基于全院护理人力立体架构智能排班系统的建立与应用

欧阳斐 霍然 李彦玲 佟媛 刘章凤

( 香港大学深圳医院肝胆胰外科，广东 深圳 518053)

全国护理事业发展规划(2016-2020年)指出，要加快护理信息化建设和应用，提高护理工作效率和质量[1]。护理人员作为医院的重要组成部分，护理信息化也逐渐成为医院信息化发展的重要特征之一[2]。借助信息化手段、拓展更智慧的护理管理模式，成为广大护理工作者关注的焦点[3-4]。其中，护士排班管理是护理人力资源管理最基础的环节，也是提升护理管理水平，促进医院向精细化、敏捷化、数字化的智慧医院发展的重要内容[5]。在新型冠状病毒肺炎疫情期间，护理紧急应援队的人力资源调配也对排班管理提出了新的挑战。我国从2012年起陆续有关于电子排班的使用研究汇报，在提高效率和准确性等方面颇有成效。但随着医疗改革的不断探索、信息化技术手段的升级，护士的职责范围和工作模式也在发生改变。护士排班不仅是病区护士长的基本管理工具，更是医院整体护理人力架构搭建、维护、精细化管理、工作量统计以及绩效考勤管理等综合层面的智慧化管理工具。我院护理部2019年成立护理管理系统小组，负责跟进护理管理的信息化工作，该小组自2019年3月与软件公司合作建立智能排班管理系统，经过一年运行取得良好效果，现报告如下。

1 搭建基于全院护理人力资源架构的智能排班系统

本院为大型综合性三甲医院，开放床位1 725张、护理病区49个。护理部在护理信息专业委员会下设护理管理系统小组，小组成员包括护士长2名、高年资护士(工作经验>10年)2名，均为本科及以上学历，接受过护理信息化的专项培训。小组成员与软件公司针对护理人力资源管理的实际需求，讨论并确定智能排班系统需要满足的多级使用层面、多重时间维度以及多元排班对象等功能。多级使用层面指护理部、应急小组、片区、病区、员工等5个层面；多重时间维度指年度、季度、月度、星期等4个排班周期；多元排班对象包括医院护理三线总值排班、应急小组排班、片区节假日二线值班、病区排班、年休假排班等。

多元排班对象的功能通过以下设置实现：(1)护理三线总值排班：由病区护士长按顺序轮值，系统在排除护士长年休假或补休安排后，按设定的轮值顺序生成次月总值排班表，经护士长确认无误后即可发布。(2)应急小组排班：由各病区具备较强护理核心能力、承担应急护理任务的护士轮值，系统识别并排除休假的应急小组成员，根据设定顺序生成下季度排班，经护士长确认后向全院发布。(3)片区节假日二线护理值班：由片区内护士长或护理组长轮值，系统识别并排除承担护理三线总值班及休假的二线护理值班人员，经片区科护士长审阅后发布。(4)病区排班：由护士长编辑排班并发布。(5)年休假排班：护士可根据自主意愿申请次年的年休假，经病区护士长审批后，年休假即可显示在次年相应时间的排班表中。综上，护理管理者得以将排班管理融入医院整体环境，对人员安排及人力资源利用进行闭环管理[6]，并绘制成图，见图1。

图1 基于全院护理人力资源架构的智能排班系统示意图

2 智能化排班管理系统的功能与应用

2.1智能化排班管理系统的功能

2.1.1建立排班人事库 包括护理人员、护生、“共享”护士等。(1)护理人员：包含护士、健康助理员及医辅人员，从而明确各病区人力及层级分布状况。(2)护生：包括规培生、进修生、研究生、实习生等，根据护理部轮转计划做好设置，系统将按照设定的轮转时间自动进行人员调动，并关联体现在病区排班表上。(3)“共享”护士：为符合条件的护士设置标识，建立全院及片区“共享”护士人员库。护理部或科护士长通过系统查询各单元护理人力使用状况，根据需要对“共享”护士临时调动。

2.1.2智能化护士技术档案管理 护士技术档案智能生成，护士在来院时录入既往教育工作经历，后续系统可根据排班信息，对其在院工作经历(包括实习轮转、规培轮转、岗位调动、临时借调等)自动生成工作技术档案。该档案根据具体工作情况实时更新，护理管理者可及时获知详尽的人事信息，支持管理决策。

2.1.3精细化分组分层级排班 层级设置分为A班护理组长、N班护理组长、A班责任护士、N班责任护士，护士通过相应层级的考核评价，方可以担任对应层级的班次。分组设置则需要考虑由核心能力较强、年资稍长的护士负责病情较重的患者，低年资护士负责病情较为稳定的患者。通过对护士层级、组别的设置，实现纵向分组以及横向分层级的精细化排班模式。

