公文格式要素规范的若干问题

文/湖南省社会主义学院 刘恋

一、对标看齐——党政机关及企事业单位公文处理的规范标准

公文是一种特殊的文体形式，经过多年来的发展与完善，已经形成了约定俗成、大家都必须共同遵守的体态样式。2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅出台了中办发〔2012〕14号文件，主送单位非常广，包括各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体。通过文件，印发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），施行时间从2012年7月1日起。这个《条例》就是党政军等单位在进行公文处理时，要遵照执行的统一标准。

《条例》的第三条指出：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书……可见，严格来说，公文是专门用于党政机关的工作文书。那么，企事业单位的公文处理是否也有相应的规范标准呢？实际上，企事业单位的公文处理，长期以来都是参照《条例》以及与之配套的《党政机关公文格式》（以下简称《格式》）来操作执行的，久而久之，逐步地走向了规范化和制度化。所以，企事业单位的公文处理也是有章可依、有据可循的。当然，根据企事业单位的实际情况和约定俗成的惯例，公文处理可以在参照执行《条例》和《格式》的基础上对个别细节略做调整和变动，但基本的原则和框架不会改变。因此，只要是涉及公文处理，不仅仅是党政机关、军队和人民团体，企事业单位同样要把《条例》和《格式》当作衡量规范的标准。

二、关于结构层次序数和字体、附件说明

正文是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字。除此以外，公文正文都是有结构层次的，结构层次从大到小一般都有小标题来引领，而且不同的结构层次还会标上不同样式的序数。但这些细节很多工作人员的处理较为随意，有用华文新魏体的，有用宋体的，有用楷体加粗的，结构层次序数的使用也是五花八门。规范的标注要求是，正文中的小标题一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。结构层次序数，第一层用中文小写数字加顿号标注（如“一、”），第二层用中文小写数字加圆括号括入标注（如“（一）”），第三层用阿拉伯数字加实心点标注（如“1.”），第四层用阿拉伯数字加圆括号括入标注（如（1））。

附件说明不是附件文本本身，而是对附件标题或者名称的说明。公文如果有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”这两个字，后标全角冒号和附件名称。如果有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。标注附件说明时最常见的错误就是位置安排不当、标点符号误用和遗漏顺序号，下面看一个案例（见下图）。

这篇公文中的附件说明，它的位置就错误地放到了落款的后面，应该是在落款之前、正文下方空一行的位置，而且第一个附件名称和顺序号应该紧接标在“附件”两个字的后面，不用另起一行；标点符号误用方面，顺序号后面应该标实心小点而不是顿号，附件名称后面不加标点符号，要把分号全部去掉。

三、关于落款和附注

落款包括发文机关署名、成文日期和印章三个要素。

发文机关署名要署发文机关全称或者规范化简称。不少工作人员认为公文首页的红头和标题中已经注明了发文机关名称，到了落款部分就可以不重复标注了。实际上，这种处理是不规范的，发文机关署名在落款中同样不能忽略遗漏，需要标注。

成文日期以单位负责人签发的日期为准，如果是联合行文就以最后签发单位的负责人的签发日期为准。成文日期一般放版面右边，空四个字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚号位（即1不编为01）。这里要注意，有的单位公文的成文日期习惯用中文小写数字标注，这属于2012年7月1日以前的做法，新的《党政机关公文格式》实施以后，就不再这么做了，改为用阿拉伯数字标注。

落款中还有一个要素就是印章。公文一般都是需要加盖印章的，但也有例外的情况。一是有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，这里讲的“特定发文机关标志”就是指公文首页印制的红头，“普发性”的意思是公文的发放范围很广，普发性公文如果每一份都加盖印章是要耗费大量时间的，所以这种情况下可以省去加盖印章的环节。二是会议纪要不需要加盖印章，因为会议的参会单位较多，如果每份纪要都加盖参会单位印章的话，是非常不便的，所以这种情况下可以不加盖。为了防止编造公文的情况出现，印章必须与正文处在同一面。当公文排版后所剩下的空间不能容下印章位置的时候，可以采取调整行距、字距的措施来解决，而不能采取标注“此页无正文”这样的方式处理。

