基于ERP系统环境的企业内部控制研究

周金芝

ERP管理信息系统是企业经营管理的一种工具，随着ERP系统在企业管理中不断得到应用，给企业的发展迎来了新的机遇和挑战，同时对企业内部控制也提出了更高的要求。本文阐述了ERP系统的重要性，描述了企业ERP系统与内部控制的关系，分析了企业ERP系统的应用对内部控制的影响，在此基础上找出ERP环境下企业内部控制的完善策略，从而进一步优化企业管理。

一、引言

ERP即企业资源计划系统，它主要是依托先进的信息技术，整合先进的管理思维和模式，对企业各种资源进行计划、控制和管理的一种手段。ERP集集成性、先进性、完整性、开放性于一体，集中管理企业内外部资源、信息等，打破传统方式的分割与滞后性，最终为企业提供经营管理全方位与系统化的平台，贯穿于决策、计划、控制与经营业绩评估的整个过程。ERP系统随时随地不受时间空间的影响而更新企业相关信息，实时达到企业资源信息的共享，进而实现内部控制质量、效率的提高，增强信息的时效性，解决传统信息传递滞后的问题，提供相应的预测和分析，建立一个安全预警机制，进而降低经营成本、提高生产力、优化企业资源、提升企业整体管理水平和在市场上的竞争力，达到综合资源效益最大化的目的。ERP系统是企业发展到一定阶段的必然选择，是管理所需也是提高企业形象、提高管理人员素质、优化内部管理组织及内部环境的一种手段。

二、企业ERP系统与内部控制的关系

ERP系统在企业内部控制管理中起着关键作用，按企业自身所处的经营环境、行业特点、内控要求及目的来进行运营流程设计，以此达成企业的内部控制目标和要求。ERP管理系统和内部控制是企业管理中必不可缺的工具和手段，而且二者是和协调一致的。企业内部控制的目标是遵守法律法规、保证企业财产的安全与完整、保证财务报告信息可靠、保证经营的有效有序进行，包含了企业经营管理的方方面面。而ERP管理系统根据企业内部各职能部门的特征结合内部控制的关键控制点而设计运营流程，综合记录和存储企业运营活动过程中的各类原始数据，通过查询、汇总、整理、分析原始数据给企业管理者提供决策支持。ERP服务于企业运营活动，并通过流程式管理以、信息共享、唯一性等特质监督与规范管理活动。内部控制是通过制定规则、企业组织架构、岗位设置、职责划分、业绩考评等手段来监督与规范企业运营，来达到内部控制的目标。

另外，ERP系统是由人开发、设计、录入的，它没有主观意识、是客观的，而人是有主观意识的，如果人为的录入错误或者设计的程序不能高度融合企业自身运营活动特性时就有可能出现误导企业经营决策的情况发生。因此，企业在ERP实施活动过程中，会遇到设计风险、实施风险、安全风险等，需要企业对这些风险进行高度的关注和及时有效的防控。

三、企业ERP系统对内部控制的影响

企业ERP系统的实施对企业内部控制产生广泛而深远的影响。实施ERP系统重新定义运营流程和强化各部门的职能职责。

（一）强化采购流程中相关部门职能职责

通过在ERP系统中设置库存物质数据红线，让系统智能判断是否需要进行采购，并结合系统里设定的交期、使用周期、金额大小等条件智能判断采购流程的紧急程度、繁简程度、授权审批级别等相对应的一系列后续事宜。但无论是哪一种采购流程，采购部门在实际工作中都负责最终采购任务的相关流出职责，其他部门按各自在流程中界定的职责行使自己的权力并承担相应的责任;在采购的过程中，通过对申请人和审批人岗位的科学配置，规避了腐败因素在采购过程中带来的风险。

（二）减少销售环节中的层层审批，提升企业信誉

通过在ERP系统中设置客户基本联系、信用等级、收款政策、售后服务政策等基础信息，让系统智能判断是否满足出货条件、是否达到回款条件、售后服务响应等级、是否触发回款风险等综合信息提出警醒，销售部门根据警示的紧急程度、授权审批级别等相对应职权进行快速的处理，提升企业在客户端的影响力和减少企业资产的流失。但是无论最终的处理结果怎样，该流程最终的责任部门是销售部门，其他部门按各自在销售环节中应尽的义务配合完成各自的职责;合规配置申请人和审批人岗位，有效的避免了销售环节中因客户信用风险、企业服务政策等因素造成的企业资产流失和信誉危机。

（三）提前规划、监督资金的有效使用

通过ERP系统中的资金系统，在每年度的年末由各部门实施相关费用的预算工作，通过分解将预算落实到对应的责任人，明确职责后再设置各部门资金预算的报表格式，这个预算管理流程可以通过ERP资金系统实现更加有效的运行。在新的会计年度中，各部门的资金费用管理需要依据上一年在ERP中设置的审批流程实施运行，在实际工作的过程中，预算内的资金可以直接按照原先设定的相关审批程序;而如果是预算外的资金，需要建立单独的审批流程机制。因此，企业在ERP资金系统的环境下，可以让各部门明确各类支出的审批流程，最终帮助企业降本增效。

