基于RPA和业财共享平台资金支付业务集中管理研究

范站军

【摘要】大型建筑施工集团企业根据企业内部控制规范和要求，制定和明确了出纳人员的配置要求及岗位职责。受传统财务管理模式下会计机构和出纳人员分散、人员配置不到位等因素的影响，导致相关内控制度无法有效落地。近年来部分企业出现职务侵占、卷款潜逃、挪用公款等违法行为，给企业带来极大的经济损失和恶劣的社会影响。文章就如何利用RPA和业财一体化共享平台的优势，创新管理思路，变革管理模式，降低企业资金支付风险，防范个人舞弊行为，提高集团企业整体资金安全进行研究。

【关键词】流程自动化；资金支付；集中管理；业财融合

【中图分类号】F275

一、实施集中管理的必要性和可行性

（一）实施集中管理的必要性

1.企业资金支付业务案件频发的现状

近年来，部分大型集团企业财务人员舞弊、贪污、挪用公款等案件频发、高发，涉案金额有的高达数亿元，经济损失巨大，社会影响极坏。仔细梳理和分析这些案件发生的原因，无不存在资金支付业务管理不严格，内控制度落实执行不到位的问题。

2.企业自身加强内控制度建设的需要

资金安全管理是企业资金管理的重要内容，更是企业风险管理的重点工作。面对大型建筑施工集团企业管理层级多、管理机构散、人员数量与质量矛盾突出等特点，如何确保企业资金管理内控制度的有效落地，确保资金支付业务合规，防范和杜绝因管理不善、执行不力等形成管理漏洞，给企业造成巨大的经济损失和不良的社会影响，是企业资金管理需要着重解决的问题。

（二）实施集中管理的可行性

1.业财资税一体化平台，发挥互联互通优势。业财共享平台实现业务、财务、资金、税务等管理环节全流程管控，通过打通财务与业务、财务与管理、财务与外部利益相关者等的壁垒，将企业与分供方、业主、客户、金融机构等内外部组织进行智能融合。

2.RPA等技术日益成熟，助力业务效率提升。RPA（流程自动化）技术的发展与日趋成熟，在财务共享建设过程中发挥越来越重要的作用，基于“大智移云物”等互联网技术的快速发展，越来越多的自动化、智能化技术也正在加速改变着传统业务模式，大大提高业务处理效率。因此，集中管理后的效率问题可以通过技术手段得以解决。

（三）实施集中管理的难点

1.人员及机构点多面广。大型建筑施工企业多以项目经理部为独立核算主体，配置相应财务人员。受项目分布广、管理机构散、人员素质和能力参差不齐的影响，实施集中统一管理会对现有管理模式造成较大冲击。

2.非直联银行账户占比大。建筑施工企业受业主监管等因素影响，非直联账户占企业账户数量比重较大，无法实现银企直连的非银行账户，仍然需要人工制单。实施集中管理，如何确保不增加人员的前提下，借助RPA技术，提高自动制单水平，畅通支付流程，保证支付效率，提出了新的要求。

二、实施资金支付业务集中管理的内容

（一）梳理资金支付业务风险

1.银行账户管理风险。银行账户开立、审批、展期、注销等环节不到位，财务印鉴章不能嚴格分管，被个别人员恶意获取开户资料、私自开立银行账户、违规办理担保及票据等业务，将本应由企业管理的资金游离于企业监管之外，被挪用、侵占，给企业造成巨大的经济损失和严重的不良社会影响。

2.出纳人员配置及管理风险。大型建筑施工集团企业多存在点多、面广，核算层级多、核算机构多，且在建与完工收尾项目长期并存，财务人员紧缺的状况。传统的管理模式下，一是无法配备足够的财务人员，二是无法确保企业制定的不相容岗位的严格刚性分离。让一些不法分子有机可乘，从而给企业资金管理安全带来极大的风险与隐患。

