高校图书馆开展送书预约服务刍议

汪 勇

(深圳职业技术学院图书馆 广东深圳 518055)

随着网上商店、网上书店的日益普及，经常在图书馆借阅图书的读者对图书馆提出了类似的服务要求，希望图书馆也能提供网上下单、送书上门或送到指定书柜的服务。深圳职业技术学院图书馆应读者要求，为更好地服务广大师生，节省大家在书库找书和往返图书馆的时间，推出送书预约的服务，在多个校区分别设置了预约图书存放柜，读者可以对馆藏流通图书进行预约，然后由馆员将图书从书架送至预约书柜并通知读者取书。另外，对于所有教师，图书馆还提供预约送书上门（校内办公点）的服务。

一、高校图书馆开展送书预约服务的实践

经过半年的开发和准备，我馆的送书预约服务于2021年4月8日起正式开始上线运行，读者可以对图书馆所有流通（可外借）图书进行预约，在架上的本校区的图书可在1-3个工作日送书上门或送到指定预约书柜；跨校区的图书可在2-5个工作日送达；已借出的图书在图书归还后1-5个工作日送达。读者不用到图书馆，在图书馆网站上动动手指就能轻松借到书。

（一）系统及功能介绍

由于图书馆现有的自动化管理系统不支持送书预约的功能，因此，图书馆专门组织开发了一套送书预约系统。系统由前端用户系统、后端管理系统、图书自动化管理系统和智能书柜系统组成。送书预约系统需要调用图书自动化管理系统里的图书元数据、用户数据及借还数据，读者在前端用户系统进行图书检索和预约。

除教师读者可以预约送书上门，其他读者可以预约图书送到指定的智能书柜。智能书柜类似智能快递柜，馆员凭管理权限扫图书条码号，柜门自动弹开，图书入柜，关上柜门，投递完成；系统向读者发送通知取书的短信；读者可以选择在自己方便的时间到书柜输入取书验证码，即可取出图书；图书从书柜取出，书柜系统自动完成对该图书的借阅手续[1]。

（二）读者送书预约流程

读者在检索到想要借阅的图书后，图书记录右侧出现“送书预约”按钮的可以进行预约送书服务。文献状态为“在架上”和“已借出”的图书都可以预约，“在架上”的图书可以立即办理送书，“已借出”的图书，需要等图书还回图书馆后才能办理送书，需要较长时间。

为节省送书时间，系统会提醒读者尽量选择馆藏地与自己所在校区相同的图书进行预约，点击“送书预约”按钮后选择取书的预约书柜。如果预约不同校区的图书，需要等待班车配送，处理的时间会较长。预约好后读者可以在“个人空间”查看预约信息，办理好后系统会自动发短信通知前往取书。

教师读者除了可以将图书预约至书柜，还可以将送书地址选为“送书上门”，图书馆将提供送书到指定办公地点的服务。

（三）工作人员处理流程

预约图书涉及在架上和已借出的图书，可能在不同校区之间流转，所以处理起来较为复杂。

1.工作人员登录后端管理系统查看并处理读者发送的图书预约信息。

2.首先按工作人员所在馆藏校区和当前状态为“订单待确认”查找出需要处理的预约请求。其中，对于文献状态为“已借出”的图书先不处理，待图书归还后再按读者要求进行送书处理。对于文献状态为“在架上”的图书，将当前状态更改为“正在找书”，根据实际工作情况估算预计送达的时间填入“预计送达时间”，提交后系统会自动向读者发送订单已确认、正在找书的短信。

3.将所有“正在找书”的预约请求信息发送书库工作人员或勤工助学学生，图书找齐后尽快送至服务台。

4.找到的图书送到服务台后，服务台工作人员对于当前校区送书上门的图书安排人员按地址送书上门，同时将图书的当前状态改为“正在送书”，填入“送书人员”，提交后系统自动向读者发送正在送书的短信，图书送达后，及时将图书的当前状态改为“已送达”；对于送往当前校区智能书柜的图书，直接将图书送往书柜入柜，然后将图书的当前状态改为“已送达”，提交后系统自动向读者发送图书已送达，速来取书的短信；对于送往其他校区的图书，安排图书送往相应校区图书馆，不同校区间运送图书，要注意办理好交接手续。

