学校资产档案管理存在的问题及改进措施探析

孙毅

摘 要：资产档案管理是各学校管理工作的重要组成部分，能够反映出学校管理工作的质量与水平，对学校发展具有深远意义。本文分析了学校资产档案的积极作用，并点明现阶段在学校资产档案管理中存在的问题，继而有针对性地提出相应的改进措施，以期为学校资产档案管理工作提供借鉴，提高学校办学质量，促进教育事业的发展。

关键词：学校;资产档案;管理;问题;措施

学校资产档案管理以文字、图标、声像等材料作为载体，反映学校资产的来源、使用情况等，是学校档案管理中不可或缺的内容，对学校资产管理具有重要影响。随着我国对教育事业关注程度的不断加大，用于学校建设、教研仪器设备采购、等资金正逐渐增加，资产成了教育事业发展的必要物质保障。随着学校资产的增加，相应的对资产管理提出了更高的要求。学校资产具有品种多、数量大、使用分散等特点，学校资产档案管理作为学校资产管理的重要内容，有利于规范学校资产的新增、转移、报废、清查等各环节，从而对学校资产实现全面的管理与监督。目前，在学校资产档案管理中仍存在诸多问题，因此各校应积极探索资产档案管理工作的新路径，发挥资产档案管理的最大效用。

一、学校资产档案的作用

1.资产档案是重要的资产监管依据

学校资产档案的特殊性在于其具有政策性及决策性，能够影响学校日常资产管理工作。政策性主要体现在国家和各部门制订的法规、政策，对学校资产管理而言是强有力的法律保障，学校能够从这些政策文件中获得资产管理的指导，并同时形成制约。决策性体现在可以从学校资产档案中获得有较高利用价值的信息点，为学校及相关部门的决策提供有效参考，从而提高决策的专业性及合理性。

2.资产档案是学校发展的凭证

学校在资产管理的过程中形成了大量的资产档案，这些资产档案包含大量的信息，通过文字、数据、图表等形式综合反映出学校资产管理工作的过程及成果。这些资产档案对于学校的长久发展具有深远意义，不仅具有极高的利用价值，同时还具备现实的经济价值。学校在进行相关改革、发展工作时，资产档案都是学校重要的凭证，能够在界定学校资产方面发挥关键性的作用。

3.资产档案是学校资产管理的参考

学校资产管理能力的高低对学校的资产安全具有直接影响，资产档案作为学校资产的真实反映，是学校资产管理工作必要的参考因素。通过参考资产档案，有利于对资产进行分析与总结，并从中进行预测，从而在资产管理中能够提高其有效利用率。同时对学校资产档案进行分析，还有利于制订出符合学校实际情况的发展规划及现阶段的工作要点，使学校工作有序开展。资产档案作为学校管理的重要参考内容，能够为学校提供具有极高利用价值的经验与成果，从而提高学校资产管理水平。

4.资产档案是维护学校财产安全的手段

学校资产档案是学校财产的重要组成部分，同时也是学校维护财产安全所必要的手段。只有管理并利用好学校资产档案，才能够真正发挥其重要作用。学校资产管理及档案部门应积极承担资产档案管理的责任，利用资产档案有效提高学校财产安全。同时，有关部门应确保学校资产档案的安全性与完整性，使得资产档案在学校建设发展中发挥其独特的优势作用。

二、学校资产档案管理存在的问题

1.资产档案管理意识薄弱

现阶段，学校的资产主要来源于国家财政资金、拨款、按政策规定收入等形成的资产，以及企业或单位捐赠的资产等。大多数学校的管理部门将工作重点放在了对学校资产的管理上，而忽视了资产档案管理的重要性。资产档案管理对管理者的能力要求较高，但目前资产档案管理意识的欠缺导致对资产档案有所忽略，管理者的责任意识不明确，使资产档案利用率降低，甚至出现使用不规范的问题。资产档案管理人员的职业素养不足也是导致资产档案管理意识薄弱的主要原因之一。目前，各校的管理规模和组织层级比较大，资产档案相关工作较多，但是学校具有专业能力的资产档案管理人员有所不足，一方面资产档案管理人员的专业性有待加强，另一方面还存在一人身兼数职的现象，再加之学校各部门之间联系不够密切，尚未形成协同效应，导致资产档案管理的效率低下，大大降低了学校资产档案管理的水平。管理人员的主体责任不明确，分工不合理，专业知识不足，造成资产档案管理不规范。

2.资产档案管理制度不健全

学校资产档案管理意识的不足导致相关的管理制度不健全，尚未建立科学有效的资产档案管理制度。首先，资产档案管理与资产管理处于分离的状态，在学校资产进行计划、采购、使用的过程中没有与资产档案进行关联，导致了学校资产利用不合理及学校资产档案缺失的局面。其次，由于缺乏相關管理制度的缺失，导致资产归档的工作落实情况不理想。学校在开展某些具体项目时，资产档案管理人员没有及时归档或仅仅是走个过场。有些管理人员为方便自己工作迟迟不进行归档，有些管理人员应付了事，没有严格遵守流程，使资产档案管理流于形式，相关档案资料不全。还有些资产档案的利用价值较低，管理人员将没有必要归档的资料也作为资产档案，为查找和使用档案增加了不便，需要花费大量的时间与精力寻找有用的档案，大大降低了工作效率。此外，资产档案管理制度不健全导致资产档案日常管理工作不规范。作为学校资产管理中的重要环节，资产档案管理必须严格遵循规章制度，但目前相关工作仍有诸多不合理与不规范的地方。主要体现在采购招标档案资料归档组卷不规范，资产仪器设备技术资料归档不完整，以及资产入库信息登记不规范几方面。资产档案管理不规范使得学校资产在购置、管理与维护过程中形成的相关资料不健全，不能及时组卷与归档。在登记相关资产时，应进行全面详细的记录，虽然大部分情况下的登记信息是真实准确的，但无法做到规范与完整，如学校对资产的名称、数量、价值有所记录，但相关型号、规格、地点等不甚清晰，给资产管理工作增加了难度。

3.基本建设项目档案材料收集滞后