3.网银钥匙及银行印鉴章管理风险。《内部会计控制规范——货币资金》，明确规定货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由一个人兼管。造成资金被挪用、侵占等资金安全案件的直接原因，多是因为印鉴章未按规定分管、网银钥匙的制单和复核权限被同一人掌握，造成一人可以独立完成资金收支的全部指令，从而失去控制，形成管理漏洞。

（二）实施支付业务全面集中

资金支付业务集中管理是基于RPA技术，充分运用业财一体化共享平台优势，改变传统财务管理模式下出纳人员配置分散、水平参差不齐、内控执行不到位的弊端，变分散管理为集中管理，从人员配置、流程优化、技术提升等方面对现有模式进行改造升级。

1.强化银行账户集中审批。提高银行账户审批级次，将集团所有内外部银行账户的开立、授权、年检、展期、信息变更、销户等审批权限集中至集团层面统一管理。审批流程完成前，任何单位和个人不得办理银行账户相关业务，实现银行账户的高度集中管控，从源头上降低岗位风险发生的可能。

2.出纳人员及岗位集中管理。出纳岗位：中铁隧道局将下属所有单位的资金支付业务进行集中，所属各单位原则上不单独设置出纳岗位，原出纳人员负责办理的资金收支业务统一由共享中心负责办理，相应单位不得保留纸质票据及现金业务。

3.规范纸质票据及现金管理。因保留纸质票据、现金业务及其他原因确需配备专职出纳人员的单位，由所在公司书面上报申请，经所在公司财务部长、总会计师审核，党政领导会签审批后上报集团公司备案，并着重对现金业务进行强化管理。

4.网银钥匙集中管理强化物理隔离。各单位将所有管理使用的银行账户网银制单权限钥匙交共享中心，银行账户如有网银管理员权限，必须绑定独立钥匙，一并交集团公司共享中心，实现出纳收支业务及人员的集中管理。因业主资金监管等其他特殊原因，需使用纸质票据、现金等业务时，原则上必须办理支付密码器或密码纸，保留纸质票据的单位如无法办理支付密码器或密码纸，应将所在单位预留印鉴章中的个人名章交由集团公司共享中心管理。

（三）开发制单机器人提效率

由于大量非银企直连账户的存在，如果要实现制单业务的集中管理，传统模式下人工制单的工作量大、时间长，付款的时效性矛盾凸显，基于RPA技术，开发制单机器人成为解决这一矛盾的重要抓手。

1.自主开发并逐步扩大制单机器人覆盖面。制单机器人的开发，采取“突出重点，循序渐进”的原则，首先以占账户总量超过70%的中国中铁明确的八大合作银行（中、农、工、交、建、民生、招商、中信）为重点攻克对象，解决因业主资金监管等原因无法实现银企直连的外部账户自动制单问题。然后按照银行账户数量排序逐步覆盖到其他银行，最终实现超过90%的非直连账户制单业务的自动化。

2.打通制单机器人与共享平台接口。制单机器人与业财共享平台是相对独立的两个平台，制单机器人开发测试完成后，必须与业财共享平台的付款指令实现无缝对接，由共享平台审核完成的付款指令直接触发制单机器人自动制单，而非必须人工干预再启动制单程序，从而真正提高支付效率。中铁隧道局在制单机器人开发的同时，同步进行机器人平台系统接口开发，实现了从业务发起、制证、审核、制单、复核全链条的打通，为出纳制单业务的全面集中奠定了技术基础。

3.实现待复核信息自动推送实时提醒。按照资金支付流程设计，所有资金支付业务最终复核权限归账户管理单位，业财共享平台资金支付业务流程经共享审核、制单机器人制单后，由流程自动化平台通过企业微信平台即时向账户管理单位财务负责人发送指令待复核提醒信息，改变了传统管理模式下账户管理单位负责人无法准确获悉资金支付业务流程在共享完成审核的时间，提高了业务信息传递的及时性。

（四）创新银行账户短信收发模式

1.办理、分配和绑定手机卡。由共享中心以集团公司名义办理多张手机通讯卡，在办卡时尽量选择网络覆盖范围广、通讯信号强的通讯公司，便于银行账户变动短信的实时接收。

将集团各单位外部银行账户按照一定的管理关系，明确对应的手机卡绑定号码，由各单位财务人员到账户开立行进行绑定手机号变更，同时取消原已绑定的多个手机号码，实现银行账户定向绑定手机号。