5.服务台工作人员接到其他校区送来的预约图书后，对送书上门的图书安排人员按地址送书上门，同时将图书的当前状态改为“正在送书”，填入“送书人员”，提交后系统自动向读者发送正在送书的短信，图书送达后，及时将图书的当前状态改为“已送达”；对于送往智能书柜的图书，应尽快将图书送往书柜入柜，然后将图书的当前状态改为“已送达”，提交后系统自动向读者发送图书已送达，速来取书的短信。

6.收到归还并处于“预约状态”的图书，应在后端管理平台查找其预约信息，并按要求办理。

7.工作人员应每天清理一次书柜中超期的图书，及时将图书取出，取消该书的预约状态，然后将书送往书库上架。

8.对于在书架上找不到的预约图书，将图书的当前状态修改为“已取消”，提交后系统自动向读者发送致歉短信。

为避免短信过多对读者的打扰，送到书柜、送书上门或找不到书这几种情况都只向读者发送两次短信。一次是通知订单确认、正在找书；一次是通知取书、通知正在送书或发送致歉短信。

二、高校图书馆开展送书预约服务的意义

随着时代的发展，高校教学科研活动已不再局限于校园内。国内国际学术交流、田野调查、社会实践、工厂实习等活动越来越频繁，特别是近年来发展迅速的远程教育，作为教学方式的创新，在教学中的重要性越来越受到认可。师生在校园内的停留时间逐渐减少，到图书馆的次数以及在图书馆的停留时间亦将随之减少[2]。高校图书馆开展预约送书服务可以为师生读者节约往返图书馆和找书的时间。

目前，大多数高校图书馆都已实现了开架借阅服务，很多图书馆为揭示馆藏增设的新书专区、主题图书专区等各种功能区又为读者找书造成了困扰，经常有读者反映电脑上显示在架上的图书就是找不到。图书管理员更加熟悉馆藏图书的排架，让图书馆管理人员找书，可以大幅提高图书找到率。

由工作人员送书到智能预约书柜，然后读者到书柜取书，可以减少人员接触。这种方式既能有效开展图书借阅服务，又有利于像新冠肺炎这类传染病疫情的防控。

三、困难与解决办法

送书预约服务在给读者带来方便的同时，无疑会给工作人员增加大量的工作量。可以考虑发展学生勤工俭学或征集学生志愿者，他们经过严格培训后完全可以胜任。

开展送书预约服务，虽然是工作人员在库里找书，比读者找书的图书找到率高，但还是难免存在电脑显示图书在架却找不到的情况，影响读者体验。所以，图书馆一定要加强图书排架管理，读者阅览后的图书、归还的图书要及时上架，定期检查排架，以防乱架。图书尽量采用RFID标签，加上经常性盘点可以有效提高图书的准确定位，未来还可以使用机器人盘点来增加盘点的频率，彻底改善图书显示在架却找不到的情况。

四、体会

开展送书预约服务两周的数据有效送书预约服务数量 45册未找到图书数量 8册图书找到率 82.2%有效送书预约服务数据分析学生 6册教职工 39册送到书柜 36册送书上门 9册同校区送书 23册跨校区送书 22册

考虑系统刚上线可能不成熟，服务推出前没有进行宣传，数据并不多，但可以看出来一些规律。此项服务对到图书馆来上自习，直接到书架上找书看的学生意义不大，他们使用较少。使用较多的是教师读者，他们看书有针对性，一般在网站上检索好了再去找书看，所以容易用到这项服务。同时可以看出，跨校区送书占相当的比例。以前想借一本跨校区的书，至少要跑两趟图书馆，第一趟到服务台沟通与预定，等图书从其他校区调过来后再跑一趟到图书馆取书，现在只需要跑一趟智能取书柜，或在办公室等待送书上门了。另外，送到书柜的数量为36册，远远大于送书上门的9册，也说明取书柜还是比较受师生欢迎的。

送书预约服务能给读者带来便利，却无形中给工作人员带来更多的工作量和更严格的管理。这项工作一开始推进得并不顺利，但慢慢得到了大家的认可和支持，特别是接到老师们一个个感谢的电话时，工作人员别提有多开心了，大家的付出的值得的。