高校住房档案管理信息化

蒋晓红 张占武

摘 要：如今信息化时代的来临，为高校住房档案管理方式也提出了更高的要求，于是住房档案管理信息化建设成为当前众多高校住房档案管理工作的努力方向。 部分高校依据住房档案的特点，实现了住房档案的信息化建设目标，为学校人员提供了便捷化服务。然而如今仍然存在管理信息化建设的现实困境，如纸质档案形式仍为主流、与各部门间的信息互通不畅、管理人员素质不高、管理制度不够完善等问题，极大制约了当前高校住房档案管理的信息化建设进程，对此高校需从这些问题出发，进一步探索优化路径，从而提高高校住房档案服务与管理效率。

关键词：高校;住房档案;管理信息化

当前高校的已购公房、集资房、教工周转房、公寓等多种住房的出现，使得学校住房管理更加复杂化，住房档案管理成为当前教职工关注的焦点问题。住房档案作为一种特殊介质凭证，对高校住房信息具有妥善保存和管理的作用，传统纸质档案管理方式在如今复杂住房形势下不仅不利于提高住房工作的管理服务水平，对长久的保存和管理住房信息也具有阻碍作用。因此高校要想解决住房管理问题，需对住房档案管理工作进行有效改革。

一、高校住房档案管理信息化的意义

1.有利于实现档案有序管理

高校在长期工作实践中发现，校内各种档案管理工作中暴露出诸多问题，极大影响了校内档案管理工作的有序开展。为此只有进行全面调整和革新才能助力档案管理更加完善，于是便在住房档案管理工作中引进了信息化管理模式。该模式的渗透与推广，不仅可有效节省档案工作中的人力、物力资源，提高住房档案管理工作效率，同时校内各相关管理人员运用智能化设备，在闲暇时间学习并更新住房档案管理技术，在提升校内住房档案管理信息化工作的基础上还能提升自身素质，有利于实现档案有序管理。

2.有利于发挥模范带头作用

当前新《档案法》修订中增加了档案信息化建设内容，要求各企事业单位根据自身情况，积极改革调整自身档案管理信息化建设内容，为当前社会信息化和时代化建设起好带头作用。因此高校作为教育领域的中坚力量，在住房档案管理信息化建设中，积极引进了档案信息化设备和信息系统，将档案管理工作内容与信息化深入结合，极大带动了其他各企事业单位的信息化改革决心，为社会范围内的档案管理信息化改革提供了有效借鉴与带头作用。

3.有利于为学校人员提供便捷

根据相关规定，高校住房档案信息一般情况下都会放到档案馆统一保存，而档案馆内储存的档案资源随着住房信息的增多也会相应增加，给档案查找造成了极大不便。对于查阅者而言，面对馆内海量的档案资料库，要想立即找出自身所需资料十分不便，费时又费力，如果将信息技术引进住房档案管理建设中，系统会自动根据查阅者的需求筛选出相关档案信息，既能节省时间又能保证资料的准确与完善。

二、高校住房档案管理信息化特征

1.海量的住房档案信息

由于住房档案信息中涉及了合同、数据、财务、人员信息、工作证号等基本信息，内容十分庞杂且细碎，仍旧采用以往人力管理方式不仅会造成档案数量堆积，不易保存的问题，而且还会占用校内较多公共场地和资源，不利于高校档案管理工作的优化整合。如今住房档案管理工作中采用的信息系统，不仅内存大，能够保存管理近10年乃至20年的住房档案信息，便于查阅者进行查找和使用。而且还能在网上搜索其他学校的档案信息，将其借鉴到本校档案管理中，最大程度实现档案资源共享。

2.档案存取十分便捷

信息技术发展背景下，高校开展信息化住房档案管理模式具有信息实时共享的特征。在校内搭建的智能档案管理服务平台中，包括一站式服务与自行选择的服务模块，对于管理人员而言，只需将住房档案信息录入各个系统模块中，系统便会自动按照人员类型、住房类型、年限等进行划分，管理人员存取檔案资料时按照提示步骤操作即可，流程十分便捷简单，而且信息一体化使得校内其他人员在查找资料时也实现了自由化。即便身处外地，也可登录校内系统完成电子档案的存取流程或者办理其他档案处理业务，有效发挥了信息化的服务功能。

3.节省人力、物力资源

信息化时代，如果仍旧采用以往人力管理方式不仅容易出现数据错漏，而且还会造成人力、物力等资源的浪费现象。如今高校开始引进信息化管理方式，实行“一房一档”“一人一档”管理模式，一个人便可管理一门档案信息，在人力资源上便率先实现了资源整合。同时，一台信息化设备中可以存储不同种类的档案信息，如可将住房档案信息并入A类系统，教育档案并入B类系统，人事档案并入C类系统，统一由一台设备完成管理保存工作，能够在物力上实现资源整合。

三、高校住房档案管理内容

1.住房建设档案

住房建设档案主要记载高校教师住房的取得过程和取得方式，包括教职工住房的自建、代建、合建、转让、承租等所有方式。若住房属于教职工自建，需由学校主管下达准予建设指标，并做好建设档案记录和归类;如果属于教职工购买的住房，需有学校主管部门下达的建房计划、购房协议与拨款清单等内容，同时做好购买档案记录;属于转让、承租、抵押等获得的住房，除了上述这些基本条件外，还需有相应的合同协议和经过公证且具有法律效力的文书，并由学校住房管理人做好档案记录。

2.住房产权档案

住房产权档案是记载房屋所有权权属关系和组成形式的一种档案类型。其包括房屋所有权的申请、确认、土地使用权的申报、核定、房屋产权变更、分割等内容，高校教职工在确认房屋所有权时，需在取得住房使用权之后按照法律程序履行所有权确认手续。从法定意义上分析，如果无法明确该房屋使用者就是房屋所有权人，即便使用者承担了部分房屋建设资金，也仍然无法成为房屋的主人。因此，高校管理者应对教职工住房产权档案进行明确清晰的管理，做好房屋权属信息登记。

3.分房集资档案