新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路

文/湖南省益阳市赫山区劳动就业服务中心 殷超

基层单位作为社会稳定发展的机构，其改革内容牵动着社会各方的稳定发展，因此，做好基层单位的改革工作是社会各项工作的重中之重。档案管理工作作为基层单位的日常工作，其工作效果会直接影响基层单位的发展水平和现代化步伐，提高档案资源的使用效率是提高基层单位现代化水平的主要途径。所以，我们一定要做好基层单位档案管理的创新改革工作，为现代化发展保驾护航。

一、新时期做好创新基层单位档案管理工作的意义

要想让基层单位的档案管理工作跟上当前社会发展的步伐，就一定要进行创新，这种创新是对传统档案管理思想的创新、模式的突破。我们要根据档案管理工作的特点搭建更加科学现代的档案管理结构，使基层单位的档案管理工作摆脱陈旧的观念与僵化的系统，使基层单位的档案管理工作不再是简单的资料整理与收集，而是可以利用资料进行实际价值的产出，创造更加丰富的资源，有效改善传统基层单位档案管理工作的弊端，使管理工作的整体水平与生产价值得到提升。

另外，基层单位档案管理工作创新可以让基层单位内部形成良好的氛围，使基层单位档案创新工作起到带头作用，让基层单位各个岗位的人员都能产生创新意识和思想，建立良好的创新工作环境，使创新工作由微观层面逐渐提升到宏观创新层面，进而提升基层单位的发展水平，使基层单位加速创新和现代化的步伐，产生可观的创新效能。

二、基层单位档案管理工作的特点

基层单位的档案管理工作拥有一个较为复杂的体系。档案管理工作的内容比较多样，科技档案、行政档案、会议档案和载体档案等，都是基层单位档案管理工作的工作内容，这些档案中包含文字、声音、图片及录像，在保管的过程中一定要保障安全和准确，以便人们进行查找和翻阅。另外，在基层单位的档案管理工作中，我们对档案的保存有着极高的要求，这些内容主要都以纸张的形式存在，并使用分类的方式进行保管，这在一定程度上给基层单位档案管理工作带来难度。

三、基层档案管理工作中经常出现的问题

首先，档案管理的制度不科学不完善，且与之相对应的培训机构不健全。当前，可以进行档案管理工作的人才比较欠缺，管理制度的问题让管理人员时刻面临着变化的工作内容，由于岗前培训工作不到位，这在很大程度上使人才不愿意担任档案管理工作，很多档案管理工作人员的工作时间比较长，没有较为明确的换班制度，这就让很多工作人员经常处于疲劳状态，尤其是在进行信息化改革的过程中，很多工作人员不能及时跟上信息化发展的步伐，不能有效完成信息化建设工作，使得基层单位档案管理信息化工作变得比较艰难。其次，在基层单位档案管理工作中，工作人员的年龄普遍较高，很难具备足够的工作能力和学习能力，也很难跟上信息发展的步伐，很难完成档案管理信息化的建设工作。最后，有一些基层单位对档案管理工作并不重视，认为档案管理工作只是简单地将文字材料进行整理和收集，并没有从管理的角度看待这项工作，这就让基层单位错过了档案管理工作新方法与新观念的落实时机，甚至造成档案消失和档案失效的严重后果，对基层的档案管理工作造成严重影响。

四、新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路

（一）对工作思想和观念进行创新。首先，要进行创新思想教育，这会直接影响档案管理工作的创新效果与工作效果。对思想观念进行创新是进行档案管理工作创新的大前提，在档案管理工作的创新中，我们要让创新思想贯彻始终，保障档案管理工作创新顺利进行。档案管理工作是比较封闭的，因此，很多档案管理工作者的管理思维比较狭隘，很难在工作过程中产生创新的意识，基层单位档案管理部门一定要根据单位所肩负的工作任务，找到创新思想教育的切入点，让档案管理部门将传统的被动服务转为主动服务，鼓励工作人员进行突破创新，让单一的服务内容转变为多种服务内容。

另外，基层单位一定要让档案管理工作人员明白档案管理工作对基层单位发展的重要性，帮助档案管理工作人员树立主动服务的意识，使他们在工作思想与观念上进行不断创新，带领他们克服消极的思想态度，通过合作学习和研究的方式解决现存的工作问题。我们还要建设档案管理人才队伍的培训计划，通过改善工作环境和系统吸引人才进入基层单位建设档案管理工作，使基层单位档案管理工作的工作水平得到质的提升。

（二）对管理工作的机制进行创新。基层单位的档案管理工作机制也要紧跟基层单位的发展步伐进行创新，坚持没有创新就没有发展的管理理念，在机制创新工作中敢于正视问题，并用积极的态度解决问题，完善管理工作机制。现代的档案管理工作不再是单纯的资料管理工作，而是运用一体化管理机制，通过信息化建设，提高档案管理工作的工作效率，使档案管理工作人员可以充分发挥自己的聪明才智，在工作中勇于创新。我们要拓展资料收集的内容，不仅要对传统的纸质文书进行收集，还要对各种实物、影像、照片进行收集，让档案管理工作变得更加全面立体，构建更加科学的资源管理体系。

另外，我们可以采用档案实体与档案信息进行分离的管理方法（如图1所示）。这种方式可以让档案的信息与物质载体进行分离，使档案信息化建设可以走向深化检索的道路，同时也保障档案实体的安全，有利于对档案信息进行深层次加工与价值发掘，使档案信息可以进行网上传输，加快信息的流动频率，创造更多的资源。

图1 档案信息分离借阅流程

（三）对档案管理的服务职能进行创新。档案管理工作主要的内容就是服务，这也是档案管理工作存在的原因，因此，我们一定要对档案管理工作的服务内容进行创新。首先，要了解群众对档案管理工作的需求，在培训档案管理工作人员时根据需求调整培训内容，提高档案管理工作服务的针对性和工作水平。其次，要定期组织档案管理工作人员进行经验交流，使他们可以在交流过程中交换工作经验，让他们的服务能力与水平可以快速提升。基层单位还要重视档案管理工作人员的服务观念更新工作，组织档案管理工作人员进行定期学习，使他们树立正确的档案服务意识，明确自身肩负的责任与使命，发掘内在潜力，使他们可以对档案管理部门创新发展提供良好助力。

同时，还要对档案管理工作的服务领域进行创新，让档案管理工作的服务可以满足当前社会发展的需要，让社会各项事业中有档案管理工作的身影。我们要利用信息化建设工作提高档案信息服务的工作效率，有效利用互联网的资源储存与传播功能，建设网络档案信息管理平台，群众的档案信息需求可以借由互联网的优势快速实现，提高基层单位档案管理工作的服务能力，为社会与经济的发展做出良好贡献。

五、结语

综上所述，基层单位的档案管理工作对基层单位的发展有着深远的影响，做好基层单位档案管理模式的改革工作对基层单位的现代化改革和发展有着决定性影响。因此，我们要在档案管理模式的改革工作中积极发现存在的问题，正视这些问题，通过科学有效的分析找到解决这些问题的应用方案，让基层单位档案的价值可以在基层单位改革发展过程中得到体现，使基层单位可以进入一个全新的发展阶段。