2.研发短信解析与转发功能。为解决传统管理模式下银行账户绑定手机号码多，人员更换手续繁琐的弊端，研发了银行账户短信解析与自动转发平台。通过购置多功能集卡器，开发短信解析、识别与自动转发程序，实现企业外部银行账户变动短信的实时接收、识别、解析、转发。

3.有效利用解析成果。通过银行账户收支短信智能化分析平台，实时解析资金动态流水，实现所有外部银行账户余额的实时计算，并通过企业微信向单位党政负责人及资金管理人员实时推送交易信息。统一收集处理外部银行收支信息，为集团各层级及时掌握各账户收支动态、提高资金管理精细度提供了支撑。

（五）完善配套管理制度

为固化相关管理要求，需要对银行账户、资金支付、资金支付业务、网银U盾、财务监察等方面进行规范，强化不相容岗位分离，明确资金支付依据，规范资金支付流程，大力开展财务监察，从制度上确保管理创新成果应用落地，堵塞管理漏洞，防范岗位风险，确保集团整体资金支付的安全。

三、取得的主要成果和效益

（一）极大降低集团企业资金安全风险

借助业财一体化共享平台，通过将与资金支付业务中的制单、支付密码器管理、印鉴章等由原来的分散管理变为集中专人管理，通过物理隔离，实现不相容岗位的空间分离。同时完善共享中心资金支付业务管理实施细则，真正实现无法由一人完成支付业务的内控管理要求，从管理模式和管理流程设计上杜绝了传统模式下资金支付管理漏洞和岗位舞弊风险，提高了集团企业整体资金安全。

（二）有利于基层财务人员转型升级

由于出纳制单等业务全部集中到集团公司财务共享服务中心办理，在一定程度上减少了出纳人员的工作量。一方面，可以在确保资金支付安全的情况下，确保企业财务人员总量不足时的人员配置压力；另一方面，基层财务人员可以利用节省的时间从事其他财务管理工作，深入到本单位经济业务前端，了解和學习业务部门和业务系统相关知识，为提高基层财务人员的综合业务能力提供了支持，有利于促进基层财务人员的转型升级，

（三）降低企业用工成本和短信通知费用

通过实施资金支付业务集中管理，在压降财务人员数量和降低银行账户短信通知费用方面产生了明显的经济效益。一是通过开发资金短信智能解析与转发系统，较传统管理模式一个账户绑定多人手机号码，可节省大量的短信通知费用。二是资金支付业务集中到共享中心统一管理后，为基层财务人员释放出大量的工作时间可以从事其他财务工作，也为集团实施财务人员总量控制与结构调整提供了基础。

（四）提高集团企业资金管理效率与效益

将集团企业外部账户变动短信统一收集至集团财务共享服务中心，并推行全账户管理，为共享中心全面掌握外部银行账户变动与余额提供了有效的工具和手段。通过对集团各单位银行账户余额的构成、分布等进行汇总、分析，可以为集团企业全面、及时、准确掌握资金状况提供可能。各级管理人员也可以据以强化资金集中与调度管理，提高资金管理的效率和效益。

四、结语

基于RPA和业财共享平台资金支付业务集中管理，对于防范传统财务管理模式下资金支付与管控风险起到了积极而有效的作用，有助于集团企业堵塞管理漏洞，减少违规行为给企业造成重大经济损失和不良社会影响。但受技术能力、人员素养、外部环境等因素的影响，集团企业实行资金支付业务业集中管理后，仍需要探索、研究如何提高效率、开展人员轮岗、加强境外资金风险管控、重新界定岗位职责、促进财务人员转型升级等以顺应时代发展潮流和数字化企业转型要求，不断优化企业财务管理，持续挖掘和发挥财务共享平台作用与价值，促进管理提升，助推企业高质量发展。