试论铁路企业档案管理过程中如何有效优化库存

张晓

摘  要：该文主要针对铁路企业档案管理过程中，如何有效优化库存展开深入研究。先阐述了铁路企业档案管理存在的问题，如对档案工作重视程度不够、管理意识有待提高、档案库存量大质量不高、档案载体单一等，进而又提出了几点切实可行的措施，如引入创新的思维和理念、逐步推行电子档案、严格把住档案进馆质量、提高档案管理人员的自身素质。通过以上措施，以期使得铁路企业档案管理的水平获得提高，促使铁路企业更好地发展。

关键词：铁路企业  存在问题  档案管理  优化库存

中图分类号：G272                            文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）03（a）-0093-03

How to effectively optimize the inventory in the process of archives management of Railway Enterprises

ZHANG Xiao

（China Railway 18th Bureau No.4 Engineering Co.， Ltd.， Tianjin， 300300  China）

Abstract： This paper mainly focuses on how to effectively optimize the inventory in the process of railway enterprise archives management. first expounds the problems existing in the railway enterprise archives management， such as the lack of attention to the archives work， the need to improve the management consciousness， the large inventory of archives， the low quality， the single carrier of archives， and so on， and then puts forward some practical measures， such as the introduction of innovation. Through the above measures， hoping the level of archives management of railway enterprises can be improved and railway enterprises can develop better.

Key words： Railway enterprises; Existing problems; File management; Optimization of inventory

在新時代的背景下，中央经济工作会议精神对铁路建设的总基调进行了明确，铁路企业迎来了高质量发展时期。而且铁路企业着眼于未来，其正在努力构建铁路骨架网，全面推进一大批建设项目。但是，随着建设项目的不断推进，将会产生大量的企业档案，具有很大的价值。基于此，铁路企业可将其作为契机，对档案库存进一步优化，尽量将库存库容资源进行整合，进而为企业提供高效的档案服务。为了能更好地优化库存，对资源更好地整合，将档案对企业的重要作用充分发挥出来，可从铁路企业档案管理入手，寻找到其中管理普遍存在的问题，进而采取有针对性的措施。

1  铁路企业档案管理存在的问题

1.1 对档案工作重视程度不够

铁路企业在档案管理工作方面，从上到下还存在意识薄弱的问题。一些领导干部认为，档案管理就是保管档案。换言之，他们认为保管档案的工作在单位工作中不是特别重要，仅认为档案管理是防止档案丢失、信息外泄的重要保证，在日常工作中，面对档案查阅和外查档案能应付过来即可。其在思想上没有正确认识档案管理工作的重要性，在档案管理工作硬件方面，也没有及时更新，仅遵守节约的原则，以致企业档案管理信息化工作存在滞后的现象。

1.2 管理意识有待提高

铁路企业中的档案人员在实际工作中，往往都是一岗多责，即指一个岗位承担多个责任。而且，部分单位档案管理人员岗位变动较为频繁。部分档案管理员还为兼职人员，在从事档案管理工作前期就通过工作交接入岗，没有经过一定的培训和学习，这使得部分兼职档案员没有意识到档案的重要性，对此工作的重视程度不够，在归档方面也缺少一定认识。甚至一些兼职档案员认为将档案在承办部门中进行存放即可，而且认为这样还能为档案查找和利用带来便利，这种错误认识使得他们不愿意向档案管理部门移交档案。以上存在的问题从某种程度上来看，直接关系到档案管理水平的低下。

1.3 档案库存量大质量不高

《档案法》中明确规定了到期档案可以销毁掉，但是必须要经过组织鉴定后。然而实际上，这些规定没有得到好的执行。其中主要原因有以下几个方面，如考核制度、原则、方法不够明确;考核人员素质不高，存在参差不齐的现象等以上原因使得短期档案变成长期档案，长期档案也存在一定的状况，档案库房也明显出现了管理混乱“僵尸”档案增多等问题。

1.4 档案载体单一

在部分铁路企业库管房中，只有摆放整齐的纸质档案，电子档案非常少。通过了解得知，在馆藏中，纸质档案和非纸质档案其数量上具有一定比例，此比例为900∶1至1 000∶1之间，也就是在纸质档案的档案馆中，馆藏非纸质档案保管单位方面，仅有150～170个之间。档案载体单一化，这种情况很容易存在以下弊端：档案管理人员工作量比较大，效率不高，而且这种单一传统载体查阅手段的方式落后，还不便于查阅，同时也导致，档案服务水平难以提高，直接影响档案利用效果。这些弊端也使得，在企业管理过程中，很难充分发挥档案的作用，造成人力、物力、财力的浪费。

2  铁路企业档案管理过程中优化库存措施

2.1 引入创新的思维和理念

在当今社会，随着铁路企业不断发展，有着太多的历史需要进行记载和传承，其中最重要的一项内容就是档案管理。从铁路企业的角度上来看，应加大宣传和培训力度，在工作人员上岗的前期，需对其进行培训，提高他们的归档意识，并在每个工作岗位中，引入档案工作流程，将其化到其中，让每个工作人员将归档作为工作的一部分。与此同时，还应注重时代的发展，提高对档案的重视程度，引进先进的档案管理思想，对于电子公文归档的相关规定积极推进，使得档案信息现代化水平不断提高，充分运用新的管理模式，促使档案资源检索方式得到优化，进而提高档案服务企业的水平[1]。

