关于电信工程档案管理信息化的思考

摘 要：档案信息化，不仅能提升工作效率，还能提升档案利用率，减轻档案管理人员的工作量，一举多得。电信工程档案数量大、内容较为复杂、管理难度大。推进电信工程档案管理信息化，有助于破解上述问题。本文主要阐述电信工程档案管理信息化的重要性、面临的问题和优化途径，供参考。

关键词：档案;电信工程;信息化管理

近年来，电信工程建设发展较快，电信工程档案管理也有了很大的发展和变化。随着网络信息技术的发展，推进电信工程档案管理信息化，成为解决电信工程档案管理面临的突出矛盾和问题的有效途径。新形势下，充分认识推进电信工程档案管理信息化的重要意义，弄清在推进这项工作时面临的新的矛盾和问题，选择可行的途径，解决这些问题，有效推进电信工程档案管理信息化，是一个十分重要的课题。

1 电信工程档案管理信息化的重要意义

1.1 能提升电信工程档案管理效率

运用信息技术管理电信工程档案，推进电信工程档案管理信息化，能提高档案管理效率，优化管理内容和流程。在传统的档案管理中，由于受到多种因素的影响，档案管理工作开展方式较为落后，工作效率不高。而采用信息化的管理方式，可以有效解决传统档案管理方式所面临的问题，信息化的模式能让利用者及工作人员随时随地查阅所要检索利用的档案，还可以利用网络实现档案信息的在线传输，不仅能提升档案管理效率，还能减轻工作人员的压力，提升档案资料的利用率。

1.2 有利于实现电信工程档案资源共享

推进电信工程档案信息化，可以进一步实现资源共享。档案信息是一种可扩散的资源，利用开放的信息技术，可以建立起高效率的档案信息实时上传、集成系统和档案信息数据共享模式。档案信息化的管理系统可以实现档案信息的采集、档案信息的贮存等功能，有利于相关工作人员随时查阅需要的档案资料，极大地提升档案查阅的便利性，实现电信工程档案信息资源的共享。

1.3 能满足多元化电信工程档案需求

在传统的档案管理方式中，由于人力物力和财力及技术手段的制约，无法满足现代社会高效率的档案利用需求，也无法满足档案管理内容和方式不断发展变化的需求。推进电信工程档案管理信息化，可以更好地满足企业和社会对电信工程档案的利用需求。应用互联网、大数据等网络信息技术，可使电信工程档案的收集、储存、处理和利用更便捷、高效，满足电信工程档案管理利用的多方面需求。

2 电信工程档案管理信息化面临的主要问题

2.1 缺乏对电信工程档案管理信息化建设重要性的认识

在信息技术飞速发展的今天，电信工程档案管理信息化迫在眉睫，需要大量人力财力物力支持，企业领导的重视和支持十分重要。但一些电信工程企业领导对电信工程档案管理信息化的重要性认识不足，人员力量和财力支持力度不够，档案管理信息化建设的基础设施不到位，软硬件设施设备不到位，严重影响了电信工程档案管理信息化建设。

2.2 电信工程档案管理信息化建设较为缓慢

一些电信工程企业还在采用传统的纸质档案管理方式，档案管理信息系统开发迟缓，网络信息技术在档案管理中的应用不普遍，传统载体档案数字化和电子文件管理进程缓慢，档案管理、存储、利用的效率还比较低，档案信息资源开发及其共享的进展比较迟缓。

2.3 无法有效保障档案信息内容的安全性

信息技术一般处于较为开放的网络平台，导致保障电信工程档案信息安全的难度加大。电信工程档案中有许多非常重要的信息资料，是不能对外公开的。在档案管理信息化建设中，如一些工作人员管理不善，就可能使档案信息的机密性受到损害，无法保障档案信息安全。如果电信工程档案管理信息系统受到计算机病毒的攻击，就可能使档案信息受到病毒的侵害，让档案信息的完整性受损或者被删除。

