基层事业单位档案管理信息化建设路径

张钰

摘 要：随着我国人口的增加，目前我国基层事业单位档案数量较多，管理难度也日渐增大，档案管理人员需要面对的挑战与困难也日渐严峻，为了基层事业单位档案的良好发展，需要对其进行信息化操作，将现代化科学技术理念与档案管理进行合理结合，以此保证相关人员对档案管理的工作效率，并且单位工作人员的档案也要跟随单位的改制、合并进行调整，对于一个企业而言，档案管理十分重要，做好档案管理有利于领导了解员工的个人信息，能够提高单位人事管理水平、职位提升等。文章从基层事业单位档案的管理实践出发，简要分析了基层事业单位档案的相关问题，并提出一些建议，以期为我国档案管理方面作出贡献。

关键词：基层事业单位;档案管理;信息化;建设路径

一、基层事业单位档案信息化的意义

（一）档案管理信息化建设的重要性

事业单位的用人体制随着信息化发展不断改变，而档案对于每一个人来说都十分重要，无论是在校学生还是工作者，档案的记录和内容都直接关系着单位对其的看法与态度，也是人们在日常生活的规律作息与重要事件的记载所形成的书面形式资料，具有政治性、社会性、教育性、文化性等特点。传统的档案主要依靠人力进行管理，存在很多问题，还具有不便性，将基层事业单位档案进行信息化处理，既方便了基层事业单位档案的管理，还减少了档案丢失、损坏的风险。随着信息化发展，传统的档案管理已经跟不上时代的步伐，为了提高基层事业单位档案的管理水平与体系，需要对其进行合理的优化，与现代化技术相结合，提高单位管理水平。

（二）有利于人才管理

单位人才的进步、迁离都会影响事业单位的发展，对单位档案的信息化管理，能够更好地明确单位的用人需求，在选取人才的时候招聘对口的人才;通过档案信息化管理，可以有效的发现单位人员存在的不足与需求，并通过制定合理的培训计划，提高人员的整体水平。目前，事业单位录用相关人员往往采用合同制体系，虽然利于单位长远的发展，但也增加了基层事业单位的档案管理难度，而信息化管理制度有利于档案的调取和查阅，从一定程度上提高了单位的管理水平，不管是人员流入还是流出，档案管理都十分重要，所以单位需要建立高水平的信息化档案管理。

二、当前档案管理存在的问题

（一）管理意识薄弱，跟不上时代发展步伐

我国基层事业单位注重的是业务能力和生产水平，单位一般不重视档案管理，缺乏档案管理意识，没有认识到人事档案管理的重要性，而档案管理人员往往还兼其他职位，对于档案管理存在一定的忽视，并且档案管理人员的招聘要求也较低，没有安排必要的培训制度，造成了很多单位的管理人员思想、档案管理设备跟不上时代发展步伐，呈现落后的状态，这些都是档案管理意识薄弱造成的。

（二）档案管理技术水平低，缺少高质量管理人才

目前我國的人员档案往往还以纸质版为主，需要人工对其记录、查阅，即使个别有使用计算机记录，也只是通过计算机进行简单计算，纸质版档案上传网络也是进行扫描等方式输入设备，效率低下，而以前的大部分档案由于没有电子版的文档形式，因此对其进行查找、统计都十分不便。档案管理人员的电子设备操作能力有限，高质量、高水平的管理人才十分缺乏，新技术还未应用在单位的档案管理中，档案管理设备也没有进行更新，造成了管理人员无法获取相关档案的相应内容，从而影响单位对档案的管理重视水平。

（三）档案管理不规范，管理制度不完善

当前大多基层事业单位档案管理层面存在缺陷，例如管理标准不统一，管理内容存在偏差等，这些问题不仅说明了档案管理的不完善，更体现了档案管理始终没有发挥其应有的作用。很多管理习惯一旦养成就难以改变，这也是为什么基层事业单位要进行深化改革的目的。管理人员操作规程不严谨，受传统的管理模式影响，管理人员缺乏规范意识，管理过程随意性较大，办事效率低下，并且没有完善的管理制度，监管也十分困难。一直以来人事档案管理监管严重缺失，没有监管，规范性就无法得到保证，档案管理水平也无法提升。

三、提高基层事业单位档案管理信息化的措施

（一）加强单位对档案管理的重视度，提升档案管理意识

档案管理的信息化能够很好的解决档案管理中存在的许多问题，而如何将档案管理信息化观念深入人心，首先需要要对人事档案管理的重要性进行宣传，让基层事业单位了解到档案管理的重要性，认识现有的档案管理已经无法满足时代需求，其次，需要让基层事业单位知道现代化档案管理的优点，从而改变一直以来单位不重视的情况，领导重视了，意识提升了，宣传作用发挥了，人事档案管理就能够实现规范化，管理水平就能够提升。

（二）提升档案管理的技术水平，选拔高技术人才

在基层事业单位对档案管理进行信息化处理之后，也需要对管理人员提出更高的要求，必要时，基层事业单位可以根据实际情况，选拔出或招聘出优秀的现代信息化管理人才，档案信息化管理不仅仅是将档案资料与网络的结合，更是对档案丰富度、内涵情况的记录，档案管理不仅仅是单位员工档案的流入和流出，还有个人信息记录，每个时期的工作总结、工作汇报、工作成果等等，都需要按时存入个人档案中，可以说档案管理是一个漫长且复杂的过程。对原先的档案管理人员也要通过培训，来增强他们的能力水平。

（三）完善管理制度，加强监督工作

合理的管理制度不仅仅是规范单位用人的标准，更是管理人员约束自身、以身作则的重要尺表，完善档案管理制度有利于档案管理规范化的进行，随着档案管理的信息化建设，管理制度也需要与时俱进，增加相应的约束标准与内容，激励管理人员更好的发挥信息化优势，让管理人员有制度可依，明确管理人员的职责和工作，通过合理的奖惩制度，激发员工的积极性，并且有了明确的规章制度，也有利于监督工作的进行，加强对管理人员的监督，从制度水平上提高档案管理的规范水平。

四、结语

档案管理信息化建设对基层事业单位的发展有着重要意义，将新时代信息技术加入到档案管理中，使其相互融合，相互促进，制定相关的管理制度，提高档案管理人员的技术水平，能够更快更好地提高档案管理的规范性水平，进而促进单位的发展。

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