综合业务流程管理平台搭建与应用

王宏杰、郭西园、赵丽霞、石丹丹、张晓宏 /山西航天清华装备有限责任公司

为圆满完成中国运载火箭技术研究院提出的“誓夺三连冠，再创满堂红”目标，实现企业“精益+V2.0”的精细化流程建设工作计划，提升企业科研生产综合管理水平和信息化管理水平，解决办公效率低、协同能力差、企业运营成本高等问题，实现企业综合业务流程电子化已迫在眉睫。

目前，山西航天清华装备有限责任公司的现行办公流程绝大多数为线下纸质模式，无论是在财力、物力上，还是人力、时间上都造成了很大的浪费，在增加企业运营成本的同时也大大制约了企业日常办公效率。此外，知识库建立和知识共享也是企业日常办公的短板，知识共享性差，导致工作协同性差，工作调度慢。

一、工作与实践

企业门户是全公司适用的通用平台，在企业门户上可实现综合业务管理，搭建综合业务管理平台具有通用性，可以实现知识共享。目前公司人员具备在企业门户实施流程电子化项目的能力，具备构建综合业务管理平台并实现综合办公业务流程电子化和知识库建立工作的条件。

项目组将综合业务流程电子化项目按业务流程分为课题制，采用PDCA 的精益思想，对线下流程存在的问题进行分析，总体制定“一率一度”的工作指标（即平均无纸化率为80%和平均流程简化度为30%），并针对每一个流程的具体情况确定具体改善指标。项目组采用“试验—试行—推广”的策略，分步实现综合业务管理平台的搭建工作，并对每一个流程的具体问题进行具体分析，利用不同的精益改善工具（如鱼骨图、精益改善作战地图、价值流分析等）或者QC 七大手法（如关联图、矩阵图等）等工具分析要因，利用V 模型结合敏捷开发的软件设计方法进行项目实施，实施过程中严格按照梳理—优化—运行—固化—信息化（HORSE 工程）的步骤持续优化不断改进，保证电子化业务流程的可用性和适应性。

1.试验阶段

通过对比选取试点课题，项目组完成综合办公业务流程的电子化和知识库的初步建立及试验工作。试验阶段起止时间为2019年6—9 月。试验阶段采用团队导向问题解决方法（即精益8D分析法）完成课题。

（1）课题选定、现状调查与目标设定

经过筛选与对比，项目组将精益改善项目和精益提案流程电子化选为研究课题。通过分析现状和必要性确定课题方向，建立临时项目组并明确职责分工。实地调查目前所有相关流程并绘制流程图，从流程中分析现有流程存在的所有问题并对问题进行规律性总结。设计线上流程图，完成HORSE 工程中的梳理和优化工作，确定改善前指标水平，并根据指标设定改善后目标值，线上线下流程对比如图1 所示。

图1 改善项目和精益提案流程电子化线下流程与设计线上流程对比图

通过分析发现，该项目大致存在以下5 点问题：一是申请表仍然需要通过纸质手续上报，存在浪费；二是各流程需要经过各相关单位精益专员和精益管理员多次汇总，重复工作较多；三是提案评审后不能自动转换至问题库，问题库中的问题不能自动转换至相关单位，更新需要人工分派；四是提案与问题库数量在逐年增加，难免出现重复提案，无法查重，存在浪费且难以形成体系化的问题；五是缺少模块化系统分析及优秀提案的推广工作。项目组最终确定了精益相关流程电子化率为90%，流程简化度为50%的目标。

（2）原因分析、对策制定与对策实施

项目组利用鱼骨图分析法结合流程四要素（执行人、动作、逻辑关系、时限）诊断法诊断分析出线下流程问题要因，主要有3 个方面：一是精益流程未体系化管理，造成打印纸张耗材浪费、人员走动浪费；二是各单位精益专员汇总及等待过程造成浪费；三是评审前汇总耗时长、查重工作难度大。