2.2 逐步推行电子档案

在铁路建设迅速发展下，大量的铁路建设项目也齐头并进，这也使得大量铁路建设项目档案逐渐进入档案馆。因为此档案具有一定的参考价值，这给档案管理部门也带来一定的挑战，与此同时，这也是发展机遇。基于此，档案管理部门可从以下几个方面入手;首先，从馆藏档案入手，开展鉴定工作。在随着历史发展推移和实践检验下，部分档案已经失去保存的价值，这时需要将其剔除掉，进而将有效的库容騰出来，还可以为库存档案的质量提供重要保障[2]。其次，在存放和保管纸质档案的过程中，管理条件相对较高，而且此工作的难度比较大，很容易发生纸张老化受损的现象。所以，在以后的档案管理工作中，电子档案是必然发展趋势，针对电子归档系统和电子公文系统，使其实现两者无缝衔接，促使档案管理工作的效果获得提高，进而建立电子公文档案，使得档案的存贮介质丰富化，档案的利用率获得提高，为实现电子档案管理做铺垫。

2.3 建立电子文件的档案管理标准体系

在档案管理工作中，标准化管理能为档案管理质量提供重要保障。为此，铁路企业可建立电子文件的标准化管理体系，将电子文件的登记标准、命名标准、收集标准、鉴定标准以及安全标准等为此体系内容，其中所谓鉴定标准主要是鉴定文档的真实性和完整性等。电子文件的记录格式和载体以及形式上，与纸质文件相比存在一定的差异性，其中在外型、处理方法以及管理内容上就能体现出来。基于此，在建设此体系时需要考虑以下几个因素：首先，在实际开展时，可以从电子文档的收集、保存以及利用入手，突破以往传统的管理模式，确保能有效控制文件到归档管理这一过程，使得文档与档案实体一体化能更好地实现[3]。其次，要具有安全适用性，也就是将铁路跨越式发展充分考虑到位，在铁路企业技术发展中，其安全保障要求相对较高。通过不断研究电子档案管理方式，使其能对企业信息化和市场变化要求予以更好的满足。

2.4 严格把控档案进馆质量

在接收和征集档案时，为防止失去具有价值的档案，可以从档案价值和历史意识入手，展开相应的判断，并对档案进馆的质量严格进行把关，不符合接收条件的以及质量不高的档案，不能进馆。因为在历史资料中，档案馆作为重要的集中地，不是文件材料存放地，在注重数量的同时，还要注重质量，做到进馆卷不漏，确保进馆的价值[4]。

2.5 提高档案管理人员的自身素质

在档案管理工作中，档案管理人员自身素质直接关系到档案工作的水平，而且对进馆档案的质量会产生直接的影响。基于此，提高档案管理人员管理水平和工作效果，有利于促进档案工作的发展。首先，铁路企业可为档案管理人员提供学习机会，并加大培训力度，开展各种各样的培训活动，采取定期或者是不定期的方式对其进行培训，并将档案管理经验和专业知识作为培训内容，提升他们自身的素质，促使他们自身档案工作的水平能不断提高[5]。与此同时，档案管理人员在实际工作中还要善于总结，结合单位的实际情况积极思考和创新，将自身工作主观能动性充分发挥出来，进而使得档案工作水平获得提高[6]。

2.6 做好铁路档案安全保障问题

铁路企业还需要进一步建立多重安全屏障，进而为档案的安全提供重要保障。首先，建立软件安全屏障。其中主要必备两个软件，分别为杀毒软件和防火墙软件，而且在铁路档案管理软件中，还应具备日志功能、强制归档功能、防复制功能、自动加密功能和系统访问控制功能[7]。其次，建立硬件安全屏障。除了运用常规的安全措施，如还需要将以下问题充分考虑。一是对于文件档案而言，需要对其依赖的硬件设施状态提供重要保障，并设置硬件备份系统，至少要两套，通过脱机保存来解决。二是保证密钥的安全。系统的关键操作人员，除了对密玥身份确认外，还可通过相关硬件对密玥安全提供重要保障，如身份证验证卡片硬件。三是避免档案信息非法传播现象发生。主要就是将数据转移设备关闭掉，进而避免企业知识外泄的现象发生。四是建立流程安全屏障。针对一些管理系统在流程设计的过程中，必须要充分考虑到信息安全一体化问题，如设计管理系统和合同管理系统[8]。

3  结语

总而言之，铁路企业对国家有着非常重要的影响，其发展水平在一定程度上关系着国家的进步，基于此，必须要意识到铁路企业各项工作的重要性，并给予高度重视，尤其是档案管理工作。铁路企业要结合自身的实际情况，针对档案管理工作采取有效的措施，提出切实可行的优化库存的方式，确保档案库存的质量。

参考文献

[1] 曹鹏.关于铁路企业档案管理过程中如何有效优化库存的思考[J].经济管理文摘，2020（5）：62-63.

[2] 李家智.铁路企业优化库存管理策略探析[J].铁路采购与物流，2019，14（2）：67-68.

[3] 王居华.铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].办公室业务，2017（20）：156.

[4] 杨励钦.铁路物资库存管理优化思路[J].中国设备工程，2019（21）：30-32.

[5] 王霞.浅析铁路建设档案管理中存在的问题及解决方法[J].办公室业务，2017（7）：129.

[6] 马坛凤.试论铁路档案工作的全程管理[J].档案学研究，2018（5）：48-49.

[7] 何亚楠.电力企业档案信息化项目管理研究[D].西安建筑科技大学，2019.

[8] 刘修军.平台型企业诚信档案体系优化研究[D].湘潭大学，2019.