高校行政工作的困惑与探索

■王 佳/台州职业技术学院

提到高校的行政工作，很多人的第一反应是教务、科研、学工等部室，却很少会想到二级学院的行政办公室。其实，二级学院办公室在高校的行政管理工作中承担着更多的工作内容，在教学、科研、党务及学生工作等领域发挥着更加直接的作用，是沟通师生的纽带，也是学校各方面政策落地的保证。但即便二级学院办公室的作用如此关键，在很多的文章中、在诸多教师甚至学校领导的印象中，学院的行政工作人员往往只是为大家服务的，他们被认为素质不高、不思进取、工作没有技术含量等等。笔者在从事相关行政性工作后对该项工作有不一样的理解，认为有必要为该部分工作及从事相关工作的人员正名。笔者从自身从事的高校二级学院行政岗位相关工作展开讨论。

一、二级学院办公室的主要职责

二级学院办公室作为上传下达的纽带，承担着将学校政策要求有效落实的职能。要真正做到落到实处，必须要完成熟悉政策要求、妥善协调沟通、按时完成任务、及时反馈改进等诸多环节。

作为二级学院，需要接受学校各个条线的工作布置安排，各项任务的交叉重叠属于工作常态，加之二级学院行政岗位工作人员紧缺，身兼数职及教师兼行政的情况常态化，二级学院能否及时有效的完成各项工作、工作效率如何以及对相关人员的能力提升是否有所帮助等是二级学院行政工作面临的主要问题。

二级学院行政办公室，工作涉及的内容包括教学、行政、科研、财务、党务等诸多方面。做为教学秘书，工作涉及常规教学检查、教学安排与协调，教学督查、教学任务下达、排课、调课、考试安排、教学材料的收集、工作量统计等诸多方面。作为科研秘书，工作涉及科研文件的传达、科研项目的申报、科研系统的更新、审核，科研工作量的统计等。行政秘书涉及日常行政事务的安排、收发文、会议安排、资产管理、报账等。作为办公室主任，在学院领导的领导下合理安排学院事务，做好会议安排、记录及落实、财务管理、考勤、奖惩、来员接待、计划总结及规章制度的起草、总支党务等方方面面的工作。以上任一条线的工作都不可谓不繁琐，需要细致耐心及相关工作技巧。以上办公室工作大都具有时效性，要求在一定时限内必须完成，人员配备的充足性便显得尤为重要。期初、期中、期末作为学校重要的三个时间节点，学校相关工作的布置也往往分布在这三个时间段。学校各项工作由不同职能部门负责，然而在二级学院，接收的主体只有办公室，若此时办公室人员配备不足，加班加点便是工作常态。

二、二级学院办公室工作之瓶颈

正如大众所想，高校的行政工作不如教学工作一般任务明确、专业性强、富有成就感。高校行政工作往往忙得团团转却无明确的收获与成果。也正因工作的这一特性，高校尤其是二级学院行政工作往往不受重视，此处的不受重视来自于学校、二级学院、教师甚至行政岗位工作人员自身。正因如上因素，结合工作实际，笔者认为二级学院行政办公室工作往往面临如下困惑：第一，工作落实效率低。面对学校的多条线工作布置，学院单条线接收，在时间上往往必须同时进行，而学院行政工作的不受重视性则会导致在时间节点前，很多老师未按照要求的时间与标准配合完成，而二级学院很多工作是以老师的配合为前提与基础的，老师们不配合，往往使简单的工作复杂化，工作反反复复、效率低下；第二，工作质量、效率难以保证。正因工作落实效率低，导致二级学院行政工作以完成任务为目的，忽略工作质量的提高，也没有精力研究提高效率及质量的方法。完成工作内容已经耗费了行政工作人员大部分的时间与精力，无暇探索提高工作效率的方式方法，亦忽视工作质量。第三，学习提升机会寥寥。正因工作本身的繁琐以及时效性特点，学院行政岗位往往无法抽身参加技能培训。且在大多数学院领导的观念中，行政事务无技巧及专业性可言，无参加培训的必要性。加之行政工作本身的时效性要求工作在规定时间内必须完成，人员配备不足更阻断了相关工作人员参加培训学习的可能性。久而久之，行政岗位工作人员在长期繁琐且无技能提升的工作中或者麻木无进取心或者另谋出路。而这也会使相关工作人员在日复一日的工作中荒废自己的专业，陷入传统“行政人员素质较低”的怪圈循环中。第四，晋升空间有限。基于对行政岗位的重视不够及人员紧缺，很多行政工作人员长期在同一个岗位工作，工作日益机械性。与教师岗位职称评聘不同的是学校的行政岗位有限，也就意味着晋升空间有限。行政岗位工作人员往往困在日复一日繁琐的工作中，行政工作本身消耗掉行政工作人员大部分的精力与耐心，而上升或者转岗的通道狭窄，对大部分行政人员而言，意味着在其职业生涯中，不会再有其他提升或者发展的可能性，因而亦使他们失去学习提升的动力。