2.1.4支持自主弹性排班 护士长需要根据科室具体情况制定夜班轮转模式，提前设置好病区班次种类及工作时间，根据护士的核心工作能力匹配合适的班次岗位，设置每日各班次所需要的护士人数，即可实施自主弹性排班。

2.1.5规范设置排班权限 访问和控制已产生的信息对信息资源的利用至关重要，权限设置是系统安全、可靠、有效的保障[6]。我院设置了5个层级：(1)护理部：通用班次设置、专科班次审核、全院排班审核、护生轮转规则设置、人员调动及总值排班发布修改的权限。(2)应急小组：应急梯队成员资格设置，建立小组人事库，应急排班及修改的权限。(3)科护士长：发布及修改片区节假日二线护理值班，查阅片区内各单元人力使用情况，进行人力弹性调配的权限。(4)护士长：发布及修改病区排班，向护理部提出特殊班次设置申请的权限。(5)护士：排班查询、排班需求申请及年休假意愿填报的权限。

2.1.6排班原则的有效统一 (1)班次性质统一：定义A、P、N、行政、假期等班次属性，给予相应符号及颜色标识，视觉上直观区分不同班次。(2)角色资质统一：根据岗位准入标准，将护士划分为A班组长、N班组长、责任护士、规培护士等角色，以满足不同层次临床服务需求。(3)排班规则统一：A班护士平均负责病人数≤8人，夜班护士≥2人，工作日备班护士≥1人，休息日备班护士≥2人；护士周平均工作时间为40 h，累积超时数不得超过24 h，借休或欠休不得超过24 h。(4)带教资质统一：对带教老师的排班类型、资质以及对应的护生类型进行定义。如：系统自动筛选出符合研究生带教条件的老师，护士长仅可在该范围内选择带教老师。(5)人力调配统一：通过工时计算、班次统计、人力分析等功能，了解各病区人力状况。人均累计借休超过16 h，提示可能人力过剩，反之提示人力不足，护理部在此基础上对全院人力资源进行调配，为紧急情况下的人力资源快速调动提供了信息平台。

2.1.7排班统计与考勤关联 系统可根据护士姓名、工作时间、班次类型、人员层级的任意组合选定，进行多层面及多角度的查询统计，内容包括班次统计、工作时长统计、欠休统计、加班统计、年假统计、夜班统计、节假日工作统计、个人需求统计、带教人次统计等，还可通过信息导出完成每月考勤上报工作，为护理工作量化管理以及护理人力资源管理提供了准确依据。智能化排班管理系统功能结构，见图2。

图2 智能化排班管理系统功能结构

2.2智能化排班管理系统的应用

2.2.1方法 收集原有纸质排班(2019 年3-6月，共3个月)以及现行智能系统排班(2019 年6-9月，共3个月)护士长每周排班平均耗时、考勤统计耗时、每周临时改动排班的次数。(1)护士长每周排班耗时：为护士长开始排班至排班结束排班表打印完成为止，若排班中途被打断，则将被打断前后排班所用时间相加即为排班耗时。(2)考勤统计耗时：为考勤员开始统计考勤至打印考勤表提交护理部为止。(3)每周临时改动排班的次数:由于护士认为排班不能满足休假需求或不能胜任排班安排等个人理由而提出改动排班，且经由护士长同意的改动次数。

2.2.2评价指标

2.2.2.1护士对排班的满意度 在文献回顾[7]的基础上，使用自研问卷对排班满意度进行调查，从全院护士中分层抽样。我院护理人员层级设置以及对应人数为N1—48人，N2—126人，N3—943人，N4—210人，总共1 327名护士，每个层级抽10%的护士协助完成调查，最终抽取132名护士，扣除病假及产假护士9人，即为123名在岗护士。对在岗护理人员发放调查问卷，问卷内容包括班次安排的合理性、分组搭配的合理性、满足个人意向排班、班次安排的自主性等4个方面。采用Likert 5级评分法，5分表示非常满意、4分表示满意、3分表示一般、2分表示不满意、1分表示非常不满意，以非常满意和满意视为满意，并计算满意度。

2.2.2.2护理人力资源管理能力及效率 统计护士长每周排班平均耗时、考勤统计耗时及每周临时改动排班的次数，在全院内、外、妇产、儿、门急诊、综合科等6个大科，每个大科随机抽取其中4个病区的护士长来协助完成数据调研及收集。

