基于SWOT分析法的高职院校人事档案信息化建设研究

何宗哲

摘 要：人事档案作为高职院校组织、人事部门选拔人才、考核干部、师资队伍建设等方面的重要参考资料，为高职院校人力资源开发与管理发挥着重要的作用。本文对高职院校人事档案信息化建设进行SWOT分析，提出SO、ST、WO、WT四项策略，将高职院校内部人事档案信息化管理和国家标准、社会要求紧密结合，融合发展，充分实现人事档案信息的价值。

关键词：人事档案;高职院校;信息化建设;SWOT分析法

一、前言

人事档案与个人合法权益紧密联系、息息相关，在关键时刻还能发挥法律效力，保障个人的合法权益不受侵犯。同时，人事档案作为高职院校组织、人事部门选拔人才、考核干部、师资队伍建设等方面的重要参考资料，为高职院校人力资源开发与管理发挥着重要的作用。本文作者于2020年9月发表了《高职院校人事档案信息化建设环境分析——以广西交通职业技术学院为例》一文，对高职院校人事档案信息化建设环境进行了研究和分析，为更好地促进人事档案信息化建设工作的开展，本文继续以广西交通职业技术学院为例，通过前文的总结，运用SWOT分析法提出解决策略。

二、高职院校人事档案信息化建设的策略

SWOT分析法是企业常用的一种战略分析方法。通过前文对高职院校（以广西交通职业技术学院为例）人事档案信息化建设的优势、劣势、机会和威胁的分析，深入了解高职院校目前的各种环境因素，形成SO、ST、WO、WT四个方面的策略，从而构建SWOT矩阵（见表2-1），积极推动高职院校的信息化建设。

（1） 应用信息技术提升人事档案信息质量服务

高职院校在进行人事档案信息化建设过程中，可以充分应用现代信息技术，提升人事档案服务的质量。

广西交通职业技术学院主要通过在信息存储、监控等方面运用现代信息技术，为学校发展和教职工提供优质服务。首先，在信息存储方面，学校引入了人事档案管理系统，将在职教职工相关信息录入系统，同时，同步更新新入档材料及新入职教职工的档案信息，使档案信息管理与学校人事工作同步开展，使人事档案服务质量得到快速提升。第二，运用现代信息技术手段，对人事档案实行有效监管。在库房、办公室和阅档室前门、后门安装了摄像头，校内值班人员对其实行24小时监控，档案工作人员还可以在手机上进行远程监控，确保了人事档案安全;同时，安排巡查人员巡查人事档案库房、办公室和阅档室，保安实行24小时值班制度，确保通信联络和信息渠道畅通，出现紧急突发情况，第一时间收到反馈并进行妥善处置应对。通过运用信息技术手段，使学校人事档案逐渐实现管理的现代化和规范化，并提升了人事档案服务的质量。

（2）激励工作人员担当作为，推动人事档案数字化建设

自2018年《干部档案工作条例》施行以来，中央组织部加强了对人事数字档案的管理要求，部分单位已实现了人事档案数字化建设。高职院校由于教职工人数较多，在职教职工人数一般都在500人以上，加上退休职工、已故职工档案数，高职院校管理的人事档案卷数基本都达到一千卷或更多。如此大的工作量，人事档案工作人员的综合素质在数字化建设工作起着关键的作用。因此，高职院校档案要激励人事档案工作人员担当作为，充分运用国家政策推动人事档案数字化建设。

广西交通职业技术学院目前管理的人事档案将近一千卷。新条例的颁布，对人事档案工作人员的计算机水平、文件处理能力、信息采集等方面都提出了更高的要求。人事档案工作者如果止步不前，仍是以前“看摊守摊”的思维模式，将无法适应信息时代对档案工作的要求，也无法开展人事档案数字化建设工作。因此，广西交通职业技术学院加大了对人事档案工作人员的培训，转变工作人员以往被动的工作思路，激励他们主动担当作为，认真学习前沿的人事档案管理技术，努力提升自身综合素质。此外，学校鼓励人事档案工作人员积极申报档案科研项目，为他们畅通职称晋升通道，提高专业技术能力，挖掘人事档案利用者的潜在的需求信息，提升高职院校人事档案服务水平和服务效果，为学校的人事档案信息化建设作出积极的贡献。

（3）推动人事档案系统化管理满足信息需求

高职院校人事档案，为高职院校人才培养、职称申报、科学研究、组织任免等方面做出了较大的贡献。随着高职院校组织人事工作及教职工对人事档案信息需求的增加，高职院校的人事档案管理也要随之改变。人事档案信息需求与高职院校人事档案系统化管理密切相关。

廣西交通职业技术学院积极推动人事档案系统化管理以满足组织人事和教职工的档案信息需求。系统化管理包含档案接收、整理、数据统计、查借阅服务等内容。特别是档案材料的收集、统计和档案利用情况统计，收集、统计工作直接影响档案信息服务，而档案利用情况又反过来可以助推档案收集，扩大收集的范围以提供更好的服务。为了充分开发和利用人事档案信息价值，广西交通职业技术学院建立并完善人事档案材料接收（见表2-2）和档案利用的数据统计（见表2-3）。

年份 事业单位工作人员工资变动表 年度考核表 岗位聘用变动表 增人计划卡 首次岗位聘用登记表 聘用合同 解聘材料 学籍档案材料 教师资格认定申请表 先进工作者推荐表 优秀党委工作者、优秀共产党员 其他奖励材料 职称批文和材料 干部任免审批表、考察材料等 双师型教师证书复印件 履历表 退休金表及材料 体检表 处分材料 其他材料 合计

通过分析材料接收统计表，可以了解到每年相关材料的大概收集时间并形成计划表，制定《广西交通职业技术学院人事档案收集归档规定》，及时联系、督促有关职能部门和教职工移交相关材料，为档案数字化扫描阶段奠定基础。在表2-2中，通过对利用方式、内容、类别及范围的研究，解析组织或教职工需要的核查内容，为人事档案信息采集及系统的深入开发、利用提供充分的信息要素。通过数据信息统计表，推动人事档案系统化的管理，满足利用者的人事档案信息需求，提升人事档案服务质量。