小议中小企业物资采购询价、比价与议价

2015-10-15仝凤环

财经界·下旬刊 2015年2期

仝凤环

摘要：本文第一部分将阐述中小企业物资采购的询价比价以及议价的意义;第二部分将讨论中小企业物资采购询价比价以及议价的实践情况，以期为相关企业和与有关方面提供一定的参考依据。中小企业的实力与大型企业相比仍存在不小差距，所以，物资采购的询价比价以及议价就显得尤为关键，它能节省中小企业的物资采购成本。

关键词：物资采购询价比价议价

询价、比价和议价体现了一个物资采购员的基础素质。而中小公司的物资采购种类众多，牵涉范围较大，所有物品都以招标与投标的形式进行购置显然是不现实的。而这时，采购时的询价、比价与议价就显得尤为关键了。怎样提升询价、比价和议价的质量和效率，力图用最小的成本换取最大的效益。

一、中小企业物资采购询价比价以及议价的意义

中小公司的物资原料的价值高，采购量大，种类繁多。例如：一个中小制造公司要生产价值5亿元的商品，除去大头的生产原料外，它的协助性化学工业原料的采购量——包含原料等大头物资以及元部件的采购量都多达1亿。假如可以减少2个百分点的物资原料本金，就能获得超过200万的利润。

因此，物资采购成本的减少可以提升中小公司的经济收益，成本的减少比营销收入的增长更能获得合理范畴内的利润，并且这部分利润可控性较强。在市场竞争渐趋白热化、市场情况千变万化的背景下，中小公司的价格管控就显得尤为重要;而运用好询价比价以及议价，是一个采购人员应具备的基本素质，也是企业降低各项成本的基本工作，同时也是管控好物资原料价格的前提。

二、询价比价以及议价在中小公司的实践

为使询价比价以及议价在中小公司的物资采购中发挥应有的功效，减少公司整体成本，获得核心竞争力，下文将探讨询价比价以及议价的具体实践：

（一）合理挑选供货商

在取得物资采购清单后，通过各种渠道——网络、行业报刊以及平日搜集到的讯息了解供货商，然后进行初步筛选，以选出经营实力、技术实力、规模相当的供货商。最好能有生产商、代理商及中间贸易商，可以在保质的前提下，择优供货。供货商的挑选数量不应太多，3-5家适宜。对重要的物资必须确保有三家以上的供货商。切忌单独跟一个供货商进行交易，就不会被供货商牵着鼻子走。

（二）价格取得方法

1、网络询价法

通过市场询价掌握不同供应商价格信息。现在网络普及，海量的信息量。最常用的如阿里巴巴，基本上90%的物资都可以查到价格，并且供货商资格有第三方监管，通过第三方认证，可信度较高。再就是各行业的资讯中心等。

2、当地专业市场

一般城市都有类似的比较集中的专业市场，如设备配件，化验器材，五金交电，阀门管件等，到市场跑上半天，多问几家，价格情况基本就有数了。

（三）询价单

书面报价是咨询价格工作中的基本要素，精准、合理的获得供货商的报价，是采购人员获取市场中商品讯息的最有效手段;而物资采购人员情况把握得越全面，对今后的议价就越有把握。因此，在发布书面价格通报时必须明确商品的规格、种类、品质、数目、提货与交货的方法、交货限期、款项支付模式以及报价限期等等，有特别属性的还应进行批注。

（四）价格咨询的过程中全面掌握商品讯息

中小公司的物资采购人员并非“万事通”，一部分物资清单开出后采购人员心里会没底，而这样的情况下，通常是透过问询供货商，才对其商品的情况有所掌握。

所以，物资采购人员在价格咨询时，要耐心倾听供货商的推荐，必要时应引导供货商指出商品的优势。例如：“该商品好在哪？”或“你推介的商品价格公道吗”等等。这时，供货商会讲出产品的价格优势，而物资采购人员可以依据自身的经验来辨别真伪，进而全面掌握商品的状况，力图以最低的价格获得最好的商品。