项目组根据分析出来的要因制定了2 种实施对策，并对对策进行对比得到对比结论，确定实施对策。根据对策结论制定实施计划，如表1 所示。

表1 改善项目和精益提案流程电子化课题实施计划表

公司依托企业门户流程引擎模块搭建流程，以建模引擎为知识库共享模块，将流程数据转为报表数据。在流程引擎中按照方案设置的绘制流程图，根据线下表单样式设计线上表单样式，确定表单字段长度和字段类型，最大限度地实现字段联动和关联，减少手工操作过多的现象。通过审批流程将信息自动转换为知识用于评审，评审结果通过批导方式更新知识库，将采纳的提案转为问题库转全员共享，实现HORSE工程的运行和信息化工作。

（3）效果评价与事后管理

经过一段时间的运行可以发现，采用该系统完成了预定的90%的电子化率和流程简化度为50%的指标，定量成果从打印纸张、人员走动浪费、资料汇总3 个方面分析，来支撑项目实施效果。

事后管理模块提出存在问题及改进计划，持续改进，形成总结报告及技术文档编写工作，完成HORSE 工程的成果固化工作。

2.试行阶段

典型案例试验成功后，项目组选取1～2 个业务部门可实现无纸化电子化的业务进行推广试行。试行阶段从2019 年10 月开始到2020 年2 月结束。试行阶段流程设计工作量大，要求组内成员严格按照“望闻问切”四步法，与业务部门深入沟通，确定课题，利用精益8D 分析法一步步进行分析处理，向既定的目标努力，保证流程设计的合理性和高效性。

试行阶段将公司办公室发布的《非密文件流转审批流程电子化应用》和保卫处发布的《证件办理（授权）审批流程电子化应用》文件作为研究课题进行电子化实践与应用。完成10 个流程和8 个报表的设计与开发工作，实现了相关流程的无纸化率和流程简化度，并实现了知识共享。

3.推广阶段

推广阶段从2020 年3—9 月，将该系统推广到所有综合办公业务流程，基本实现全公司办公流程电子化。通过1年多的项目实施，实现了13 个部门、37 个业务流程、22 个知识库报表的业务流程电子化设计工作和知识库建立工作。

4.典型案例

（1）开发典型案例

“型号产品临时补料流程线上应用与实践”是利用V 模型结合敏捷开发方式的成功典型案例。该流程在设计过程中启用版本管理，将由流程变更引起的开发变更工作工作量和难度都降到最低，同时保留历史数据，使流程有据可查。

（2）流程简化典型案例

“合同评审与传阅流程线上运行实践”中的流程由线下递进式转变为线上并行式，流程简化度为77%，大大提升了办公效率，为科研生产管理电子化的典型案例，如图2 所示。

图2 合同评审流程电子化流程图

二、实践效果

1.定量分析

具体每个课题的无纸化率和流程简化度如表2 所示。

表2 各课题目标实现情况表

综合业务流程电子化实践与应用目标完成情况对比如图3 所示，可以看出，该项目很好地实现了预定的目标。

图3 综合业务流程电子化实践与应用目标完成情况对比图

2.定性分析

通过全体项目组成员的共同努力，项目实现了既定目标，11 项课题中有5 项目标实现了100%的无纸化率、5 项实现了95%的无纸化率。实现相关流程无纸化的办公部门，节约了大量人力、财力、物力，有效降低了企业的运营成本，提升了企业的综合业务办公效率。同时知识库建立实现了知识共享，提升了工作协同能力。

此项目的应用与开发经验可推广到公司康庄工业园区内网综合业务协同办公平台。由于对流程引擎软件不熟悉，电子流程在应用过程中偶尔会发生错误，还存在一些漏洞需要修改；此外，流程设计与设计者偏好关系紧密，未来需要形成统一的企业流程设计标准。后续在综合业务流程电子化深入应用过程中，为保障应用效果，需事先制定开发设计标准，并按照标准进行设计，使得流程表单更加美观，业务流转更加顺畅。