浅析新时代人事档案的开发与利用

李恩洁

摘 要：自2021年起我国新版档案法正式施行。在新版档案法中关于档案开发利用的内容进行了重點强调，这也预示着随着我国档案数量的日益增多，档案已经成为重要的资源，在社会经济发展中发挥出更加重要的作用。新档案法的施行标志着我国档案事业进入到一个崭新的发展阶段。人事档案是我国档案体系中的一个重要类别，涉及个人的身份、学历、资历等方面的信息及内容，是我国人事管理制度体系下的一个重要组成部分。如果在新时代环境下，依据我国新档案法的规定，加强人事档案的开发与利用工作是档案管理部门及工作人员关注和研究的重要内容。本文就这一议题进行了探讨，文章提出了完善和优化人事档案开发与利用的策略，供相关人士参考。

关键词：档案资源;管理特点;重要性;措施

一、引言

我国新版档案法于2021年起开始正式施行。在新版档案法中除了对档案信息化建设的内容以及档案监督检查的内容进行了增加以外，对于档案资源的开发和利用内容也进行了强调说明。过去档案向社会开放的期限为三十年，而新版档案法中关于档案的社会开放年限缩短为二十五年。此外，档案馆对档案开发利用的规则进行完善，对档案开发利用及服务形式进行创新，以更好地增强档案开发利用服务水平，为法规政策及有关问题研究提供更科学更便利的支持。

二、人事档案管理的特点

人事档案是我国档案体系中的一个重要类别，涉及个人的身份、学历、资历等方面的信息及内容，是我国人事管理制度体系下的一个重要组成部分。人事管理档案不仅与个人的工作经历有关，与个人的工资待遇相关，而且还与个人的社会劳动保障事项有关。人事档案管理具有明确的法律效用，在法律案件中可以作为有效凭证。在对人事档案进行管理的过程中，充分考虑到档案的特点是十分必要的。

全面性特点：由于人事档案记载了个人的很多信息，如个人曾经的学习、工作、培训等经历;个人的政治面貌情况;个人的入党入团经历;个人曾经获得的荣誉、奖励、处分、犯罪等情况;个人的工资待遇、个人在工作中的鉴定和考评情况;个人的家庭成员情况等。由于信息范围广、信息类型多、时间轴长，因此能够很全面地呈现出个人的学习成长情况、思想发展情况以及个人自然情况，可以说，人事档案管理是对员工个人信息库的管理，是对个人的多维度面貌进行的管理。

现实性特点：人事档案管理不是普通的文档管理，是与个人、用人单位以及人事劳动部门的现实性紧密关联的。通过人事档案信息帮助用人单位更好地了解人才、更好地将人才配置到合适的岗位上，更合理地解决人才的工资福利待遇等问题，这些都是涉及利益或现实的实际问题，是人事档案管理不同于普通的文档管理的突出特点。

动态性特点：由于人事档案管理的档案对象是个人的信息，因此由于人的变动性和发展性的特点，使人事档案也在不断地更新变化。这就决定了人事档案管理与普通的档案管理相比具有更强的动态性特征。在人事档案立卷以后，档案的内容并不是固定不变的，而是随着当事人的变化而不断地增加新的档案信息。因而，人事档案管理需要及时做好关于当事人的新材料的收集整理，补充到人事档案中。

流动性特点：如果当事人所在的单位发生了改变，那么人事档案的管理单位及地点也很可能发生变化。因此，在人事档案的管理中，人事档案管理要与当事人的人事管理工作保持统一，这样才能避免出现有人无档，或者有档无人的情况。档案管理工作要坚持人事档案随着当事人的变动而跟随变动，应及时将人事档案转移到新单位或新的管理部门。

机密性特点：在人事档案中，不仅包括当事人的一些普通信息，而且还经常包括一些当事人的机密信息，如个人的功过奖惩、一些历史重大事件参与信息以及一些涉及党和国家的机密信息等等，这些档案信息不得随意泄露，也不能私自保存，因此人事档案管理因档案内容的特殊性而具有机密性的管理特点。

三、人事档案开发与利用现状

随着国家档案资源积累数量的日益增多，关于这部分资源的开发和利用议题也被提上日程，成为档案管理部门工作中的重点内容之一。对于人事档案而言，目前我国的人事档案管理已经建立了基本的管理系统，并形成了初步规模。各级各单位组织部门都对人事档案管理设置了专门的机构，专门对所在地区的人事档案进行管理。关于管理制度方面，我国党中央人事部结合我国的机关事业单位的档案管理实际情况制定了关于干部人事档案管理的工作条例、工作细则，对人事档案工作中的材料收集以及材料归档环节做出了明确的指引，对人员的人事档案流动性管理也出具了具体的办法和规定。为了更好地推动和保障人事档案管理工作的顺利推进，制定了人事档案管理的考核标准，约束和规范档案相关部门及工作人员按规定按规矩办事，保障人事档案管理工作越来越系统和规范。在人事档案资源的开发和利用方面，利用数字信息技术为人事档案开发和利用创建基础条件，传统的纸质档案变成数字档案，为档案开发和精准用档提供了便利。人事档案开发和利用中，除了过去的档案类型以外，一些新的符合时代发展特征的档案类型也涌现出来，人事档案数据库更加丰富，不同的用户在人事档案的利用开发和利用过程中也可以满足个性化的需求。

四、人事档案开发与利用重要性及人事档案开发与利用存在问题

关于人事档案，其开发利用有着三个方面的意义。首先，可以作为了解当事人情况的基础资料。由于人事档案中包含了当事人的多方面多维度的历史经历和信息，因此对于单位来说，在了解当事人情况的时候，可以将人事档案作为信息的重要来源，通过查阅人事档案信息获取到更全面真实的当事人信息。尤其是在机构单位的人员选聘、人员定岗以及人员的培养等方面，人事档案可以帮助机构单位作出人力资源方面更加科学的决策，使人员选聘与机构单位的实际情况相匹配，更有利于人员和岗位的匹配性。其次，可以使人才潜能得到更好的挖掘。人的不确定性和主动性特征都预示着人是有发展的潜能的。而每个人的潜能并不一定被挖掘出来。伯乐和千里马的关系就如同人力资源管理人员和员工的关系，结合单位及岗位的当下及未来的发展需求，发现人才，并挖掘和激发出人的潜能是人力资源管理人员工作的重点内容。人事档案中包括了多维度的当事人信息，找到这些信息的关联性，并发现员工的优势、特长，将其与单位所需的人才能力结合起来，实现人力资源和单位岗位的匹配性，并在这一基础上帮助员工个人潜能最大化发挥，实现自身更多的价值。其三，可以推动我国社会经济更好地发展。社会经济的发展都离不开人力资源，而人事档案开发和利用对人力资源管理的作用如上所述。做好了人力资源管理，人才才能更好地发挥出潜能和价值，才能推动经济发展，推动社会进步，这是人作为重要的生产力资源的有效体现，是人事档案开发和利用重要性的宏观体现。