干部人事档案数字化建设现状及对策研究

文/江苏开放大学人事处 段玉玲

干部人事档案数字化是有别于传统纸质档案保存、利用的一种新形式，主要是采用扫描仪、计算机等软硬件设备对纸质档案进行扫描、转换、加密、保存等操作，将其转化为可存储并能被计算机识别的可信、可用的数字图像或数字文本的处理过程。中组部在多次工作部署中，强调要大力推进干部人事档案数字化建设，并印发了相关通知及技术规范要求，明确了执行干部人事档案数字化的工作环节、流程操作和技术指标，并将数字化干部人事档案与纸质档案同等效力、同等密级进行保管与利用。干部人事档案数字化已经成为干部人事档案管理事业发展的必然趋势，也必将成为今后的主要业务内容之一。

一、干部人事档案数字化发展现状及特点

近年来，国家明确将数字化干部人事档案建设纳入政策文件中，以保证干部档案的真实性、完整性、可用性、安全性。现阶段各级干部人事档案数字化建设参差不齐，主要呈现出以下特征：

（一）整体数字化普及度不高，信息化水平较低。笔者调查了江苏省干部人事档案数字化建设情况。目前，江苏省级机关单位中，有近15家单位实现了干部人事档案数字化管理；高校中仅1所高校完成干部人事档案数字化建设，还有少数几所高校正在筹备建设阶段。此外，省内大型国有企业中有10多家实现了干部人事档案数字化管理。就全国范围而言，仅有部分省、部级单位以及部分地市（州）单位已经做了档案数字化，大多数单位对干部人事档案的管理仍然停留于传统的管理方式。即使有的单位干部档案实现了一定的信息化管理，也仅限于对档案目录建库、重要信息摘录入库等单一手段，大部分日常业务还是以纸质档案为主，档案信息资源利用未充分发挥效果。

（二）管理运行状态良好，数字化前景广阔。虽然目前干部人事档案数字化建设仍处于起步、探索阶段，普及程度不高，但就江苏省内已完成数字化档案建设单位的使用情况而言，其数字化档案的管理都处在正常使用和维护中，尚无重大信息安全事故发生，不仅为干部档案的服务利用拓宽了新的渠道，也为干部档案的保护、备份提供了新的方式。可见，只要我们敢于尝试，配备有力的管理机制和安全保障措施，信息化给我们带来的改变必然是利大于弊，甚至是有百利而无一害的。因此，在后续的发展过程中，我们还要积极跟进并掌握干部人事档案数字化管理情况，不断总结经验，争取尽早全面实现干部人事档案的数字化。

二、阻碍干部人事档案数字化发展的主要因素

（一）理念因素——不愿用。陈旧的干部档案管理理念是阻碍干部人事档案数字化发展的根本因素。一方面，人事档案具有其保密性，封闭的档案管理思维早已根深蒂固，档案从业者容易陷入“小圈思维”，给人一种“深闺”的形象，人事档案管理工作因此也蒙上了一层神秘面纱；另一方面，档案管理人员习惯于对纸质档案的管理模式，而对于数字化的干部人事档案信息资源缺乏相关的认识，在思想上还未形成以信息技术对档案资源实施安全备份的理念意识。

（二）管理因素——不敢用。目前，传统的档案管理工作已有固定的模式和体系，而对于数字化干部人事档案的管理，组织人事部门还没有建成相应的管理体系和具体的管理细则，缺乏明确的管理制度作为依据，致使下级人事档案管理部门无法大力开展干部人事档案的数字化建设工作。

（三）技术因素——不会用。信息技术是实现干部人事档案数字化建设的关键。同时，也是一把“双刃剑”，存在一定的信息安全风险。按照《中华人民共和国档案法》规定，若出现干部档案管理不当，造成信息泄露或破坏，对干部本人、单位甚至社会都会造成严重后果。因此，要保证数字化干部人事档案的信息安全，其中的技术难题在一定程度上也阻碍了其发展进程。现阶段，大部分干部人事档案从业人员缺乏足够的信息化职业素养，对数字化档案管理的技术问题难以应对。

三、加快干部人事档案数字化发展的对策

（一）加强制度保障。实现制度创新硬性的制度要求是数字化档案建设、管理的根本保障。在具体实施过程中，要做好顶层设计和具体细节，包括明确每部硬件设备的使用周期、软件升级频率、数据备份机制等；制定数字化档案管理工作细则、《数字化档案流动登记簿》《干部人事档案数字化应急管理预案》等，不断促进数字化档案管理工作照章办事，有据可循。

（二）完善数字化管理体系，加强管理队伍建设。数字化干部人事档案管理与传统档案管理有其一脉相承之处，也有所区别。在具体落实上，应遵循严格的“三员分离”管理原则，即：系统管理员、安全保密管理员和安全审计员，如图1所示。三个角色相互独立，各行其责，避免出现“超级管理员”，造成权限滥用。此外，还要做好“三员”的技术培训工作，提高管理人员的信息化水平。

图1 “三员分离”示意图

（三）强化软硬件保障，加强应用安全体系建设。没有信息安全，干部人事档案数字化建设就是一具空壳。保证干部数字档案的信息安全，必须厘清数字化的各个环节及数字化管理信息系统整体架构，如图2所示，具体做好以下几个方面：1.网络传输安全控制。采用JFTS文件传输协议和数据流技术保证传输在网络上的电子文件的安全性。2.信息存储安全控制。采用数据加密、防篡改技术、备份机制和数据恢复等手段保证存储设备上信息安全。3.操作系统安全控制。定期检查升级杀毒软件、服务器系统打补丁等。4.应用系统安全控制：包括权限管理、系统安全审计控制等手段。

图2 干部人事档案数字化过程及整体系统架构图

四、结语

干部人事档案数字化建设是关乎人才建设、党的组织建设的重要工程，也是档案事业发展变革的重要组成部分。档案从业人员要抓住难得的发展机遇期，跳出小圈思维，主动谋划创新，积极引进新的信息技术手段，改变人事档案的“深闺”形象，不断创新干部人事档案管理模式，让智能化、信息化更好地为档案管理工作服务，更好地为组织选人用人服务。