案事业不断发展进步的内在要求。一是要把住人才入口关，建立科学的人才选拔机制，注意引进招聘档案管理优秀人才，对应聘人员的政治素质、学历、工作经验、专业技能等方面提出比较明确的要求（如要求学历在研究生以上，从事档案管理或相关工作经验3年以上，有档案管理专业或相近专业的优先录取等），确保招聘档案管理人员的专业素养和专业能力能够满足高校档案管理工作的需要。二是加快档案管理队伍专业化、职业化建设，对具有专业知识和专业技能的年轻干部要敢于提拔和重用，善于发挥他们的优势，同时从维护高校档案管理工作的长远利益出发，加强对档案管理人员的思想政治教育，解决档案管理队伍的实际问题，促进广西民办高校档案管理队伍的持续稳定发展。

（三）强化继续教育，提高档案管理队伍的综合素质

强化继续教育是提高业务知识能力和素质的有效途径。广西民办高校要坚持理论与实践相结合的原则，加大档案管理队伍学习培训力度，建立相关的人才培养提升制度，强化档案管理人员的继续教育，积极组织开展职业道德、爱岗敬业精神、专业技能知识、现代化档案管理知识、创新能力等继续教育培训，不断提高档案管理队伍的专业素养和综合能力。一是树立“人才兴档”培养理念，结合学校实际情况，针对本校档案管理队伍建立一套人才培养系统培训进修制度，同时设置继续教育培训主题内容，结合现代化档案管理要求突出培训的针对性、科学性和实效性，并不断更新学习培训内容，使得档案管理人员在培训中真正学到有用的知识。二是采取切实有效的措施，整合校内外各类资源，保证并适当增加档案管理队伍学习培训经费，针对档案管理队伍的不同情况改进学习培训方式，如组织开展系统的职业技能专题培训和集中培训、外派专业人员到校进行实际操作指导，以及自觉学习、参加函授或离职深造，提供多层次的教育培训平台。同时建立考核评估机制，将档案管理人员的教育培训情况作为年度考核的内容和晋升的重要依据，不断提升民办高校档案管理人员的专业理论知识和操作水平，为促进广西民办高校档案管理队伍的发展打下坚实的基础。

（四）健全激励机制，激发档案管理队伍的工作热情

健全激励机制是激发档案管理队伍工作热情的重要保证。广西民办高校要充分调动档案管理人员积极性与创造性，增强档案管理人员的归属感和成就感，建立健全有效的激励政策与体制。一是运用物质与精神激励相结合的方法，结合本校实际情况，根据档案管理人员的心理、生活和工作需要给予激励，关注员工的心理状态、逐步提高薪酬待遇，增加档案管理的硬件设施，改善工作环境和条件，激发档案管理队伍的工作积极性与创造性，引导其确立为高校档案事业奋斗的目标。二是采取事业留人与情感留人相结合的方式，注重关心档案管理人员的成长发展，加大档案管理工作的宣传力度，经常与档案管理人员交换意见，充分肯定他们的努力成果，发挥其在档案管理工作中的作用，增强档案管理人员的归属感和成就感，使他们能够全心全意地投入档案管理工作，确保广西民办高校档案管理专业队伍的稳定。

综上所述，建设一支高素质的档案管理队伍是适应高校档案事业快速发展的客观要求，也是推动高校档案事业可持续发展的根本保证。广西民办高校要充分认识到档案管理队伍建设的必要性和重要性，健全优化档案管理结构，注重强化档案管理人才的培养教育，提高档案管理队伍的业务水平和能力，培养具有较好政治素质、知识全面的高素质档案管理人才，建设一支能与档案管理现代化相适应的档案管理队伍，从而推进广西民办高校档案事业健康快速发展。

【参考文献】

[1]张伟城.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J].兰台内外，2020（28）.

[2]许冬玲.基于大数据的高校干部人事档案信息化管理系统架构理论模型[J].智库时代，2020（9）.

[3]周璐，王媛，张晓娴，等.管理控制理论视角下的高校档案管理工作：以昆明医科大学为例[J].城建档案，2020（1）.

[4]莫玉笋.新成立高校档案馆建设路径探析：以贵州民族大學档案馆为例[J].黑龙江档案，2019（6）.

[5]沈文婷.民办公办高校档案工作比较及推进民办高校档案工作的对策[J].兰台内外，2019（33）.

[6]严巍，段瑶.浅谈民办高校教师业务档案管理工作：以郑州澍青医学高等专科学校为例[J].办公室业务，2017（1）.

【作者简介】覃上燕（1962— ），男，汉族，广西贵港人，广西外国语学院讲师，高等职业学院办公室主任，研究方向为高校档案管理。

（责编 黎 原）