“双高计划”背景下高职院校学生档案工作发展现状与对策 分析

鄢虹英

摘 要：学生档案管理工作是高职院校档案管理工作中的一项重要内容。在“双高计划”提出的背景下，如何高效、准确地进行档案管理工作具有重要意义。目前学生档案管理工作还存在对学生档案的重视度不够、管理缺乏规范性、管理信息化技术较为落后等问题，提出从提高档案管理人员专业水平、构建信息化管理平台、增加硬件设施等方面进一步优化档案工作的措施，为“双高计划”背景下学生档案管理工作贡献一份力量。

关键词：双高计划;高职;档案;问题;对策

随着高职院校对自身建设的不断优化，档案工作也迎来了新的挑战，档案工作的效率高低关系到学生管理工作效率的高低。在新时代背景下，高职院校应积极思考档案工作优化途径及具体实践措施，高职院校的发展经过数十年的摸索，已经形成一套较为成熟的管理体系，档案管理也已经日趋成熟，但其中仍旧存在一些方面不够完善。因此，提升档案管理人员专业水平、提高档案管理工作效率、降低档案管理人员的重复工作量并提升师生的信息获取便捷程度，以提升学校的整体工作效率，对于高职院校建设“双高”院校具有重要意义，高职院校应引起足够的重视。

一、提高高职院校学生档案管理效率的重要性

1.有利于促进学校发展与教育改革

当今的世界正处于全球化的大背景下，我国高职院校在与世界其他高职院校便利的交流与沟通中学习了很多先进的教育理念以改变自身传统的教学模式。这些教学模式能够提高高职院校的育人质量以及育人效率。近年来，由于很多高职院校不断扩招，其学生档案管理工作量增大，难度也随之增大，因此，我国高职院校有必要对档案管理模式进行优化与改革。高职院校可充分利用当前便捷的信息技术，建立学生信息库。这可以缓解传统的档案管理信息收集的繁重性，同时可以防止出现相似信息多次重复收集的情况，减少档案管理人员工作压力，也更利于高职院校档案管理工作的开展。

2.有利于促进学生档案管理模式的改变

传统的学生档案收集依靠于人工收集，一般由班级管理人员或者档案管理人员对学生进行信息采集，大多依托于纸质档案，这不利于档案管理人员对学生档案进行高效管理，难以对档案进行较好的整合，更难以在档案信息整合中开发与利用人力资源。因此高职院校档案管理模式应该做出改变，积极尝试各种管理方式，如信息化管理等。高职院校使用信息化管理可以很大程度的解放人力，使档案管理工作变得轻松、快捷。例如，高职院校进行学生个人信息建档，会避免每次需要使用学生相关信息时都再一次进行学生信息收集。毕竟纸质的档案依托纸张为媒介，其体积大、占地大，不便于每一次需要使用时都进行翻阅。信息化档案管理不但可以节省空间、提高档案使用效率，同时也能减少纸张使用量，为环保贡献一份力量。另外，在学生档案信息建库以后，学生对自我信息进行查询也会变得更为方便。传统的学生信息传达依赖于教师口头通知或者发布公告，若建立起健全的学生档案库，每个库设置合理的权限，那么对教师与学生来说信息查询将变得轻而易举。例如，学生想要知道自己的期末考试成绩、学期课程安排、课程带教老师信息等，他们可以用自己的学生账号登录学校相关网站，在权限内对所需信息进行查询。教师需要知道自己所教课程的学生信息，也能在相关网站进行查询。另外，当学校需要核对学生信息时也更为方便。很多高职院校在进行每年的奖学金评定、贫困生评定以及举办各类活动时都会进行一次学生信息收集，这些信息大部分是重复收集的，费时费力且费资源，这都是因为没有合理的档案管理模式，没有建立高效的学生信息库。

3.有利于提升学生档案的使用效率

传统的档案管理依托纸张与信息收集人员。其特点是管理不便，信息收集缓慢，信息核对更是效率低下。当下是一个高节奏的社会，在很多事情的处理上人们第一时间想的就是省时、省力，因此传统的档案管理模式已经难以满足学生及学校诉求。使用一种新的、现代化的管理模式，如信息化管理，将有利于提升档案使用效率，避免档案信息重复收集，于学校、学生都是有利无害的事。

二、高职学生档案管理工作现状

1.部分高职院校对学生档案工作重视不足

受传统应试教育的影响，在很多高职院校中，学校的工作重心放在了教学科研与学生管理上，对一些教育基础工作如学生档案管理不够重视。这种情况持续已久，我国流行了数十年的應试教育理念让很多教师和学校都将大部分精力放在了学生学业成绩的提升上，对于教育基础管理忽视，甚至是漠视。很多学校对于档案管理的资金投入不足，更有学校甚至没有设立专门的档案室，没有专业的档案管理人员对学生档案进行专业管理。这种管理模式使很多高职院校在处理学生档案时效率极低且极易出错。

2.对学生档案的管理缺乏规范性

学生档案是学生个人履历的重要证明，同时也是企业对学生进行全面了解的重要依据。一些高职院校专注于学生个人能力培养，不注重对学生的档案进行规范化管理，易导致学生的个人档案出现信息错漏，进而使学生的个人能力难以在档案中得到清晰展现。当前很多高职院校档案管理人员以及学生个人对档案的重要性认识不足，这也使得档案工作难以规范的进行。例如，一些学生在填报材料时不够仔细，没有将自己所获得的奖项以及个人优秀经历完全的展现出来，这使得企业很可能因为这一份信息错漏的档案而对学生失去兴趣。还有一些档案管理人员，在工作中不够亲切、细致，在处理学生提供的个人材料时，经常出现工作失误，使得信息失真。这些都使得学校的档案管理工作缺乏规范性，同时也会给学生个人的就业或生活带来影响。

3.部分高职院校学生档案管理技术落后

一些高职院校由于对档案工作不够重视，因此在使用档案管理工作人员或建设档案管理设施时不够重视，这使得很多高职院校的档案管理技术相当落后。我国已经步入信息化时代数年，计算机成为辅助人们工作、生活的重要工具。而在一些高职院校中，档案管理工作人员由一些即将退休或是返聘的教职员工担任，这些档案管理人员对信息技术了解较少，也难以进行信息化的档案管理，使得这些高职院校的档案管理工作仍旧采用纸质的、手工检索的管理模式。这种模式不仅效率低下、极易出错，且查找起来也相当困难，非常不利于档案信息的收集与利用。