2.4 电信工程档案管理信息化建设人才不足

一些电信工程企业对档案信息化人才队伍建设重视不够，不仅专职、专业人员少，而且一些人员身兼数职，职位变动较快，信息化建设所需人员明显不足，推进速度比较迟缓，质量和效果也得不到必要的保障。与此同时，一些电信工程企业对档案管理人员的培训与提升力度不够，一些人员综合素质不强，专业能力不够充分，其信息技术的使用经验和专业能力不足以胜任电信工程档案信息化建设的实际需要，制约信息化建设进程。

3 电信工程档案信息化管理优化途径

3.1 高度重视电信工程档案管理信息化建设

进一步提升企业领导、有关部门和干部职工对电信工程档案管理信息化建设的重视程度，是顺利推进电信工程档案信息化建设的前提和关键。只有对档案信息化建设给予足够的重视，才能更好地推进档案管理信息化。应充分认识当前档案管理的新情况、新要求，改变传统载体档案管理方式，积极采用信息化方式。应做好档案管理信息化建设的宣传和推广，保证档案管理信息化工作被有关领导、中层干部和工作人员了解并且利用，提升信息化建设在企业档案管理中的利用率。应采用多种激励措施，鼓励档案管理人员投入档案信息化建设工作。还要培养他们使用信息技术的能力，使用信息技术对档案内容实现收集、存储、加密、管理、检索、共享等功能。

3.2 积极推进档案管理信息化建设的进程

档案管理信息化建设的进程需要大量的资金投入，配备硬件设施设备和数据软件系统。应购置配备计算机、服务器、扫描仪、照相机、录像机等一些信息化建设所需的硬件设备，满足推进电信工程档案信息化建设的实际需要。电信工程企业还应加大电信工程档案管理信息系统的研究开发和建设，使管理系统可以对档案信息进行收集、整理、储存、分类、检索、加密等处理工作，功能满足全面、有效管理本企业电信工程档案的实际需要。也可以采用软件定制的方式，购买适合于电信工程档案管理内容的系统软件，实现电信工程档案管理工作质的飞越。应加强档案信息资源共享平台开发建设，保证电信工程档案资源在一定范围内能够实现最大限度的共享，更好地发挥其作用。

3.3 提升保证档案信息安全的能力

应对档案信息进行严格的管理，遵守国家的法律法规，确保其安全。应采用多种措施，保护档案信息的机密性不受侵害。应严格按照相关法律法规的规定和要求，加强档案信息化软件系统的安全保障功能建设，提升档案信息化管理的安全性。还应建立健全保障电信工程档案管理工作的制度，用制度去对档案管理人员的行为进行约束，不擅自对机密档案信息进行分享、不浏览工作以外的网站、做好档案信息的加密管理工作等，采用外部法律监督和内部制度约束，提高档案管理工作的安全保障能力。

3.4 提升档案管理人员的专业能力与素养

相关工作人员是推进电信工程档案信息化建设的主体，专业化的信息技术人才是推动电信工程档案管理信息化建设的重要条件。应加强对档案管理人员信息技术的培训，加快提高工作人员对信息技术的应用能力。还应建立起积极主动服务的意识，让他们能够有效地掌握较为先进的档案管理信息系统的应用操作方法，适时提升他们对信息资源的收集整理能力和整合开发能力，提升他们的业务水平。

推进电信工程档案信息化建设势在必行，在推进过程中会面临许多困难和问题。我们应进一步提高对推进电信工程档案管理信息化建设重要性的认识，明确推进电信工程档案管理信息化的目标，加大对信息化建设的人力物力财力投入，加大开发电信工程档案管理信息系统力度，配备好所需的硬件设施设备，加强对信息化建设的安全保障工作，加强人才队伍建设，推动电信工程档案管理信息化建设持续快速健康发展。

参考文献：

[1]张鑫.通信企业档案新闻价值的探究[J].通信企业管理，2020（12）：78—80.

[2]蔡盈芳.从英国大型企业档案机构设置看我国中央企业档案机构设置及人员配备思路[J].中国档案，2020（04）：40—41.

[3]丁枚.大數据档案开发利用起步战略[J].山东档案，2017（03）：19—21.

[4]许德斌，裴友泉.针对“互联网+档案”理论与实践的三点思考[J].档案学研究，2017（02）：40—44.

作者简介：赵文飞，中国电信股份有限公司泰州分公司馆员，从事档案管理。