事业单位财务档案管理信息化及发展趋势研究

丁波

摘 要：随着时代的发展，信息技术逐渐运用融入了日常生活与各行各业中去。事业单位财务档案管理作为财务管理的重要内容，对事业单位的日常运转具有非常重要的保障作用。信息技术不断地更新迭代，事业单位财务档案管理的信息化建设已经成为不可逆转的发展趋势。然而，尽管大多事业单位已经认识到了信息化的重要性，在发展建设的过程中仍旧遇到了许多现实的问题。本文主要从事业单位财务档案管理信息化及发展趋势出发，展开分析论述。

关键词：事业单位;财务档案;信息化

事业单位财务档案管理作为对事业单位经济业务的重要记录，既体现了单位的具体活动，又是单位在进行经济活动过程中非常重要的原始记录材料，对事业单位的工作安排和发展计划具有非常重要的作用。步入二十一世纪，信息技术与人们生活和工作的联系愈发紧密的同时，也让事业单位看到了信息化的价值和作用。为了更好地提高工作效率和质量，各事业单位逐渐开始将目光放到管理与信息化相结合的建设中来。

一、事业单位财务档案管理信息化建设的重要性

1.有利于推动档案管理转型升级

财务档案管理作为事业单位工作开展非常重要的一项内容，加快档案管理方式的转型升级，一直是事业单位的重点工作之一。信息时代为了顺应时代的潮流和自身的发展，加快财务档案管理信息化建设进程迫在眉睫。通过建设财务档案管理信息化可以在提升档案管理工作效率的同时减轻工作人员对的工作压力，还能为事业单位的具体工作开展提供信息支持，从而让事业单位在进行决策时能够更加高效，实现资源的合理配置。

2.有利于提高事业单位档案管理水平

事业单位的财务档案管理，都是对事业单位工作开展过程中的各类工作的原始记录，能够很好地反映出事业单位的财务状况，还会对单位下一步的工作开展作出借鉴和引导。因此，通过加快财务档案管理的信息化进程，能够根据需要有效地对档案中的相关信息进行针对性的提取，提高管理水平的同时也有利于更好地了解单位工作情况。

3.有利于促进事业单位信息化进程

财务档案管理的信息化建设对于事业单位未来的发展具有非常重要的作用，不仅能够提供充足的经验借鉴，还能提供具体方案的科学指导。信息时代事业单位想要不断地发展壮大，离不开对信息技术优势的结合，以此来查漏补缺，弥补发展过程中的短板，提高事业单位在众多单位中的核心竞争力。通过以点带面的方式对单位信息化的发展提供经验思考，能够提高事业单位的工作效率，推动事业单位的信息化进程。

4.有助于打造优质事业单位社会形象

新时期背景下，事业单位承担的社会责任和义务更多，对于财务档案管理也提出了更高要求。加强财务档案管理信息化建设，能够准确、清晰记录事业单位全体干部职工的基本工资、绩效工资的收支情况，详细体现出来财务预算以及每项财务款项的实际使用情况。通过信息技术的支撑，打造更具精细化、规范化、透明化的事业单位财务档案管理体系，这样可以为事业单位树立“廉政为民”的社会形象。此外，有利于加强对事业单位财务舞弊行为的监管，有效避免出现挪用公款、占用公款等情况，也有助于审计部门对事业单位财务管理的监管。

5.有助于提升事业单位效益水平

财务档案管理属于事业单位的核心工作内容，尤其在事业单位转型改革的关键时期，更加凸显了财务档案管理信息化建设的必要性。推进财务档案信息化管理机制，有助于实现财务信息资源的合理配置，降低事业单位面临财务风险的概率，这是提高财务管理工作整体水平的关键所在。此外，财务档案信息化管理还可以降低人员开支成本，提高财务档案管理能效，为社会提供更为优质的服务，这不仅可以帮助事业单位履行好自身职能作用，还可以为事业单位创造更大的社会效益和经济效益。

6.有助于延长事业单位财务档案保存时长

传统模式下的事业单位档案管理主要以人工管理方式为主，财务档案数据信息主要在纸张上体现。由于纸张保管难度较大，而且极易由于受潮或者氧化等因素，再加上长时间地翻阅，导致财务档案资料丢失或者内容变得模糊不清，严重降低了财务档案自身价值。但是在财务档案信息化管理背景下，财务档案主要由图片、文字等信息为主，全部集中在线上平台，形成了更加安全的电子档案。电子档案主要存储在计算机硬盘中，或者利用云处理技術，将重要的财务档案信息上传至云端，这样便明显提高了财务档案的寿命，不再担心频繁地翻阅档案资料或者由于环境因素，影响事业单位的财务档案完整性。此外，在信息化管理条件下，不仅缩短了档案管理时间，减少了档案信息查阅用时，也明显提高了财务档案信息安全性，有效避免了财务档案信息的泄露和丢失。

二、事业单位财务档案管理信息化建设的主要问题

1.事业单位财务档案管理信息化意识薄弱

尽管大多数事业单位已经认识到了财务档案管理信息化的重要性，然而，由于自身的管理者对信息化的认识比较片面，将简单的引进先进的设备等同于信息化建设，从而导致财务档案管理信息化的支持不够，阻碍了财务档案管理信息化的进程。同时，由于档案管理部门的工作人员对于信息化的了解不够，没有发现信息化建设背后对财务档案管理乃至整个事业单位发展的巨大促进作用，尤其是一些资历较长的工作人员对新兴技术的本能排斥，使得财务档案管理信息化的工作无法开展，同时也无法胜任此项工作。

2.事业单位财务档案管理信息化制度不完善

制度对于基础的工作开展具有指导和保障作用。当前许多事业单位对于财务档案管理信息化的建设仅仅停留在对硬件设备的引进上，忽视了信息化制度的建立和完善。尽管事业单位已经具备了大量有关财务档案管理的制度守则，但这些都是针对传统的管理方式而言的，并不适用于新时期正在加快信息化建设进程的财务档案管理系统，从而使得这些制度在新时期无法发挥出作用。制度没有得到及时的更新与完善，也导致财务档案管理的相关信息与实际的工作开展情况明显出入，从而阻碍单位发展的同时，也影响了财务档案管理的信息化建设进程。