（四）实时有效的会计数据分析处理

ERP系统环境中的会计数据贯穿于企业业务环节全流程。在ERP系统环境下，企业经营过程中的业务数据发生后就会以相关的会计数据的形式在系统中，每笔业务的发生在系统中都有与之相对应的数据，并且数据会根据业务流程的发生而进行实时更新。因此，通过ERP系统，可以实现企业内部各部门对业务数据的实时监督与科学控制。在决策时，也能夠随时利用有效的会计数据的分析处理，例如根据所需要的会计期间进行分析汇总，为企业高层领导特定时期的经营决策提供依据;并且在能够对于业务过程中发生的异常情况做出及时有效的反馈调整。

（五）明确各职能部门内部控制的关键点

在ERP系统中，通过将内部控制的关键点嵌入经营管理流程中，从而有效地实施各部门的分离管理。例如，采购环节中业务的申请与审批、产品的生产与品检，销售环节中出货的申请与审核，资金管理中的使用与审批，它们都由非同一部门或者非同一责任人实施。因此，在在ERP系统环境下，通过不相容岗位或者部门的关键点设置，增强了各业务部门和各业务环节的风险防控能力，在各部门明确各自职责的情况下，实现对各业务合理合规运行的保证，最终有效地降低了相关舞弊事件的风险。

总之，实施ERP系统重新定义了运营过程中各业务流程和强化各部门的职能职责，在ERP的系统环境下，实现了企业业务管理与内部控制一体化。通过ERP系统中职责的明确与关键点的设置，标准化与系统化企业的业务管理流程，更加防控了舞弊事件的风险;通过ERP系统的信息技术手段实现了信息共享，促进企业内部员工建立起更加有效的沟通方式;通过ERP系统提升了内部控制的可操作性，用会计数据相关的分析研究来助力企业的管理决策，从而增强了内部管控的及时性与有效性。

四、ERP环境下企业完善内部控制的策略

对于如何通过ERP系统的实施执行来更有效的完善企业内部控制系统，本文根据企业实际运营和资料查阅提出几下点具体措施：

（一）強化ERP环境下的风险控制

一是管理层需要对ERP环境下企业内外部风险进行识别与评估，强化企业日常管理中的风险管理意识。二是建立健全企业的风险管理体系，建立关键环节的重点预防控制体系，进一步提升企业风险防控能力，尤其在在识别风险后，能够准确判断潜在风险并制定对应的风险应急措施方案。三是要加强ERP信息系统的集成性在实际管理工作中的运用，利用企业制度对ERP系统环境下运行薄弱的业务环节进行弥补。四是通过对风险事件的分析，实现有效控制业务环节的事前、中、后各流程，从而做到全业务流程事前的预警预防、事中的有效控制与事后的及时调整。

（二）规范业务流程

一是需要在企业内部树立业务流程规范化的意识，始终贯彻并落实“适宜、高效、管控”三大理念;二是在规范化的实际实施过程中，需要从多维度考虑执行，一般而言可以考虑人事、财务、生产、销售等维度;三是实现信息流通渠的有效性，提升各部门的信息沟通与工作协调能力;四是明确责任主体以及相关的执行与监督责任人，避免造成事务重叠，从而进一步强化职责意识与风险防控能力。

（三）建立健全ERP环境下的职责岗位分离机制

在ERP系统的环境中，需要建立不相容岗位相互隔离的机制体系，提供给ERP系统用户不相容的权限与职责设置，尤其是针对财务部门与其他各业务部门的关键业务环节。在ERP系统的高效运行下，各项业务活动在保持独立性和互斥性的同时，形成良好的相互制约与相互监督的体制机制，进一步提升企业业务经营水平。

（四）强化相关人员素质，加强安排相关培训工作

全方位的新型信息资源管理模式对ERP环境下的企业员工提出了较高的要求，因此需要通过专业且细化的培训工作，为企业培养出高素质的综合型人才，从而使ERP系统高效的管理作用最大化利用于企业的内控中。

（五）建立专业的ERP运维队伍

ERP系统本身的运行首先离不开安全稳定的网络环境，因此需要专业技能较强的维修队伍为安全稳定的网络环境提供保障，并且对ERP系统在运行中出现的问题能够及时处理，定期优化系统并检查确保内外部网络和输入输出数据的安全。

五、结语

随着信息技术的高速发展与广泛应用，ERP系统的功能也将越来越符合企业管理的需要。因此，企业应该更加重视ERP系统的建设与完善，通过ERP系统更加强化内部控制的管理作用，促进信息沟通与内部协调、提升工作效率，实现企业经营管理的降本增效，提升企业经营管理水平。

（作者单位：江西衡源智能装备股份有限公司）