（五）比价的基础方式

比价采购是指中小公司依据供货商的报价，实行比对，进而挑选适合的供货商，它有利于提升中小公司的競争能力，保障采购的物资的品质。

1、价格比较

比较首当其冲的就是价格比较：

（1）依据供货商指出的价格实施比较。

（2）有底价预算的比较底价。

（3）成本的比较。

（4）与以前的采购价格实行比较。

通过价格比较，判断价格是否真实。

2、品质比较

在价格比较之后，还应对各供货商的商品品质进行比较，判断其是品牌商品还是同质类商品，并参考中小公司的需求进行采购。尤其是对同质类商品的利用必须查验其质量认证是否合格。相同的商品，其质量标准与价格都不尽相同。

3、供货商的生产技能与名誉度比较

供货商的资历、过往的销售情况和名誉度也是重点考察的对象。尤其是交货时间很多的物资或生产周期长必须批量提供的物资，如果遭遇停工停产，那么中小公司的损失就会很大。因此，在价格对比的过程中，必须权衡供货商的生产技能、名誉度等等，而为减少成本使用质量低劣的商品就是对自身和消费者的不负责任。

（六）关于议价

询价、比价都是为议价作铺垫，议价是询比价的升级，中小公司的物资采购人员透过询价、比价对商品的品质、价格等讯息有了一个初步的了解，并对市场状况有了一个大致的了解。这时，依靠中小公司的商品采购需求掌握价格波动的情况，再与供货商深入商洽，经过讨论后明确最终的价格。

1、议价的预备阶段

中小公司的物资采购人员应对询价、比价中的讯息进行解析，并商定好议价的预案和方略。物资采购人员不但应清楚自身的状况，对于供货商的状况也要进行把握。明确自身的状况就是说：对自身的优点以及位置有清醒的认识。对于这点，物资采购人员往往会高估或低估自身。所以，在评价自身实力时必须头脑清醒;而把握供货商的状况就是：对供货商提供的价格与市场价格都要烂熟于心。

2、议价的技能运用

在议价时，应采用婉转的方式进行，不能直接议价，而应委婉地进入主题，从询问供货商的公司状况着手，从对方的解答中明确供货商的商谈态度。

议价的目标是实现双方的共赢，而议价的本质则是两方利益的互换，怎样利用自身的有限的资源获取利益是议价中的又一课题。所以，物资采购人员应利用好自身的优势资源，并且在适当的节点向对方显示己方的优势。在议价时，言语只能获取不到10%的讯息，副语言能获得38%的讯息，而眼色传递出的讯息是最多的，占到50%。例如：采购人员要大量购置物资，然而应在重要的价格讨还的过程中再明确告知，力图用最低的价格获得最好的利益，以节省成本。

3、合同签订

书面的合同签订是议价成功的标志，也是保证订单被有效实行的关键根据。合同的执行通常来讲是依靠名誉度，物资采购人员应谨慎对待，看清楚每一个字方能签订。

三、关键控制点

（一）挑选符合资质条件的供货商应向其发放询价函

中小企业应只接受供货商的一次报价，该报价没有授权是不能变更的;只接受询价函中注明的到期时间内的报价;此外，中小企业应公布所有符合标准的报价，集体决定对供货商的挑选，并且要确立少数服从多数的战略方针;在审查、考评供货商时，应依照预先设定的准则、标准、方法进行，保障考评方法相同。

（二）不单纯重视供货商提供的价格

对中小企业应对成交的供货商采取符合准则、质量与服务对等、报价最低的综合评判原则，不能只看供货商的价格。价格仅是询价中的重要元素，而绝不是唯一的元素。应走出“低价位”的误区，这是由于低价位可能透过以次充好或牺牲售后服务的形式来获得，中下企业应理智地看待价格。

（三）做好询价监督

企业的纪律检查、监察、审计询价的监督部门，应监督询价采购的各个流程是否是按规程操作;在供货商挑选以及供货商的评价等敏感版块，时常会有舞弊行为产生，并可能无法保证最终的成交价格被顺利执行。对于舞弊的情况，应做好事前防治、事中监督、事后查处等相关工作。

询价比价以及议价尽管能够减少采购成本、实现快速采购，简单可行，但是如果没有严格的操作流程，询价比价以及议价就失去了依托，會得不偿失。因此，企业必须对这一点引起高度重视。

四、结束语

物资采购的询价比价以及议价体现了一个采购人员的综合业务能力，也是中小公司管控成本的重要项目。因此，中小公司应注意提升企业的管理水平，健全管理制度，提升物资采购人员的整体素质、业务水平以及道德水平。把物资采购工作做得更好，为企业创造更多的效益。