军工单位制度与流程管理创新实践—以“合同管理”为例

2021-10-29张楠王晶李巍程澄杨韫岳北京航天长征飞行器研究所

航天工业管理 2021年9期

张楠、王晶、李巍、程澄、杨韫岳 /北京航天长征飞行器研究所

现代企业管理理论认为，管理的本质即“管人”和“管事”。管好人，厘清事，就要依靠制度和流程，即“用制度管人，用流程管事”。制度是用来约定管人的规范，流程是用来约定做事的规范。在科学合理的制度约束下，按照统一、标准的流程执行，是现代管理的基本要义。

合同管理是北京航天长征飞行器研究所经营管理的重要组成部分，同时也是科研生产管理工作链条中的重要一环。合同管理流程主要包括合同管理办法制定、合同事项审批、合同谈判、合同起草、合同评审、合同审批、合同签订、合同履行、合同纠纷、合同变更和终止、合同台账、合同归档等环节。由于涉及范围广，涵盖流程多，合同办理较复杂，因此无论是制度的科学合理制定还是流程的优化高效都至关重要。

一、工作与实践

1.《北京航天长征飞行器研究所合同管理办法》修订

笔者通过对近5 年共4 次修订内容进行分析发现，合同询比价、合同签订要求、组织机构与职责的修订次数排前三位，详见表1。其中组织机构与职责修订主要是根据研究所组织机构的调整，增加了产业发展处的职责，所以不再赘述，现重点详细分析合同询比价与合同签订要求的修订情况。

（1）合同询比价

2016 年，《合同管理办法》中首次提出“合同承办部门应组织进行合同的询价和比价”，但无具体要求；2018 年，首次提出“所签订的甲方合同均应进行询比价工作，一般情况下合同询比价应由两家（含）单位以上进行”，并且规定了可不必进行询比价的标准；2019 年是对2018 年条款的完善；2020 年删除了对询比价的相关规定，原因是根据《采购管理办法》的规定，采购方式共有8 种，原《合同管理办法》中规定的询价采购为采购方式中的一种。因此，针对询比价工作，2020 年修订的办法不再赘述，而是根据《采购管理办法》的相关规定执行，详见表1。

表1 合同询比价修订情况表

（2）合同签订要求

2016 年规定合同金额5000 元（含）以上付款事项、20000 元（含）以上收款事项均需签订合同；2018 年删除签订合同的金额要求；2020 年规定50000 元（含）以上且除具有明确收费标准的公共服务保障费用，防疫与医用/救援物资费用等付款事项外，均需签订合同，详见表2。

表2 合同签订要求修订情况表

年度合同询比价修订前修订后2020 年合同询比价：合同承办部门在合同谈判前应进行合同的询比价工作，具体要求如下：（一）所签订的甲方合同均应进行询比价工作，一般情况下合同询比价应由两家（含）单位以上进行，并有相应的询比价记录（包括但不限于报价单或网络询价记录等）作为合同附件归档，其中报价单应为有效的正式文件（如加盖公章）。（二）有以下情况的，可以不必进行询比价工作：1.上级机关文件或客户合同中明确指定供应商的。2.只有一家供应商能够及时提供符合要求的产品或服务的。3.为保证原有采购对象的一致性或者服务配套的要求而必须继续从原供应商采购的。4.为保证预研项目论证和实施的继承性，预研项目在实施时，涉及联合论证单位的。5.型号项目的分工定点方案通过所内审查，并按照该方案实施的。6.上级明确规定收费标准的(如绿化养护、物业管理委托等)7.涉及保密或行业特殊规定的。8.运输合同可不必进行询比价。（三）采用招标方式的，应按照国家、所招标文件规定执行合同询比价：无

2.合同管理流程优化

（1）合同办理流程梳理

合同管理主管人员以方便员工办理、提高合同办理效率为出发点，梳理了2 类合同（甲方合同与乙方合同）的7 个合同办理流程（产业类甲方合同，固投类甲方合同，科研类甲方合同—技术基础、室级二品，科研类甲方合同—型号（含预研），综合类甲方合同，乙方合同—技术基础、室级二品，乙方合同—型号（含预研），详见图1。

图1 乙方合同—型号（含预研）办理流程

（2）合同办理流程优化

新流程依托经管（OM）系统，将原需人工确认的“经管会会议审批合同”内嵌于合同电子审批流程中，减少人工核对的时间与精力；经研究所经管会审议通过的合同，直接由经管会主管加盖所长手签章即可，避免了原来存在的所长线上、线下重复审批的问题，优化了合同管理流程，提高了合同管理的规范性与有效性。

二、实践效果

1.工作所取得的效果

《合同管理办法》日益优化，同时与其他制度的对接与贯通也日渐完善，符合强内控、防风险、促合规的要求，也促进了研究所规章制度体系的完善。

通过梳理合同办理流程与实施合同办理流程优化，研究所约80 位合同经办人对合同办理流程问题的处理方式由原来与合同管理主管电话沟通问询，逐渐优化为线下学习查考合同办理流程指南，极大减少了人力沟通成本与占用时间；由研究所经管会审批通过的约50 份合同已实现了“线上经管会主管确认+线下加盖所长手签章”的功能，避免了原来由人工口头核对易造成信息疏漏的情况发生，进一步规范了合同审批

与管理流程。

2.项目创新点

（1）以完善规章制度体系为核心的制度修订创新

近5 年来，《合同管理办法》进行了4 次修订，每次修订均涉及“合同询比价”。从无合同询比价的要求，到简单提出“需进行询比价”；从提出“可不进行询比价”的相关要求到《合同管理办法》中删除关于询比价的相关规定，合同办理按照《采购管理办法》的相关规定执行，是制度之间的对接和贯通，是对规章制度体系建设的完善。

（2）以“防风险、促高效”为出发点的制度修订创新

近5 年来，通过对标上级规章制度，参考兄弟单位的相关条款规定，并结合研究所的实际情况，项目组将合同签订金额的限制从付款5000元、收款20000元，修改为统一规定收付款金额限制为50000 元；从有金额限制到无金额限制再到有金额限制，同时增加可不签订合同的相关情形，既符合“强内控、防风险、促合规”的规定，又尽可能提高合同办理的效率，缩减了不必要的业务办理流程，促进业务工作既合规又高效。

（3）以“提质增效”为切入点的流程梳理创新

合同管理涉及范围广，涵盖流程多，办理较复杂，本项目以“提质增效”为切入点，以方便员工办理、提高合同办理效率为目标，以图文并茂的形式梳理了2 类合同的7 个合同办理流程并发放给合同经办人员，极大减少了人力沟通成本与占用时间，提高了合同办理效率。

（4）以“精简协同”为关键点的流程优化创新

原来经会议审批的合同需合同主管人员在线下与经管会主管人员进行口头确认，既耗费时间，又存在遗漏的风险。现依托于信息化手段—经管（OM）系统，将原需人工确认的“经管会会议审批合同”内嵌于合同电子审批流程，极大减少了人工核对的时间与精力；同时经研究所经管会审议通过的合同，直接由经管会主管加盖所长手签章，避免了原来存在的所长线上、线下重复审批的问题，优化了合同管理流程，提高了合同管理的规范性与有效性。

制度的修订不应该“单点击破”，而应该“四面出击”，要全面对标上级文件，查找制度漏洞与不足，而不是仅针对某一整改项、某一条款进行单独修订；同时也应加强与相关制度的贯通与连接，确保单位内制度之间“不打架”。