三个要素位置安排的要求是，只有一个单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期处在印章中心偏下的位置，印章顶端应当上距正文或者附件说明一行之内。

公文如果有附注，放到版面左边，空两个字加圆括号括入，编排在成文日期的下一行。附注是用来标注什么的呢？这里不能顾名思义，附注并不是对公文内容的注释注解，而是标注公文印发传达范围等需要说明的事项，具体来说，主要有以下三种内容：一是注明公文的发放范围，比如“此件发至县团级”“此件可见报”。二是注明公文的保密要求，比如“此件不得翻印”或者“内部文件，不得外传”。三是注明联系人和联系电话，印发请示、请批函这些公文的时候，应在附注中注明联系人的姓名和电话，便于工作更好地开展和推进。

表1 公文格式要素字号、字体快速识记表

四、关于两种性质不同的附件

第一种是常规意义上的附件，主要是用来印证、补充说明的相关资料，比如在公文中要告知收文单位上级领导对某项工作的批示，或者是第三方对某项建筑工程的检测结论，那么，相关的批示件、检测书都可以作为附件的内容。第二种是批转、转发、印发类的公文，后面所附的文件，就不同于常规意义上的附件了，它其实是公文的核心内容，占据了整篇公文绝大部分的篇幅，这种情况既不需要在正文下方标注附件说明，也不需要在附件文本本身的左上方注明“附件”的字样。

有的研究者认为，像这类被批转、转发、印发的文件不应该看作附件，它是公文不可缺少的内容，应该看作主件或正文的一部分。这种看法的依据和结论都是值得商榷的。首先，这类文件是公文不可缺少的内容，这是肯定的。但要单凭这一点就把它看作正文的一部分，这个依据就没有说服力了。前面所讲的通报名单、批示件和检测书这类常规意义上的附件，对于公文的完整性来讲同样重要，难道它们也可以看作正文的一部分吗？显然是不行的。其次，《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》中都没有所谓“主件”或“正件”这样的要素名称，用“主件”或“正件”来给这类文件命名也是不规范的。最后，这类文件的标注位置并不是在公文的正文部分，它出现在落款之后，另起一页编排，这正是附件的标注位置。因此，根据以上分析，这类文件不能看作主件或正文的一部分，但是，因为它是整篇公文的核心内容，我们可以把它看作特殊的附件。

五、快速区分各种格式要素的字体字号

公文各项格式要素字体字号的规范要求各不相同，所以在制发公文时就很容易出现错用字体种类和字号大小的情况。其实，梳理各要素的字体字号的相关规定就会知道，一篇结构完整、各项要素齐全的公文，字体主要有五种类别，分别是小标宋体字、半角宋体字、黑体字、楷体字和仿宋体字。字号一般情况下只有三种，分别是2号、3号和4号。可以通过一张统计表（见表1）对这些规定进行直观的呈现。

首先来区分字号。通过观察发现，使用2号字的只有公文标题，使用4号字的只有版记要素（抄送机关、印发机关和印发日期）和页码，其他要素都使用3号字。因此，我们只需要记住特例，就可以一次性弄清楚不同要素的字号大小。再来区分字体。还是按照“记少不记多”的方法，使用小标宋体字的只有公文标题，使用半角宋体字的只有页码，使用楷体字的只有签发人姓名和正文中的二级小标题，使用黑体字的稍微多一些，包括秘密等级和保密期限、紧急程度、附件文本左上方的“附件”两个字和附件顺序号、正文中的一级小标题，剩余的更多要素就都是使用仿宋体字的。这样来记，就比较容易区分不同要素的字体类型，在选择各要素字体的时候就不会出现错误了。