退休干部档案证明材料补充工作中存在的问题及对策

文/中国人民解放军92981部队 贾薇 班晶

干部档案是记录一个人主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，有着凭证、依据和参考的作用，是个人职务晋升、职称申报、退休离职等最原始的记录，与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。在整理退休干部档案过程中，可能会发生退休干部档案材料缺失的现象，需要补充相关证明材料，但干部档案内容繁多且存在大量冗余信息，导致工作时容易出现头绪不清、做无用功等问题。为此，笔者整理了自己在补充证明材料工作中的一些经验，希望能为从事此项工作的同志提供一定参考。

一、退休干部档案管理存在的问题

退休干部档案往往存在重视程度不足、材料收集整理不及时、移交底数不清等问题，导致退休干部档案出现材料缺失、页码混乱等。

（一）退休干部档案重视程度不足。由于缺乏对退休干部档案管理工作的认识，退休干部档案管理工作往往被看作是一项临时性的工作，只在干部退休移交时才进行清点整理，导致平时一些工作没有做好，短时间内进行突击整改，十分仓促。

（二）干部档案材料收集整理不及时。档案管理者往往同时负责多项工作，无法专注于收集干部档案材料，导致材料在收集阶段就可能出现遗漏、缺失；即使收集起来，由于干部档案分散，有时也未能及时将材料放入档案盒中，日积月累，就会造成部分干部档案材料缺失。

（三）档案移交时底数不清。干部调动时会连同档案一起调动，但有时由于部分档案工作者责任心不强，在交接时底数不清，带着问题移交档案，导致原单位认为交出档案就万事大吉，接收单位面对历史遗留问题得过且过，造成干部档案问题积压，且随着时间的推移，原单位可能整合重组，时间越久，越难以找寻原始文件用于补充证明材料。

二、如何补充退休干部档案证明材料

要做好证明材料补充工作，首先要提纲挈领地通读退休干部档案，大致掌握该干部的情况。干部档案起始部分一般都有履历表等材料，记录重要时间节点信息，可进行重点阅读。由于管理人员交接不及时，可能会发生履历表填写不全问题，针对这种情况，可先自制表格，依据后续材料补充完善。对照履历表看干部档案，就具备了全局观，能够了解档案的主要文件及重点材料。

由于干部档案材料一般按照时间排序，在了解干部的大致情况后，需要对档案材料按照类型进行分类。笔者将干部档案材料按照是否需要依据文件进行计算，分为两个方面：工作方面和待遇方面。工作方面的材料主要包含职级评定材料、职称评审材料、奖励表彰材料，该类型的材料只要找到命令文件即可作为证明材料；待遇方面主要包含工资调整材料，该类型的材料需要依据干部职级和相关待遇文件进行计算，将计算后的数据作为证明材料。

（一）工作方面的证明材料补充。有如下几个方面：

1.确定缺失的材料。当拿到干部档案后，可按照时间顺序制作表格，其中首列为时间，然后是职级、职称等，一般需要相对应的评定材料。职级依据岗位性质不同会有所区别，如果有评级的材料，就在后面打勾；职称一般分为初级职称、中级职称、副高级职称、正高级职称，按照类别分为初次评审及续评，续评一般有时间要求，可依据初评的时间计算续评时间，再查找是否有职称续评材料，如果有也在后面打勾；奖励表彰材料一般决定了工资的发放，与待遇息息相关，一般按照最后退休时的审核表可了解其奖励表彰的年份，就能一目了然地发现缺失的材料（如表1所示）。

表1 工作方面重要材料对照表

2.查找文件依据。查找证明材料的整体思路是尽可能利用档案信息及其他信息，缩小材料的搜索范围。当缺失职级材料时，首先可由简历中后续的材料确定职级材料时间及所属单位，再依据该职级的命令权限查找命令文件的下发单位，在该单位该年度的命令文件中查找。由于干部工作调动及档案交接不规范等原因，部分缺失的档案材料可能需联系原单位寻找相关文件依据。

在查找文件时要注意，文件的下达时间可能与起算时间不同，可将查找时间范围适当放宽，在起算时间及前后数月的文件中进行查找，根据这些条件进行筛选，能查找到数份文件，而文件一般命名为“关于XX等同志的XX”，仅仅通过标题仍难以查找到，此时，一方面可参考与该干部同批调整的同志，在该同志档案中寻找命令号，再进行文件查找，有了明确的文件号将更加方便快捷；另一方面，在逐件查找的过程中一定要逐条对照，避免遗漏导致重复工作。当缺失职称评审的证明材料时，可由后续材料查找评审时间，而后查找相关文件，此类文件也可能存在一个文件涉及数人的问题，不能依靠文件名确定，需要依据起算时间在当年的相关文件中仔细翻看查找。由于每年奖励表彰时间比较固定，涉及的文件时间一般较为集中，找到下达时间及权限相关信息后，可查找相关档案。