三、瓶颈突破之思考

上述困境在很多高校、学院都有存在，基于高校行政工作的重要性，如何突破困境，是高校、学院更加高效运作及行政工作人员热情工作的关键。个人认为可以从以下几个方面尝试突破：第一，尽可能在编制允许的范围内重视行政岗位人员设置问题。行政岗位工作本就繁琐，在实际工作中往往因为人手不足，一岗多责、多岗一人的情况更加剧了工作的难度与效率，也会让相关工作人员疲于应付工作而没有精力总结工作技巧，更无暇提升自身能力，以致于出现行政岗位越做越乏味，行政人员越做越不受重视的恶性循环。第二，应该鼓励教师岗位的教师尤其是新晋教师兼任一些行政事务，因为有的行政事务并不会占用教师太多的时间，但对教师尤其是新晋教师更快地熟悉学校工作、了解学术、科研、教学动态及流程有无可替代的帮助作用，更可以有效消除教师岗对行政岗无所事事、工作轻松随意的偏见，使得教师岗位教师能更加自觉地配合行政人员完成工作。鼓励教师兼任行政工作既可以为行政岗位人员分担繁重的工作压力，使教师对行政工作多一份理解与支持，又可以帮助教师了解学校教学、科研政策，提高教学科研工作的针对性与有效性。第三，行政工作人员自身要有上进心，懂得提升自己。行政工作的繁琐性和片段性使得行政岗位工作人员往往疲于完成工作内容，没有足够的时间与精力提升自己。这种情况下，除非本人有足够的决心与毅力寻求与把握提升机会，否则极容易在工作中慢慢失去进取心。所以，行政工作人员自身应该时刻保持清醒的认识与积极的进取心，才能在繁琐的工作之余把握提升机会，不断提高自己的技能与素质。第四，行政人员要学会在繁重的工作之余总结经验、提高效率。虽然行政工作相对繁琐，但好在熟能生巧，行政工作人员应注重在工作中不断总结经验，不断改进工作的方式方法，并善于利用现代工作软件与技能，如此才能不断提高工作效率。另外，自己应主动发现并抓住学习提升的机会，并积极向学院争取机会，而不应该在工作中日益麻木。第五，作为校方、学院，要在职位晋升、职称评聘、岗位选聘等方面为行政岗位人员提供更多的可能性。针对目前行政岗位发展空间受限的现状，学校相关部门应引起足够重视，为行政岗位工作人员的发展提供更多可能，可针对其自身情况提拔或者转岗。教职工各尽所能、各取所长本是物尽其用、人尽其能的好事，可在很多学校领导、教师的观念里，行政工作人员要求转岗往往会被贴上不安分本职、三心二意的标签。亦或者认为他们水平低、不适合做专任教师。在此观念的指引下，转岗变得不再那么光明正大，很多行政工作人员的期望与通道也因此被阻断。第六，要在教师岗位招聘方面为行政岗位人员打开通道，使得行政人员工作活起来，找到适合自己的岗位。针对行政岗位工作人员兼课情况，应关注其上课情况，对教学能力强、受学生欢迎的老师，可提供校内教师选拔的机会，这样，既能为学院提供更多选拔教师的途径，也可以为行政工作人员的发展提供更多的可能性。第七，校方、学院应对行政工作予以重视。学校、学院的重视是做好行政工作的关键，也是引导教师对行政工作予以重视的关键环节。工作获得更多的支持与尊重，能够有效的调动行政工作人员的积极性与主动性，使其在工作中投入更大的热情。第八，作为教师，对从事学院基础性、服务性工作的行政人员应多一份配合与尊重。高校行政岗位工作人员的工作往往是为教师的教学与科研服务，这一工作任务的顺利完成离不开教师的配合。教师的配合可以使行政工作人员的工作事半功倍，有利于学院、学校工作的顺利推进，从而更好的完成教学科研工作。

笔者根据自身从事二级学院办公室工作的经验，对所遇到的问题及可能的解决办法作了整理，并非对本职工作的不满，而恰恰是因为满怀期盼。期盼着行政人员的现状能够引起学校及学院的足够重视，应该重视学院行政工作的良性互动，注重行政人员的职业发展与自我发展；期盼着专任教师对行政人员及其工作多一份尊重与配合，而不是理所当然的认为行政人员就应当无条件配合并为其服务；期盼着行政人员不再在繁琐重复的工作中渐渐放弃努力、迷失自己，而应时刻懂得在工作中总结经验、提升工作技能、掌握工作技巧、提高工作效率，从而腾出精力与时间不断提升自己，通过自己的努力赢得领导的重视及教师的尊重，而不是自怨自艾，最后变成自己所不愿意成为的人；期盼着以人为本的观念能够真正有效的融入到我们的工作中，行政人员以人为本，增强服务意识，全心全意为教职工服务。专任教师以人为本，懂得尊重与配合。学校、学院以人为本，为行政人员长久谋划，提供更多机会与可能性。

以上是笔者在高校二级学院从事行政相关工作中遇到的问题及自身的一些思考，撰写本文的初心也是希望自身发现的这些问题能够或得到有经验诸位的指点，或引起大家的共鸣，并共同寻求解决之法，从而切实提高工作效率，在为师生服务的同时也提升工作的幸福感，更也为学院及学校的长久发展提供持久动力源。