3 智能化排班管理系统的应用效果

3.1智能化排班管理系统应用前后护士对排班的满意度比较 见表1。

表1 智能化排班管理系统应用前后护士对排班的满意度比较 分

3.2智能化排班管理系统应用前后护理人力资源管理能力及效率比较 统计护士长排班的平均耗时、考勤统计耗时以及护士长改动排班次数 见表2。

表2 智能化排班管理系统应用前后护理人力资源管理能力及效率比较

4 讨论

4.1智能化排班管理完善了人力资源垂直管理体系 在护理部-科护士长-护士长的三级管理架构模式下，日趋立体的护理管理体系存在多层面的排班需求。护士排班管理是多约束条件下的问题，对提高护士工作效率、优化医院人力资源配置具有重要意义[8]。本系统将总值班排班、应急梯队排班、片区节假日值班、病区排班、员工年假安排及自主意愿进行整合，对全院护理人力资源进行结构式管理，减少管理者与护士反复进行邮件、口头等来往沟通，提高各层面人力资源利用同步性，避免人力资源的重复错误利用，实现人员安排、资源利用的统筹管理。系统还突破传统排班中以惯性思维和经验占主导地位的习惯[9]，将排班融入医院信息共享环境中，通过排班信息化数据的实时传输，使护理部全面掌握各病区护理工作量动态变化的趋势，为管理者合理决策提供了准确有效的依据。

4.2智能化排班管理提高了护理人力资源管理的能力及工作效率 本研究结果显示，智能化排班管理系统应用之后，护理人力资源管理能力及效率都有了显著提升，护士长排班的平均耗时从原来的(2.19±0.37)h下降至(0.40±0.08)h，考勤统计耗时从原来的(1.66±0.33)h下降至(0.16±0.03)。另外，系统上线后，取消了原有的纸质排班需求及年假安排表，改为在系统内填写提交，通过预设休假规则，避免同期扎堆休假，管理者频繁沟通调整的现象，因此护士长改动排班次数显著降低。管理者通过调阅排班及护士技术档案，精准掌握所管辖病区内护士人数、资质、能级分布及工时数等情况。需应急调配护理人力时，充分发动各层面护理管理者人力管理能动性，病区人力调配问题，护士长主持解决；片区人力调配问题，科护士长主持解决；全院人力调配问题，护理部主持解决，提升了人力资源立体管理能力。在人员有限但疫情不可控的情况下，合理的人员配置及排班模式是圆满完成各项工作、保证人员安全的基础[10]。在新冠肺炎疫情期间，我院筹备隔离病区4个、发热门诊1个、跨境学童采样门诊1个、海关检疫点2个，支援传染病医院、复学采样人数不等。护理部在人力成本总体不变的情况下，通过系统对护理人力进行迅速重整，最快于2 h内全体到岗，有效应对了急、重、繁的疫情防治工作。智能排班软件对班次性质、分组搭配、角色资质、休假调配等原则统一设置，护士自主提交排班需求及年假计划，护士长在排班中不需像以往手工收集个人需求，考虑人员搭配、班次需求、工作时数等因素，简化了排班流程，提高排班效率，实现了护士排班信息的精细化管理。

4.3智能化排班管理提升了护理人文建设 人文关怀是护理实践的精髓，也是护理专业的基础[11]。系统上线之后，护士对排班的满意度得到了显著提升，排班的合理性评分由原来的(3.97±0.60 )分提升至(4.77±0.44 )分；分组搭配的合理性由原来的(3.75±0.58)分提升至(4.58±0.49 )分；满足个人意向排班由原来的(3.38±0.54 )分提升至(4.76±0.43 )分；班次安排的自主性由原来的(3.33±0.52)分提升至(4.80±0.40 )分。通过智能排班系统排班原则的标准化设置，使分组、分层级排班管理进一步细化，排班制度更加公正、透明。国外一项Meta分析[12]显示，采取积极的应对措施，能够有效减少护士的工作倦怠。国内也有研究[13]表明，弹性自主排班的模式让护士休息的时间相对集中，护士自由支配的时间相对增加，更好地协调工作与生活，减少临时调班次数，降低调班耗费的时间以及减少对护理工作安排的影响。系统上线后，有效地减少了护士改班、调班频次，便于护士更好地平衡工作与生活学习，体现了人文关怀的管理理念。

5 小结

我院遵循以人为本、动态调控原则建立智能化护理排班系统，人力信息实时提取，为护理人力科学配置、全院弹性排班提供可能，有效地提高了排班效率和护士排班满意度，顺应护理信息化管理需求，有助于促进护理学科的发展及护理信息化管理体系的构建。在保障患者安全和护理质量的同时，提高护士对排班的接受度是排班模式改革的目标[14]。本研究也存在一些不足尚待完善，如关于护士对排班的满意度调查使用自研问卷完成，缺少信效度检验；对于提升护理部整体人力资源管理能力以及提升护士长工作效率方面的调研也仅限于院内，有待扩大研究范围进一步论证可行性及改进成果。