（二）待遇方面的证明材料补充。有如下几个方面：

1.确定缺失的材料。待遇材料一般与政策的调整紧密相关，因此应充分调查该同志工作期间调整工资待遇相关文件，依据其生效时间和失效时间划分时间段，与干部档案材料进行对照，从而确定缺失的待遇方面的材料（如表2所示）。

表2 待遇方面重要材料对照表

2.利用查表法计算工资待遇。工资待遇一方面随着工资待遇文件的调整而变化，另一方面也受个人职级影响，因此，确定缺失的材料后，应根据补充完毕的工作方面的证明材料，明确该干部随时间的职级变化情况，然后根据工资待遇调整文件的生效时间和失效时间划分时间段，依据不同时间段内该干部的职级及调整方法计算该同志的工资待遇，并依据计算结果开具证明材料。

3.待遇材料核算。根据证明材料计算出某个时间段的干部工资后，应将原有的退休干部的工资待遇及补充后的进行整体核算，一般可联系财务工资主管部门进行协助，避免由于计算不准确影响退休干部待遇。

三、退休干部档案管理建议

干部档案的证明材料依据十分重要，然而由于干部调动、档案管理人员变更等种种原因，文件依据的查找过程往往最为耗时。因此笔者提出以下建议：

（一）做好验收工作。档案管理部门在档案交接时要做好验收工作，避免问题累积难以解决，在保管时定期检查整理，及时发现并尽快解决问题。鉴于个别干部出现重要材料缺失、需要补充说明的问题，但苦于找不到文件号的问题，可通过建立干部职级评定、职称评审、表彰奖励的台账，避免后期补充证明材料时，通过人工在多份文件中逐字句查找干部姓名这种费时费力的做法，可进一步提高工作效率，便于检索查找。通过运用数据管理，使干部的管理、使用、考核、监督等工作更加客观、科学、量化。随时收集干部日常工作、廉洁自律、参加重大任务（涵盖公共事件数据库展示影像资料）、学习培训、奖惩等情况，做到数据齐全完整。

（二）多部门联动协调。干部档案材料的证明材料需要人事管理部门、档案管理部门、后勤保障部门等多部门联动，建议相关部门加强沟通协调，提供多种方法手段，如下发政策汇编、开展交流座谈等。其中政策汇编应全面细致，涵盖历年工资待遇及职级调整所依据文件，便于办理人员查询；交流座谈可邀请经办人等分享个人经验，避免重复工作。

（三）制定统一规范标准。目前，人事档案部门出具的各类档案证明材料绝大部分仍没有统一的标准规范，处于各自为政的状态，随意性较大，致使社会对“档案证明”的可靠性、重要性产生怀疑，影响其应有的法定效力。为此，制定统一规范的体例格式标准已成为“档案证明”权威性的重要体现和保障。应当进一步明确干部档案证明材料的相关规范，如纸张大小、格式要求、出具部门要求、材料审核方式等，避免材料不合格被退回。另外干部本人可记录本人历次调整职级的相关文件号，并保留好职称评审相关材料，便于后期查找证明文件。应加强档案复审工作，退休干部的档案在交接前要做好复审，检查页码是否重新编号、编号是否正确，证明材料是否正确有效、缺失信息是否补充完善、历次调整待遇是否正确。另外，档案证明材料的补充工作需要干部积极配合，应加强与退休干部的沟通，在更新配偶子女信息时一定与退休干部本人沟通，确保信息正确无误。

（四）加强人员延续性。由于一些单位负责退休干部档案的为刚参加工作不久的新人或是同时负责其他工作的兼职人员，需要处理多个事务，导致工作没有延续性，且对办理政策不熟悉，无法快速有效解决问题，造成工作十分被动的局面。

四、结语

本文总结了笔者在整理退休干部档案、补充证明材料的过程中的一些经验，可为相关经办人员提供参考，同时针对此过程中的一些问题，提出了相关建议，该建议有助于简化证明材料的办理流程，使有关部门提供更加便民、高效的服务。退休干部是单位的宝贵财富，退休干部的档案作为其履历及后续待遇的重要佐证，具有十分重要的作用，相关部门应提高对退休干部档案的重视程度，有力解决退休干部档案遗留问题，为他们享受应有的待遇提供有力保障。